Page content

Waarom je geen factuur in Word moet maken?

Het lijkt zo makkelijk: een simpele factuur maken in Microsoft Word. Het is in veel gevallen gratis, omdat het programma al op de meeste computers geïnstalleerd is en bijna iedereen weet hoe het programma in elkaar steekt. Nee, voor het maken van een factuur in Word draai jij je hand niet om. Toch? Maar is dat eigenlijk wel een slim idee? Nee dus.

Weegschaal

De voordelen die we in het begin van dit artikel noemden kloppen helemaal. Bijna iedereen heeft Word wel op zijn of haar computer staan en zo goed als iedereen weet hoe het programma werkt. Maar daarmee houdt het qua voordelen ook wel een beetje op. Als we alle voordelen van het maken van een factuur in Word aan één kant van de weegschaal zouden leggen en alle nadelen aan de andere kant, dan zou de kant van de voordelen ineens omhoog schieten. Want er zijn namelijk nogal wat nadelen, en die wegen zwaar.

Spel- en rekenfouten zijn snel gemaakt

Een factuur maken in Word is handwerk. Dat klinkt misschien lekker ambachtelijk maar in de praktijk betekent het dat je er steeds veel tijd aan kwijt bent. Zo moet je telkens opnieuw met de hand niet alleen alle klantgegevens invullen, maar ook de datum, de dienstomschrijving en natuurlijk de bedragen. Die bedragen tellen zichzelf niet op, dat moet jíj doen.

Om de btw te berekenen heb je waarschijnlijk een rekenmachine nodig. En op het moment dat je al die bedragen zelf moet optellen en dan met de hand in moet voeren in de computer ligt een reken- of tikfout natuurlijk al gauw op de loer. Niet echt professioneel als je klanten facturen krijgen met spelfouten of, erger nog, rekenfouten!

Layout is moeilijker dan je denkt

Jij als ondernemer wil natuurlijk dat zo’n factuur een beetje professioneel overkomt. En dus wil je jouw logo daar in de linker bovenhoek, in een mooi lettertype, met misschien wel een streepje eronder. En dan wil je onder het btw bedrag ook een streepje, en het totaalbedrag streepje moet dunner. En als je dan eenmaal het template van je factuur af hebt en je vult de gegevens van je klant in en alle andere zaken die je op factuur dient te zetten dan kan het zomaar zijn dat je tekst niet in het vakje past en je hele lay-out ineens verspringt. Afijn, je kunt dus nogal verzanden in details en lange tijd bezig zijn met het ‘mooi maken’ van je factuur. Tijd die je misschien beter zou kunnen besteden aan ondernemen.

Je archief wordt een rommeltje

Dan is er nog de kwestie van het archiveren. Want hoe bewaar je de facturen die je in Word hebt gemaakt? In mapjes op je computer? Er zijn maar weinig mensen die hun computermappen structureel bijhouden. Print je ze uit en bewaar je de facturen in mappen in je boekenkast misschien? Dat kan natuurlijk, maar dit kost je een hoop extra geld (papier, inkt) tijd en kastruimte.

Een Word factuur versturen

Stel alles is gelukt, je cijfers kloppen, je ziet geen spelfouten meer, en je logo staat precies daar waar je hemt wilt hebben. Dan is het tijd om de factuur naar de klant te sturen. Maar hoe doe je dat? Je kunt natuurlijk de factuur als bijlage in een mail naar de klant sturen. Dan moet je natuurlijk in de mail nog wel wat schrijven. Dit kost extra tijd en is weer een moment waarop je fouten kunt maken.

Je kunt de factuur natuurlijk ook uitprinten en opsturen. Dit kost niet alleen tijd, maar ook nog eens geld (papier, inkt, postzegels).

Stop met het maken van facturen in Word

Doe jezelf een plezier en stop met het maken van je facturen in Word. Begin er in ieder geval niet aan. De voordelen wegen niet op tegen de nadelen. We zetten de voor- en nadelen nog even voor je op een rij:

Voordelen:

  • Word is veelal gratis
  • Je weet hoe het programma werkt

Nadelen:

  • Grote kans op taal- en rekenfouten
  • Elke keer de informatie opnieuw invullen
  • Vormgeving is lastig
  • Velden kunnen verspringen
  • Archiveren is lastig
  • Besluit je om facturen te printen dan kost dit uiteindelijk een hoop geld
  • Opsturen van de factuur is omslachtig

Maar wat moet ik dan gebruiken?

Facturen maken doe je het beste in een (online) factuurprogramma. Zo’n programma onthoudt de belangrijkste zaken voor je en je hoeft dus niet elke keer opnieuw alles in te voeren. Een factuurprogramma rekent voor jou. Je hoeft je hoofd dus niet meer te breken op lastige btw tarieven en fouten worden hierdoor voorkomen. De layout van de facturen zijn professioneel en je kunt ze nog steeds naar eigen wens aanpassen zonder allerlei velden te verplaatsen.

Tot slot zorgt een factuurprogramma ervoor dat je facturen netjes worden genummerd en gearchiveerd. Zo houd je de administratie overzichtelijk en heb je je bedrijf als het om facturatie gaat in ieder geval helemaal onder controle.

Ik heb een aantal factuurprogramma’s die je kunt vergelijken >>

Een paar voorbeelden wat een online facturatiesoftware voor je doet, vertel ik je hieronder.
 

    Laat een bericht achter! Dat waardeer ik bijzonder!

    Comment Section

    0 reacties op “Waarom je geen factuur in Word moet maken?

    Plaats een reactie


    *