Maandagochtend stress door administratie

Elke maandagochtend is het weer zo ver. Veel drukte om haar heen. Regelmatig buigen cliënten over de balie naar haar toe. Willen ze meekijken op haar pc-scherm? Dat lijkt me mega-irritant. En hoe is het mogelijk dat ze zich kan concentreren? Ik heb er respect voor hoe zij de stress de baas blijft.

Stress achter de balie?

Al die patiënten die hun beklag willen doen. Ondertussen ratelt de telefoon ook flink door met patiënten die een afspraak willen maken.

Af en toe kijkt ze even geïrriteerd op. Toch knap hoe ze een glimlach op haar gezicht tovert voor weer zo’n knorrige patiënt. Alle aandacht vragen die oudere mensen. Zij blijft toch geduldig antwoord geven.

Stapels post-its

Ik bladder een beetje door een interieurtijdschrift. Vanuit mijn linkerooghoek zie ik dat ze telkens aantekeningen maakt op een gele post-it. Feiten onthouden is geen optie meer voor haar.
Het is nog vroeg, maar een stapeltje gele briefjes begint zich al te vormen naast haar telefoon.

Waarom rode blosjes?

Soms neemt ze direct actie, dan pakt ze de telefoon op en geeft ze een collega instructies. Meestal zie ik haar tussen alle gesprekjes door driftig typen. Af en toe pakt ze een geplastificeerde A4 erbij. Wat dat is? Geen idee. Soms is ze zo druk aan het tikken dat er rode blosjes op haar wangen verschijnen.

Is dit zinvol?

Vandaag krijg ik de kans om haar te vragen welke drukte ze telkens heeft. In een rap tempo zegt ze tegen mij: “Planning overtypen, bankafschriften overtypen en zo snel mogelijk factureren naar de vele zorgverzekeraars. En een financieel rapport maken voor 13 uur. Ze trekt haar wenkbrauw omhoog. Het is zinvol, maar of ze er wat mee doen?”

Zo omslachtig

Even ben ik stil en dan fluister ik haar toe: “Weet je dat je hiervoor handige online boekhoudprogramma’s hebt, met koppelingen naar planningssoftware?”

Ze kijkt me aan en laat alles vallen: “Oh!”
“Ja”, vervolg ik, “ik weet zeker dat je met een kwart van de tijd hetzelfde presteert met minder fouten.”

Het zit haar dwars

Ik heb duidelijk haar interesse te pakken. “Als dat zo is, dan maak je mij heel blij. Ik word er strontziek van, dat geploeter in veel te weinig tijd. En door al die onderbrekingen maak ik te veel fouten vind ik zelf.”

Verandering geeft lucht

Een poosje later spreek ik haar weer. Ze kijkt veel rustiger uit haar ogen. “Hoe gaat het met het typewerk?” Ze antwoordt: “Bijna niet meer. Supertip van. Je gelooft het nooit, maar ik ben nu met een kwartiertje klaar. Zo’n verademing!”

Meer ondernemers mogen het weten dat het anders kan. Dankzij online boekhoudprogramma’s.