Online boekhouden: 7 stappen om administratie drastisch te reduceren
arrow_drop_up arrow_drop_down

Online boekhouden: hoe je boekhouding drastisch reduceren? | 7 stappen

Online boekhouden, iets voor mijn bedrijf? Ja, maar:

  • Ik heb een kleine onderneming, ik ben maar een zzp’er.
  • Ik ben te druk, dus ik besteed de boekhouding misschien wel uit.
  • Ik zeur wel over de administratiedruk, maar het gaat zo wel goed hoor.
  • Ik vind het is zo duur.
  • Ik snap nauwelijks waar de boekingen naartoe gaan.
  • Hoe weet ik of ik geen verkeerde belastingaangiften doe?
  • Het kost me veel tijd om me te verdiepen in online boekhouden.

Of je hebt al een boekhoudprogramma en je loopt keihard tegen beperkingen aan. Voelt het alsof je de hele administratie op de kop moet zetten, dus denk je dat het enorm belastend voor je is? Zijn er veel ‘ja, maar…’ argumenten? Wees gerust, want meerdere ondernemers lopen hier tegenaan; zzp’er én mkb’ers.

Nog sterker: ik heb ook een tijdje uitgesteld om over te stappen naar een andere wijze van online boekhouden. Achteraf is dat uitstellen een domme actie geweest, maar goed, dat is de koe in de kont kijken.

Laatste update: 17 April 2020 door Elma de Bruijn

Je voelt frustraties over zelf boekhouden

“Elma, als ik op een verjaardag ben met een paar ondernemers, dan gaat het snel over administratie en belasting betalen.” Ik hoor dit vaak. Hét frustratiepunt van ondernemers.

Ik weet het en daarom ontwijk ik sommige ondernemers op een leuk feestje. Laatst nog toen mijn zwager 80 jaar werd. Hoe ik de werkkostenregelingen (WKR) aanpak? Een hemels onderwerp voor op een feestje. Weet je wat dan mijn advies is, voordat ik overstap op een ander onderwerp? Online boekhouden met de juiste software-instellingen. Je gewoonten aanpassen hoe je je administratie organiseert. Daarna verloopt het weer soepel.

De oplossing is online boekhouden

Online boekhouden is de tool om je administratie met minstens 80% te reduceren als je nu veel handmatig werk doet. En het heeft véél voordelen voor je klant. Hoe klinkt het als je de financiële administratie van je klant helpt te reduceren?

Ik leg je daarom de stappen uit hoe je online boekhouden opstart. Ik geef je ook instructies wat je hiervoor mag doen. Met voorbeelden uit de praktijk van ondernemer Rik. Hij begon zenuwachtig met zelf boekhouden in een Excel template en is in stappen gegroeid naar een BV. Als een kleine mkb’er met medewerkers in dienst gebruikt hij nu uiteraard online boekhoudsoftware.

Je kan natuurlijk ook direct besluiten om te starten. Ik adviseer je gebruik te maken van mijn vergelijkingstool voor online boekhouden.

Hoe dat werkt zie je in de demonstratievideo

Vergelijk online boekhouden

Kind kan de was doen. Mocht je in 7 stappen je administratie willen reduceren, dan kan je via de inhoudsopgave verder gaan. Je gaat dan direct naar je gewenste stap om de frustratie over de boekhouding te reduceren.

Inhoudsopgave

Wat kan je leren van een online business en de administratie?

Heb je wel eens een e-boek gekocht bij Amazon? Nee, nou dat is een verademing als klant. Ik zoek naar een boektitel. Klik op de knop bestellen en kan vervolgens direct starten met lezen. Geen rompslomp met betalingen en administratie. Belangrijk, want ik koop alleen vakliteratuur. Ik kan me puur richten op het opdoen van kennis en inspiratie. Een droomsituatie!

Als klant wil ik met gemak betalen

Ik ben zo verwend, dat ik het bijzonder ouderwets vind als ik handmatig een bankoverboeking moet doen voor een online aankoop van een product of dienst, vooral als ik die vooraf mag betalen.

Bol.com doet het ook goed, maar vergt iets meer handelingen. Het goede hieraan is dat je bewust weet dat je iets bestelt en dus ook een betaling doet. Hierdoor heb ik achteraf weinig spijt en hoef geen teruggave van betaling aan te vragen. Dat creëert namelijk ook meer administratie, al die creditnota’s. De service van Bol.com is na de bestelling ook prettig geregeld en ontzorgt me als ik bijvoorbeeld achteraf een betaling doe.

Ontzorgt een Bol.com medewerker mij? Nee, dat is software. En dat is ook betaalbaar voor jou met een kleine onderneming, dus ook als zzp’er.

Ja, makkelijk gezegd, Elma. Ik heb geen producten, maar een dienst!


Ook jij kan het je klanten makkelijker maken. Vooral als je voornamelijk zakelijke klanten hebt. Ik ben eerlijk; ik doe het ook nog veel te weinig, maar focus je op je klant. Zet de reis van je klant voorop en dat gaat verder dan je dienst met passie uitvoeren.

Hoe ziet je administratie en boekhouding er dan uit?

Ik vertel het je in 7 stappen.

Stap 1 – Facturen maken en verwerken

Het gaat in basis over 2 soorten facturen:

  • Verkoopfacturen naar je klanten toe
  • Inkoopfacturen van je leveranciers en natuurlijk ook in de vorm van bonnetjes

Ik focus me nu op je verkoopfacturen. Voor de inkoopfactuur verwijs ik je naar artikel: Inkoopfacturen inboeken – stampvoetend je boekhouding doen?

Verkoopfacturen maken

In mijn begrippenkennisbank leest je waaraan je facturen moeten voldoen. De kern voor mij is:

  • Je hebt gegevens en een logo op een A4

Hoe simpel kan het zijn? Menig ondernemer is toch nog omslachtig bezig om zo’n A4tje te maken.

Sommige gegevens zijn standaard hetzelfde voor elke factuur, zoals de (bedrijfs)naam en het adres van de verkopende partij, KvK nummer, btw-nummer (indien van toepassing) en bankgegevens. En natuurlijk het logo.

Andere gegevens verschillen per dag, per dienst, per product, per klant. En hiervoor worden alle registers opengetrokken om de gegevens te verzamelen.

Waar komen alle gegevens vandaan?

Ik ga ervan uit dat je eenmalig een factuursjabloon maakt. Wat ik hier mee bedoel, lees je in kennisartikel ‘factuur maken in Word

Zonder online boekhoudsoftware komen je gegevens overal en nergens vandaan, zoals:

  • Uit een mailbox of smartphone: basisgegevens van klant (zoals bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats, land en soms btw nr.)
  • Uit een Excel, offerte of uit je hoofd: prijs van product of dienst
  • Uit een Excel, offerte of uit je hoofd: beschrijving dienst/product die je klant herkent
  • Uit een mail of bestelbon: het aantal producten
  • Uit een tijdregistratie tool (Excel, software of app): de uren besteed aan een opdracht

Misschien zijn er nog wel meerdere vormen, zoals een krabbeltje op een post-it. Dit vraagt om moeilijkheden, fouten en tijdverlies.

Tot je 80e doorgaan met ondernemen?

Het verwondert mij dan niet dat je administratie vervelend vindt en gaat uitstellen. Ik denk nu ook aan mijn oom en de vele pogingen van o.a. mijn vader om het hem makkelijker te maken. Wees geen eigenzinnige ondernemer, want voordat je het weet werk je nog op je 80e, zoals mij oom. Ik vermoed dat hij trots is dat hij het fysieke werk nog kan doen, maar het is wel noodzaak!

Facturen die vragen oproepen blijven onbetaald

En nog belangrijker om hét beter te organiseren: je klant vindt het vervelend als een factuur incorrect is of vragen oproept. Uit mijn ervaring als debiteurenbeheerder is dat bij een foutieve of vage factuur een klant regelmatig wacht met een betaling en zelfs wacht om actie te nemen richting jou. Hoe menselijk is het dat we dit doen? Ik leg zo’n factuur dan ook op het ‘stapeltje nog te doen’. En jij? Jij wacht vervolgens lang, 30+ dagen, voordat je gaat vragen wanneer je een betaling kan ontvangen. Verloren tijd en geen geld!

Rik, mijn klant, maakte regelmatig foute facturen doordat de urenregistratie onvoldoende gekoppeld was aan het online boekhouden. Je maakt dan geen vrienden als je dit te vaak bij een klant doet.

Hoe het beste online facturen maken?

Klantgericht via software. Hoe je het praktisch uitvoert, leg ik je uit in het kennisblog ‘(Gratis) facturen maken in app

Waarom adviseer ik je om geen Excel- of Word-bestand voor facturen maken? Ontdek de nadelen in kennisblog ‘Wanneer online boekhouden of Excel boekhouding?

Stap 2 – Betalingen en online banken

Betalingen? Via de bank natuurlijk. Een inkopper? Nee, want wat dacht je van iDEAL? Dat is ook voor zzp’ers en kleine mkb’er een uitstekend betaalmiddel voor hun klanten.

Wist je dat je facturen aanzienlijk sneller betaald worden als je een iDEAL-link bij je factuur voegt? Ze vinden het dus fijn om de betaling snel af te handelen. De feiten leren het: Bron zzp barometer

Dat geldt toch niet voor grote bedrijven?

Veel grote bedrijven betalen pas na 30 of 45 dagen. Beetje irritant als je een klein bedrijf hebt. Ik snap het wel, want hierdoor kunnen ze hun cashflow beter sturen. Waar komt het geld vandaan en waar gaat het naar toe is voor hun een complexer proces. En toch denk ik regelmatig: die bedrijven doen echt structureel iets fout. Het voelt als reactief acteren in plaats pro-actief.

Hoe richt je dat dan beter in?

Wat ik als debiteurencoördinator van 4,3 miljard euro heb geleerd, is één belangrijk ding:

  • De weg dichttimmeren zodanig dat je áltijd én tijdig je geld ontvangt.

Voor grote bedrijven ziet dat er anders uit dan voor kleine bedrijven. En er is een verschil of je te maken hebt met particulieren of zakelijke klanten. Ik laat je een paar betalingsopties zien waaruit te kan kiezen:

iDEAL betalingslink

Dit kan je aanvragen bij betalingsproviders (of wellicht bij je bank). Je integreer het vervolgens eenvoudig in het online boekhoudsoftware. Hierdoor wordt de iDEAL betaallink direct gekoppeld aan en/of in je factuur. Deze verstuur je met 1 druk op de knop, per mailserver, naar je klant. Je klant ontvangt de mail, klinkt op de link en betaalt snel en makkelijk de rekening.

De betalingsproviders die ik je adviseer en veel gebruikt worden door mijn klanten zijn:

  • Mollie (Tip: de internetkassa voor online betalingsverkeer voor webshop en ook diensten)
  • Sisow – online betaalmodule
  • Izettle

Advies: check of de software van online boekhouden de betalingsprovider ondersteunt. 9 van de 10 keer Mollie wel. Anderen opties minder vaak.

Paypal betalingsservice


Paypal wordt veel gebruikt voor internationaal betalingsverkeer tussen kleine bedrijven. Ze geven bijvoorbeeld ook garantie over je eigen betalingen.

Tip: Mollie paymentprovider dekt ook de mogelijkheden van Paypal, dus zie dat maar als een 2-in-1 principe.

UBL-factuur

Mijn klant Rik zei op een dag: “Elma, ik moet een goed voorbeeld geven als ICT-consultant richtig mijn klanten. Ik wil daarom stoppen met mijn Excel boekhouding. Wat kan ik het beste doen?”

“Nou zorgen dat de administratie van je klanten eenvoudiger wordt en dat zij sneller inkoopfacturen verwerken en dus betalen. Dat gebeurt via een UBL-factuur. En deze wordt standaard aangemaakt bij de juiste boekhoudsoftware.”

Hij stond gelijk klaar om over te stappen!

Stap 3 – Basis boekhouden

Wist je dat minstens 80% van je boekhouding al gedaan is als je betaalt en betaald wordt? De valkuil van menig ondernemer is te kijken naar die berg facturen (als je ze uit zou printen). Als je je bankbetalingen centraal zet, dan gaat het een stuk sneller. Dat was al 8 jaar geleden en tegenwoordig kan het nog makkelijker door:

  • Scannen van bonnetjes
  • Mailen van de inkoopfacturen naar je boekhoudsoftware
  • Je leveranciers de facturen direct laten sturen naar je boekhoudsoftware

Het enige wat je mag doen, is je gewoonten aanpassen hoe je de administratie uitvoert. Het vergt eenmalige instellingen van de software.

Voor zzp’ers raad ik het artikel aan ‘online boekhouden voor zzp‘ aan om te lezen. Vooral de praktische stappen van keuze maken is interessant

Voor mkb’ers stuur ik je graag door naar deze vergelijkingstool voor online boekhouden voor mkb.

Stap 4 – Btw-aangifte


Misschien vind je het ongelofelijk: in vijf minuten je btw-aangifte klaar en betaald. Geen gezwoeg elk kwartaal. Direct doorgaan met ondernemen wat je zo graag doet.

Hoe je dat doet? Als je stap 1, 2 en 3 goed opzet, dan volgt de btw-aangifte vanzelf.

Stap 5 – Winst- & verliesrekening en balans

Wat heb ik aan een balans? Nou, ik kan een ondernemer vaak vertellen, dankzij het winstoverzicht én de balans of zij:

  • op grote voet leven
  • risicovol ondernemen
  • zinvol of zinloos investeren
  • financiële klappen kunnen opvangen


Nieuwsgierig hoe je proactief kan ondernemen door meer financiële inzichten? Leesblog en kennisartikel op deze site over financiën, bijvoorbeeld: financiën voor zzp

Stap 6 – Aangifte inkomstenbelasting en/of vennootschapsbelasting

Er gaat nog een tijd komen dat de jaarrekening met een druk op de knop ingeschoten kan worden in de aangifte-software van de Belastingdienst. Ik kijk ernaar uit, maar ben ook bevreesd, want als je de eerste vijf stappen onzorgvuldig organiseert, dan zit je jaarlijkse aangifte vol fouten.

Hoe je dit voorkomt? Door tijdig controles uit te laten voeren door belastingspecialisten zoals boekhouders, accountants en fiscalisten. Een veel gehoorde klacht is dat boekhouders en accountants altijd achteraf iets doen en te zeggen hebben. Dat klopt. Hier loop ik ook vaak tegenaan, maar ondernemers zijn zelf ook reactief. Ik adviseer de ZZP’ers even in te duiken in het kennisartikel ‘Heb jij stalen zenuwen voor de aangifte inkomstenbelasting?’

Stap 7 – Financiën: maak van je boekhouding een winst-analyse machine

Mijn keiharde leerlessen heeft me geleerd: boekhouding doe je nooit voor de Belastingdienst. Je doet het voor jezelf als jij dolgraag wilt blijven ondernemen. Van de starters is maar 10% succesvol. Wat doen zij goed? Hun bedrijf financieel gezond maken. Dat je bedrijf tegen een stootje kan als er (weer) een crisis is. En hiervoor heb je altijd wekelijkse cijfers nodig, regelmatig ook dagelijks. Want zonder cijfers geen business!

Die cijfers geef je jezelf makkelijk en snel door online boekhouden (hier opties voor boekhoudsoftware >>). Direct een financieel stuur in handen. Je boekhouding tover je dan om in een winst-analyse machine. Besluiten maken vanuit intuïtie is prima, maar betere besluiten maak je met hoofd én hart.

Hoe verder?

Wil je als ZZP’er weten hoe je online boekhouden gaat inzetten, dan adviseer ik je het kennisartikel “Welke opties heb je om zorgeloos je belastingzaken te regelen

Succes.

Over de schrijver
Elma de Bruijn is een visionaire boekhouder en dol op cijfers. Ze inspireert kleine ondernemingen om hun saaie administratie anders te zien. Door skippen van administratie en meer winst maken door betere focus op klanten, dankzij de boekhouding. Waarom? Ze weet uit eigen ervaringen hoe frustrerend hoge accountantskosten voelen en belastingen onnodig vaag zijn. Tevens heeft ze keihard ondergaan hoe belangrijk cijfers zijn, zowel financiële als andere business cijfers. Het maakt of breekt je onderneming, hoe klein dan ook. Ze weet het, omdat ze eens ook ondernemer was zónder kennis. Wees gerust, dat was vóór dat ze accountancy ging studeren;-) Nu weet ze dat het anders kan.
Reactie plaatsen