Simpele factuur maken in Word: Pak vele nadelen aan | Tips
arrow_drop_up arrow_drop_down

Waarom je géén factuur in Word moet maken? | Tips voor aanpak

Factuur in Word maken. Gratis en simpel, denk je. Maar wat een ellende geeft het:
  • Veel handwerk waardoor een factuur maken 5 á 10 minuten duurt. Hoelang ben je bezig als je er 5 hebt?
  • Tijdverspilling door standaard informatie opnieuw intypen. Ben jij van de werkverschaffing?
  • Zelf btw en prijzen uitrekenen met als gevolg rekenfouten. Wil je klanten ongelukkig maken?
Oh ja, ik deed het ook, een factuur maken in Word, maar ik was er snel klaar mee. Ja, ook ik als boekhouder wil heel weinig geld en tijd besteden aan mijn eigen administratie. En waarom moeilijk doen als (gratis) factuur apps of software beter zijn?! Je maakt je klant blijer met betere facturatie en dat gaat verder dan een factuur pdf sturen. Wist je dat je blije klant sneller betaalt, als je het makkelijker voor ze maakt? Laatste update: 30 juni 2020 door Elma de Bruijn

Alternatief voor Word facturen?

Voordat ik je een voorbeeld geef van facturen maken in Word, eerst een alternatief. Een paar (gratis) factuur apps/software voorbeelden heb ik voor je uitgezocht:   Ik leg je hieronder uit waarom facturatie per app beter is. En je geef je bronnen voor facturen maken in Word en alternatieven (tip: aanrader is gratis tip #3).

Hoe simpel facturen opstellen?

Het lijkt zo makkelijk: een simpele factuur opstellen in Microsoft Word. Voorbeelden van factuur templates genoeg. Het is in veel gevallen gratis, omdat het programma al op de meeste computers geïnstalleerd is en bijna iedereen weet hoe het Word programma in elkaar steekt. Nee, voor het maken van een factuur in Word draai jij je hand niet om. Toch? Maar is dat eigenlijk wel een slim idee? Nee dus.

Factuur in Word: de weegschaal van voor- en nadelen

Een voorbeeld:   factuur in Word maken voorbeeld Voor de duidelijkheid:
De Belastingdienst (bron: factuur maken) stelt géén eisen aan hoe jij de juiste factuur maakt. Uiteraard hebben ze wel eisen wat op de factuur staat.
Dit vergt dat je controle hebt over je facturatie proces, dus je acties voor slim facturen maken.

Kloppen de voordelen van facturen maken in Word wel?

De voordelen die ik in het begin van dit artikel noemde kloppen helemaal. Bijna iedereen heeft Word wel op zijn of haar computer staan en zo goed als iedereen weet hoe het programma werkt. Maar daarmee houdt het qua voordelen ook wel een beetje op.
Een beetje type plezier met dank aan Word | resource: GIPHY  

Nadelen van facturatie met Word

Als we alle voordelen van het maken van een factuur in Word aan één kant van de weegschaal zouden leggen en alle nadelen aan de andere kant, dan zou de kant van de voordelen ineens omhoog schieten. Want er zijn namelijk nogal wat nadelen, en die wegen zwaar.

1. Rekenfouten in factuur en andere foutieve gegevens zijn snel gemaakt

Een factuur maken in Word is handwerk. Dat klinkt misschien lekker ambachtelijk maar in de praktijk betekent het dat je er steeds veel tijd aan kwijt bent. Zo moet je telkens opnieuw met de hand niet alleen alle klantgegevens invullen, maar ook de datum, de dienstomschrijving en natuurlijk de bedragen. Die bedragen tellen zichzelf niet op, dat moet jíj doen. Om de btw te berekenen heb je waarschijnlijk een rekenmachine nodig. En op het moment dat je al die bedragen zelf moet optellen en dan met de hand in moet voeren in de computer ligt een reken- of tikfout natuurlijk al gauw op de loer. Niet echt professioneel als je klanten facturen krijgen met spelfouten of, erger nog, rekenfouten!

2. Factuur layout is moeilijker dan je denkt

Jij als ondernemer wil natuurlijk dat zo’n factuur een beetje professioneel overkomt. En dus wil je jouw logo daar in de linker bovenhoek, in een mooi lettertype, met misschien wel een streepje eronder. Misschien wil je onder het btw bedrag ook een streepje, en het totaalbedrag streepje moet dunner. Als je dan eenmaal het template van je factuur af hebt en je vult de gegevens van je klant in en alle andere zaken die je op factuur dient te zetten dan kan het zomaar zijn dat je tekst niet in het vakje past en je hele lay-out ineens verspringt. Afijn, je kunt dus nogal verzanden in details en lange tijd bezig zijn met het ‘mooi maken’ van je factuur. Tijd die je misschien beter zou kunnen besteden aan ondernemen.

3. Je archief met facturen in Word wordt een rommeltje

Dan is er nog de kwestie van het archiveren. Want hoe bewaar je de facturen die je in Word hebt gemaakt? In mapjes op je computer? Er zijn maar weinig mensen die hun computermappen structureel bijhouden. Print je ze uit en bewaar je de facturen in mappen in je boekenkast misschien? Dat kan natuurlijk, maar dit kost je een hoop extra geld (papier, inkt) tijd en kastruimte. Mijn kansloos voorbeeld van een factuur in Word: Mijn eerste facturen werden verstuurd per mail dus gearchiveerd in de mailbox. De bijlagen werd door mijn vorige mail-hostingprovider vrij snel vernietigd. factuur in Word voorbeeld fout Waar was de originele factuur gebleven? Verkeerd opgeslagen of zo iets. Geen bewijs meer. Hier was ik na 5 facturen snel klaar mee.

4. Een Word factuur versturen

Stel alles is gelukt, je cijfers kloppen, je ziet geen spelfouten meer, en je logo staat precies daar waar je hemt wilt hebben. Dan is het tijd om de factuur naar de klant te sturen. Maar hoe doe je dat? Je kunt natuurlijk de factuur als bijlage in een mail naar de klant sturen. Per pdf is de verplichting van de Belastingdienst. Anders kan de factuurgegevens, dus bedragen aangepast worden. Dan moet je natuurlijk in de mail nog wel wat schrijven. Dit kost extra tijd en is weer een moment waarop je fouten kunt maken. Je kunt de factuur natuurlijk ook uitprinten en opsturen. Dit kost niet alleen tijd, maar ook nog eens geld (papier, inkt, postzegels).

3 Tips voor factuur maken voor ZZP

Tip #1: Stop met het maken van facturen in Word

Doe jezelf een plezier en stop met het maken van je factureren in Word. Begin er in ieder geval niet aan als je weet dat je regelmatig facturen gaat versturen aan klanten. Ja, ik ben nu een beetje streng. De voordelen wegen niet op tegen de nadelen. We zetten de voor- en nadelen nog even voor je op een rij: Voordelen:
  • Word is veelal gratis
  • Je weet hoe het programma werkt
Nadelen:
  • Grote kans op taal- en rekenfouten
  • Elke keer de informatie opnieuw invullen
  • Vormgeving is lastig
  • Velden kunnen verspringen
  • Besluit je om facturen te printen dan kost dit uiteindelijk een hoop geld
  • Opsturen van de factuur is omslachtig
  • Archiveren is lastig

Zijn er gratis factuurprogramma's?

Ja, dus wil je echt met gratis tools werken? Gratis is niet altijd het beste, maar als startende ondernemer wil je uiteraard geld besparen. Twee alternatieve opties zijn:.

Tip #2:  Facturen in Excel sjabloon | alternatief

Je kan beter in een Excel factuursjabloon werken. Minder rekenfouten en je klantengegevens worden hieraan gekoppeld, dus weinig kans op feiten. Een factuur sjabloon voorbeeld is 'Bobbie'.

Tip #3: Online facturerenBeste optie

Facturen maken doe je het beste in een online factuurprogramma. Zo’n programma onthoudt de belangrijkste zaken voor je en je hoeft dus niet elke keer opnieuw alles in te voeren. Een factuurprogramma rekent voor jou. Je hoeft je hoofd dus niet meer te breken op lastige btw tarieven en fouten worden hierdoor voorkomen. De layout van de facturen zijn professioneel. Je klant wordt hier blijer van. En je kunt ze nog steeds naar eigen wens aanpassen zonder allerlei velden te verplaatsen. Tot slot zorgt een factuurprogramma ervoor dat je facturen netjes worden genummerd en gearchiveerd. Zo houd je de administratie overzichtelijk en heb je je bedrijf als het om het facturatie proces gaat helemaal onder controle.

Wat kost een online factuur? | gratis opties

Het is (bijna) gratis in de volgende factuur app of online via een website van een factuur-/boekhoudsoftware leverancier.  

Mijn favoriete software voor factuur maken

e-Boekhouden is alleen gratis voor starters, maar wel 15 maanden lang. Het is een van mijn favoriete factuurprogramma's. Een paar voorbeelden wat een online facturatiesoftware voor je doet, vertel ik je hieronder. Vaak is het ook een onderdeel van eenvoudig boekhoudsoftware. De prijzen variëren ongeveer tussen €7 en €125 euro per maand. Duur? Maar dan heb je een pakket voor een MKB die met veel uurtje-factuurtje te maken heeft. Dus voor een zzp'er is het weinig geld.