Wat is facturatie? | Ultieme Gids: Hoe slim facturen maken?
arrow_drop_up arrow_drop_down

Wat is facturatie? | Ultieme Gids: Hoe slim facturen maken?

Laatste update: 18 mei 2020 door Elma de Bruijn, boekhouder Hoe facturatie proces opzetten? Focus op snel facturen maken zonder ergenis voor je klanten, waardoor zij blij zijn met minder administratie én jij sneller wordt betaald. Elke ondernemer wilt dit. Ook ik, als o.a. boekhouder. Facturen zijn simpel gezegd documenten die zorgen dat je geld gaat ontvangen en uitgaven. En vaak nodig als bewijsstuk voor de Belastingdienst. Deze geldstroom bepaalt de financiële hartslag van je bedrijf. Géén geld, is geen bedrijf, dus weg droom, weg vrijheid. Het is razend belangrijk dat je facturatie-proces vlotjes en eenvoudig is opgezet; essentieel voor zowel starters, ZZP'ers en MKB'ers. Het beste maak je ze met een online facturatie software. Hoe dit eruit ziet vertel ik je graag, zoals je ziet in de inhoudsopgave.

Inhoudsopgave: Hoe facturatie proces opzetten? | Gids

  1. Facturen versturen? Basis advies
  2. Wat is facturatie?
  3. Waar moet factuur aan voldoen? | 4 stappen
  4. Facturatie software: wat zijn de beste opties?
  5. Waar spelen de facturen een rol in je bedrijf?
  6. Tips voor facturatie?

Facturen versturen? Basis advies

Als visionair boekhouder heb ik dit als focuspunt:
Als jij je facturatieproces goed én slim op orde hebt, dan maak je je klanten blij!
Je reduceert hun (inkoop)administratie drastisch. Je klant betaalt je hierdoor veel sneller. Dit weet ik uit mijn ervaring als debiteurenbeheer van €100.000, een half miljoen euro en ook 4.3 miljard euro. Onderzoeken wijzen dit ook uit. Voor een kleine onderneming is een snelle betaling super belangrijk, want een positieve geldstroom bepaalt de financiële hartslag van je bedrijf. Laat ik eerst beginnen met de definitie...

Wat is facturatie?

De betekenis is: De facturatie is het proces van versturen van meerdere facturen. Hoe als je steeds meer klanten hebt? Een factuur is een ander woord voor rekening en deze stuur je naar je klant als je een product of dienst hebt verkocht en geleverd (of gaat leveren als je wilt dat je klant vooruit betaald). Het verschilt dus van een offerte. Hoe meer klanten je hebt, hoe lastiger het wordt om zo optimaal weinig tijd hieraan te besteden. Facturatie is dus het proces van sturen van rekeningen naar je klanten. Facturen maken digitaal facturatie bespaart tijd en geld Aan de facturen zijn uiteraard factuureisen van de Belastingdienst verbonden. Het is belangrijk om die goed na te leven om boetes en extra naheffing voor de btw te voorkomen. Essentieel wordt het dus ook voor je om de stroom van facturen slim te stroomlijnen.

Waar moet factuur aan voldoen? | 4 stappen facturatieproces

Je verkoopadministratie gaat verder dan het maken en versturen van een factuur. Wat veel ondernemers vergeten is dat gemiddeld 2.5% van de verkoop onbetaalde facturen blijven. Weg winstaandeel. Weg vakantiegeld. Stap 3 is daarom essentieel hoe je dit slim organiseert. Vervolgens heb je stap 4 nauwelijks te doen. Dat scheelt veel geldzorgen. De 4 stappen van facturatie is als volgt en dekt ook de factuureisen:
  1. Factuurgegevens verplichting | basis instellingen  

    • Maak een sjabloon als standaard voor al je soorten facturen
    • Een template met je verplichte factuurgegevens zorgt dat je altijd voldoet aan de factuureisen van de Belastingdienst
    • Zorg dat je meerdere sjablonen hebt voor elke type verkoopfacturen (NL, binnen EU of buiten de EU)
    • Bedenk of je voor alle producten of diensten eenzelfde sjabloon wilt gebruiken. Soms is een onderscheid beter voor je branding
  2. Facturen maken

    • Verzamel de gegevens voor de factuur, dus van: klant, dienst/product met prijzen en hoeveelheid, kortingspercentage etc.
    • Kies het juiste verkoopfactuur-sjabloon
    • Neem het juiste vervolgnummer voor de factuur. De belastingdienst stelt hier eisen aan
    • Maak een pdf van de factuur
    • Verstuur de factuur per mail, tenzij de klant anders wilt
    • Koppel hieraan een UBL-code, dus maak een e-factuur, zodat de klant het direct kan inlezen in hun boekhoudsoftware
    • Voeg een iDEAL-link toe als je klant een particulier, ZZP'er of kleine MKB'er is.
  3. Betalingen ontvangen

    • Focus altijd erop dat de klant geen twijfels heeft over de juistheid van de factuur
    • Zorg dat de factuur makkelijk betaald kan worden
    • Volg het snel op dat facturen betaald worden
  4. Debiteurenbeheer

    • Check na verloop van de betalingstermijn of de klant heeft betaald
    • Nee? Stuur dan een herinnering met een betalingstermijn van 7 (á 14) dagen
    • Check opnieuw en weer geen betaling ontvangen? Bel de klant op en vraag of er iets aan de hand is
    • Volg eventueel andere tips op van debiteurenbeheer
Je merkt het, ik zie openstaande facturen innen ook als onderdeel van facturatie. Door slimmer dit proces in te richten zal je minder zorgen hebben of je klanten je gaan betalen.

Facturatie software: welke beste optie helpt je klant sneller betalen?

Uit de 4 stappen blijkt wel dat gratis facturen maken in Word geen goede optie is. Facturen maken doe je snelst door online boekhouden of met facturatie-software. Ik geef je daarom de top 5 van veel gebruikte, eenvoudige factuurprogramma's:  

Waar spelen de facturen een rol in je bedrijf?

Facturen zijn een rode draad door je bedrijf, dus je hebt vaker met een factuur te maken dan je denkt. Zie het overzicht: Wat is facturatie en de rol binnen je bedrijf? Je ziet het: je verkoopfacturen is een belangrijk element in je bedrijf. Verkoop is namelijk pas omzet als je betaald wordt. Dus kom in actie en ga veel en makkelijk facturen versturen naar je klanten. kies het beste facturatie software  

Tips voor facturatie 

In de begrippenlijst vind je meer relevante uitleg over boekhouding en belastingzaken. Check de volgende blogs om je facturatie naar het volgende niveau te brengen, door kennis, begrip en tips:
  1. Wat is een factuuradres? | Voorbeelden facturen
  2. Wat is het verschil tussen kas- en factuurstelsel? | Eis van Belastingdienst
  3. Hoe online facturen maken? | Met apps en factuursoftware
  4. Waarom je beter géén factuur in Word maakt? | Advies
  5. Factuur apps voor startende zzp'ers  | Gratis
  6. Hoe betalen je klanten snel? | Debiteurenbeheer