Wanneer ga jij je administratie uitbesteden aan een ‘robot’?

Je ontdekt hoe een ongemakkelijke situatie in mijn privéleven jou kan inspireren om je tijd voor je administratie sterk te verminderen. Het is vooral een kwestie van hulp aanvaarden en dat krijg je vanuit een onverwachte hoek.

Wat een stank! Wat is hier aan de hand?

Ik was er al een beetje aan gewend, na een middagje in mijn thuiskantoor met de deur gesloten. Mijn partner kwam thuis en was bijzonder benieuwd hoe de dag was verlopen. En de eerste reactie was niet ‘wat mooi’, maar: “Wat een stank! Is dit olie? Het lijkt wel gif!”

Een opknapbeurt

Onze parketvloer kreeg een opknapbeurt. Schuren en opnieuw in de olie was nog de enige oplossing werd ons eerder geadviseerd. We waren daarvoor dagen bezig geweest om onze mooie houten vloer goed in de olie te zetten. Het poetsen zou ik staand doen met een poetsapparaat.

Wel zo handig als je onderrug niet het sterkste onderdeel van je lichaam is. Maar dat staan ging als snel over op doorzakken, op m’n knieën zitten en gezellig ouderwets mijn handen gebruiken om de vloer in te smeren met olie en vervolgens goed uit te poetsen. Uiteraard met een poetsdoek in mijn handen, die helaas snel droop van de olie. Dat had het eerste signaal voor mij moeten zijn.

Het poetsapparaat bleek al snel te zwak om de klus te klaren. De eerste frustratiemomenten kon ik nog wel hanteren. Gewoon doorzetten was mijn motto. Helaas daar bleef het niet bij. De vloer zag er mooi uit, maar ja, onze meubels erop zetten ging niet meer. De vloer werd namelijk niet droog, hoe lang we ook wachtten en de kachel in de nacht lieten branden.

De radeloosheid 

Een dramapad was ons vervolg: vloer schoonmaken met een wondermiddel. Opnieuw in de olie, maar nu minder dik, dus een flinterdun laagje. Weer niet droog. De olie opnieuw verwijderd (ze zeiden dat het beter zou gaan met een ander merk olie). Opnieuw uitproberen in een onopvallend hoekje van de kamer, maar…

Je snapt het wel; ons frustratieniveau kwam op het punt van radeloosheid. We waren vermoeid en we kwamen het stopteken tegen: We doen iets fout, maar we weten niet wat, dus wie kan ons echt goed helpen?!

Het was toch niet onze fout

Het lukte in het verleden altijd, maar nu niet meer. Bizar toch? Worden we te oud dat we het niet meer zien zitten? We waren het kreupel zijn zat en gingen op zoek naar onze oude adviseur uit het grijze verleden. Lang leve internet en de zoon als opvolger die makkelijk te vinden was dankzij zijn moderne aanpak: online marketing.

Binnen een dag stond hij op de stoep. Het werd duidelijk: het lag niet aan ons. De wereld van parketvloeren en olie is enorm veranderd in een paar jaar tijd. De nieuwe olie kan niet meer op de oude olielaag. Pff, fijn dat het niet onze eigen schuld is.

De beste oplossing

Schuren en opnieuw in de olie zetten was de beste oplossing. En ja, dat werk besteed je echt wel uit! Zeker als de gevraagde prijs een normaal tarief is en niet op basis van een hoog advocatentarief á €240 per uur (exclusief btw, dus €290 inclusief btw). Je moet eens weten hoe bizar hoog de prijzen van sommige bedrijven zijn als je het gaat omrekenen naar een uurtarief!

Uitbesteden loont

Het resultaat is geweldig. Ja, het is wel anders geworden. Het is even wennen om de oude look los te laten. Het is wel mooi en droog en de tijdelijke stank nemen we voor lief.

Soms moet je besluiten niet alleen op korte termijn bezien. Bijvoorbeeld het argument hoge kosten voor het parketschuren heeft ons echt aangezet om de vloer weer een keer in de olie te zetten. Het blijkt nu dat we voor die klus veel minder geld kwijt zijn én veel minder onderhoud in de toekomst. Ja, nogmaals, de tijdelijk stank neem je dan voor lief.

Waarom herhaal ik dit laatste? Soms moet je ergens doorheen!

De boodschap van het verhaal

Blijven hangen in het oude 

Er zijn ondernemers die blijven hangen in het oude, zoals boekhouden in Excel. Niks mis mee voor starters, maar de feiten laten wel zien dat het tijdrovend wordt als je bedrijf groeit.

Laatst had ik contact met een ondernemer en die had 40 uur verspeeld, omdat zijn Excel template crashte. Dat laatste is al vervelend, maar waar komt die 40 uur vandaan?

Daar kreeg ik zelfs pijn in mijn buik van. 40 uur! Werk wat je kan doen in minder dan een dagje. Ja, ik heb het uitgerekend. Oké, misschien ben je langzaam en duurt het bij jou 2 dagen, maar 5 dagen? Nee, dan wordt het tijd dat je het gaat uitbesteden.

Aan wie uitbesteden?

Nee, niet aan een boekhouder. Uitbesteden aan een ‘robot’. Een echte? Nee, een ‘robot’ is er in meerder vormen. Waar ik op doel is op ‘auto-pilot’.

Je boekhouding op auto-pilot

Dat is mooi, Elma, maar kan dat?

Steeds beter, dankzij online boekhouden. Ik ben eerlijk tegen je dat het niet voor 100% gaat. Zij die dat beweren praten dan over een bijzonder eenvoudig bedrijf waar het altijd standaard gaat. Elke maand weer opnieuw op een standaard wijze.

Maar jij en ik zijn uniek, met een uniek bedrijf, dat meestal niet standaard verloopt, dus ook je boekhouding niet. 100% auto-pilot boekhouden is dus niet mogelijk. Geloof me!

Grrr, ik krijg kriebels van…

Menig ondernemer krijgt toch de kriebels als hij denkt aan een boekhoudprogramma. Allerlei argumenten gooien ze op: duur, complex, afhankelijkheid zijn van een specialist, tijdrovend om te leren, etc.

Wij hadden ook allerlei argumenten om zelf onze parketvloer op te knappen. Ondertussen waren we moe en stijf van het werk dat niet opschoot.

Hoelang ga jij door met je tijdrovende boekhouding?

Wist je dat 80% van je boekhouding al gedaan is als je betaalt of betaald wordt? Hier is dus de winst te behalen als je start met online boekhouden.

Je bent veel sneller klaar.

Nog belangrijker: je hebt direct goed inzicht in je financiën en hoeveel belasting je moet reserveren. Dat is voor mij het echte argument om te streven naar 100% auto-pilot.

Online boekhouden creëert inzichten

Ikzelf wil namelijk ook niet lang bezig zijn met mijn eigen administratie. Nee, echt waar! Ik wil snel inzicht in mijn cijfers, want dat is pas interessant. Hiermee stuur ik mijn bedrijf de juiste richting op. En dat wil ik het liefst in 1x goed doen en niet door mee te waaien met alle winden.

Vandaar dat ik ondernemers graag stimuleer om online boekhouden op te pakken.

Jij wilt je bedrijf toch ook laten groeien naar jouw gewenste vorm? Online boekhoudsoftware ondersteunt je hierbij.

[Lees door als je wilt weten welk online boekhoudprogramma je verder helpt]