Hoe lang je administratie bewaren is verschillend voor een zzp/ondernemer of een particulier. Voor ondernemers staat de bewaarplicht op 7 jaar. Een eis van de Belastingdienst. Dit in tegenstelling tot de particulieren. Zij hebben geen bewaarplicht, maar het advies is wel om de administratie 5 jaar te bewaren. Er zijn uitzonderingen en wat is verstandig?Boekhouden is vaak niet leuk, maar voldoen aan bewaarplicht is saaier dan saai. We staan voor een uitdaging om goed met deze (digitale) papiermassa om te gaan.
Laatste update: 22 April 2022 door Elma de Bruijn
Voordat ik je vertel de voordelen van archiveren voor jouw bedrijf eerst wat de belangrijkste eiser, de belastingdienst, over de administratie bewaarplicht zegt:
En als ondernemer zou ik me zeker aan die verstandige tip houden! Meestal vraagt men niet naar je privézaken als je een controle krijgt, maar als er wel stront aan de knikker is, dan mag de belastinginspecteur ook je privé-administratie opvragen. Het belangrijkste is uiteraard je bedrijfsadministratie. Het volgende is wettelijk geregeld:
Het is een tijd - 7 jaren bewaren van je administratie - en ik adviseer je nooit eerder je administratie weggooien ook al ben je eerder gestopt met je bedrijf!
Dat is een strikvraag. De basisgegevens. En wat is dat? De belastingdienst heeft me dit eens laten zien in een presentatie. 
Meer bewaren dan je zou denken. Een onderdeel dat altijd ter spraken komt als ik ondernemers help met zelf boekhouden.
Het is ook niet zo zeer een kwestie van wanneer je het moet bewaren. Het is altijd - elke dag weer opnieuw! Het meest vergeten document is het btw-aangifte overzicht. Het minst bijgehouden bestand is de urenregistratie. Dit laatste kan toch een probleem vormen wegens de verplichting voor het recht op zelfstandigenaftrek. Toch is er een lichtpuntje: 
Je kunt bijvoorbeeld als winkelier afspraken maken met de Belastingdienst hoe lang je de kassabonnetjes moet bewaren. Voor kleinere ondernemingen heeft het niet zoveel zin. Kwestie van kosten versus baten!
Misschien helpt het je als je weet dat de Belastingdienst jaarlijks wilt weten:
De eerste twee punten komen terug in de jaarrekening en dus de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Het derde punt spreekt voor zichzelf. Naast de basis boekhouding heb je hiervoor diverse documenten nodig. De rest van je administratie heb je nodig eventueel te bewijzen dat je een integere ondernemer bent en alles volgens het boekje doet;-) Kortom: je hebt al snel 2 a 3 mappen nodig als zzp´er. Bewaar je het digitaal, omdat je facturen ook digitaal worden verzonden en toegezonden, dan creëer je al snel tientallen submappen. 0.5 GB in totaal aan geheugenruimte lijkt me meestal wel genoeg. Meestal zorg online boekhoudsoftware ervoor dat je minder administratie-troep hebt;-) Een paar voorbeelden hoe je dit slim en eenvoudig verzorgt zijn:
Wil jij ook je administratie skippen in plaats van met de Belastingdienst bezig te zijn? En wil je meer online boekhoudprogramma's inzien? Start met software vergelijken die je daarmee helpt. 
En speciaal voor ambitieuze ondernemers, MKB'ers:
Wil je meer online boekhoudprogramma's inzien? Start met software vergelijken op basis van reviews.
Naast het feit dat je het als een zegen ervaart bij een controle van de Belastingdienst of als zij extra gegevens opvraagt ben je er ook blij mee in de volgende situaties:
Het gebeurt niet vaak en zeker niet voor informatie van langer dan 3 jaar geleden, maar ik ben in het verleden wel blij geweest met mijn archief dat er niet uit zag als een schoenendoos!
Ga daarom aan de slag met je (digitale) administratie bewaren op een efficiënte manier. Volg eventueel een cursus `je administratie praktisch inrichten´ bij mij.
