Debiteuren zijn slecht betalende klanten - 7 tips voor snelle betalingen!

Debiteuren kunnen zorgen dat jij jezelf niet kan uitbetalen of dat jij je rekeningen niet kunt betalen.  Het is bizar genoeg, maar een klein bedrijf kan winst maken en toch failliet gaan. Het is dus geen slechte vraag:  hoe zorg je dat je klanten je snel betalen?

Het bedrijf “ Debiteuren-beurs” helpt je hierbij door 7 tips met je te delen.

Debiteuren hebben: Hoe groot is het probleem?

Debiteuren die langdurig hun rekeningen niet betalen: het lijkt een probleem waar elke ondernemer vroeg of laat mee te maken zal krijgen. Zo stond in het begin van 2016 enkel in het midden- en kleinbedrijf al +/- 9 miljard euro open aan onbetaalde rekeningen.

Tel hierbij op dat een rekening gemiddeld pas na ruim vijf weken betaald wordt en je krijgt een indruk van de omvang van het probleem.

Effect op jouw bedrijf

Onbetaalde rekeningen kunnen aanzienlijke gevolgen met zich meebrengen voor je onderneming. Denk hierbij aan het niet kunnen betalen van facturen aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de onderneming. Je bedrijf stagneert, omdat er geen of minder geld is.

Wat kun jij tegen ‘niet betalende klanten’ doen?

Geen wonder dat er steeds meer initiatieven en maatregelen in het leven geroepen worden om het probleem aan te pakken. Denk bijvoorbeeld aan het Meldpunt Late Betalingen en een zwarte lijst voor bedrijven die slecht betaalgedrag vertonen.

Naast deze stappen zijn er ook praktische maatregelen die je als ondernemer kunt treffen om de kans op onbetaalde rekeningen te minimaliseren en rekeningen tijdiger betaald te krijgen.

Met zeven tips voor debiteurenbeheer

Met de volgende zeven tips helpen wij je graag een handje!

Tip 1: Hoe kredietwaardig zijn je klanten?

Het komt te vaak voor dat ondernemers vergeten vooraf te controleren wat het betaalgedrag is van hun klanten. Via kredietbureau’s kun je rapporten raadplegen die je veel inzicht kunnen geven in je klanten en hun kredietwaardigheid.

Het kost een paar euro’s, maar dit weegt niet op tegen het risico om met langdurig onbetaalde rekeningen te blijven zitten.

Tip 2: Maak een heldere factuur

Een duidelijke factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is misschien wel de belangrijkste stap naar een tijdige betaling van de debiteur. Een duidelijke rekening laat de verplichtingen van zowel jou als de klant zien.

De kans is groot dat wanneer de deal helder in de factuur staat, de betaling ook gemakkelijker zal verlopen.

Een eenvoudig boekhoudprogramma helpt je uitstekend bij deze klus. Meestal binnen 1 minuut ben je klaar.

Tip 3: Betaling van tevoren

Het kan geen kwaad om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk van tevoren betaald wordt door je klanten. Hoewel het niet in elke branche even vanzelfsprekend is om klanten van te voren te laten betalen, kun  je hier prima afspraken over (proberen te) maken met je klanten.

Als je twijfelt aan je klant of bijvoorbeeld veel hebt moeten investeren om de klus uit te voeren, is betaling vooraf een absolute aanrader. Bijvoorbeeld door middel van een Ideal betaling of een Ideal link verwerkt in de factuur.

Tip 4: Communiceren van afspraken met de klant

Voorkom onenigheid achteraf over afspraken die je mondeling gemaakt hebt met klanten door zodra afspraken gemaakt zijn deze zwart op wit uit te werken en te laten bevestigen door de klant.

Mocht deze klant later slecht betaalgedrag vertonen, dan kan hij jou nooit verwijten dat de afspraken niet duidelijk waren.

Tip 5: Voorkom dreigende taal richting de klant

Zorg dat je zakelijk en correct blijft richting debiteuren. Natuurlijk is het frustrerend wanneer de debiteur je niet betaalt, maar onredelijk en dreigend taalgebruik levert meestal weinig resultaat op. Wat je altijd nog kunt doen is een incassobureau inschakelen, zodat deze het “vuile werk” met de klant verricht.

Dit is niet noodzakelijk de taak van jou als ondernemer. Je kan het uitbesteden.

Tip 6: Uitstellen van werkzaamheden

Hangt een onbetaalde factuur samen met werkzaamheden die je nog moet verrichten voor deze klant? Bij voldoende samenhang tussen de niet betaalde factuur en de werkzaamheden, kun je er voor kiezen om deze werkzaamheden op te schorten, dus uit te stellen tot de onbetaalde factuur betaald is.

Als het gaat om een kleine factuur, terwijl de werkzaamheden groots en ingrijpend zijn, dan staat dit niet tot elkaar in verhouding en is opschorten geen gepaste uitkomst.

Tip 7: Waardering voor klanten die wél betalen

Hoewel een tijdige betaling de normaalste zaak van de wereld hoort te zijn, is op tijd betalen nog lang niet voor iedereen gebruikelijk. Verspil dus niet alle energie aan klanten die niet betalen, maar steek ook tijd en moeite in de klanten die hun betalingsafspraken wél netjes nakomen.

Het is ook goed om niet alleen contact te zoeken met klanten wanneer u kampt met onbetaalde rekeningen, maar ook tussentijds belangstelling te tonen.

Debiteurenbeheer aanpakken door nog meer tips?

Behoefte aan extra tips over wat te doen bij onbetaalde rekeningen?

1. Bekijk de 30 tips voor beter debiteurenbeheer voor ondernemers die kampen met onbetaalde facturen.
2. Online boekhouden zorgt dat je goed inzicht hebt hoe hoog je debiteursaldo is. Stap over naar boekhoudsoftware die je financiele inzichten geeft waardoor je beter acties neemt om je debiteuren te reduceren tot nul.

Artikel geschreven door Bernd Vinke, General Manager Finance voor Debiteurenbeurs.