Inkoopfacturen inboeken: stampvoetend je boekhouding doen?

Inkoopfacturen inboeken, het zorgde ervoor dat José stampvoetend door het leven ging. Overal kwamen die krengen vandaan: per post, per mail, bonnetjes vanuit de portemonnees  via een klantenportaal en soms alleen een bevestigingsmail én geen factuur. Hopeloos veel bronnen checken om vervolgens alle facturen en bonnetjes in één archiefmap te stoppen. Frustrerend en vooral als je een miljoen euro omzet maakt.

Toch is de basis van het inboeken simpel, want de kern van facturen verwerken is:

Inkoopfacturen inboeken doe je om je openstaande posten bij leveranciers helder te krijgen én om de btw over de kosten terug te vorderen. De stappen die je maakt zijn:

1. Inkoopfacturen verzamelen
2. De basisgegevens vermelden in een boekhoudprogramma o.a.: product of dienst, factuurnummer,  factuurdatum, bedrag, btw-tarief en kostensoort
3. Status vermelden: onbetaald of betaald

De kunst is om zo min mogelijk data over te typen en niet of nauwelijks de facturen fysiek door je handen te laten gaan. Hoe? Dat lees je hieronder in de praktische tips over inkoopfacturen inboeken.

Mijn stampvoetende klant is al een eind gekomen. En toch kunnen we leren van haar situatie. Je ontdekt hierdoor wat de beste wijze voor jouw bedrijf is. Je kan ook direct naar de praktische tips gaan.

Inkoopfacturen in dikke mappen weggepropt

De stoom van frustraties dwarrelt om José heen. We zitten in een kamer zonder ramen. Onzichtbaar voor de rest van het team. De muren zijn dik en het team hoort dus niet waar we over praten. Met angst vervulde frustraties zegt ze luid tegen mij:

“Elma, ik heb werkelijk de factuurmappen in de archiefkast gepropt. Als het maar uit het zicht was. Je wilt niet weten hoe groot de puinhoop is. We hebben alleen maar gerend van het ene brandje naar de andere uitdaging.”

Ik kijk haar rustig aan. José is een perfectionist weet ik. Haar gevoel zegt dat haar boekhouding verre van 100% goed is. Ikzelf ben bijna overtuigd dat misschien 2 of 3 van de 100 facturen ergens zweeft in een mailbox of op een stapeltje papieren liggen. Ver weg van die dikke mappen met facturen, maar wel aanwezig.

Facturen door het afvoerputje

Iets anders is dus gaande bij mijn klant. Ze is samen met haar vennoot namelijk bijna gevloerd door de lange to-do lijst. Bedolven onder alle zware ballen die ze in de lucht moeten houden. En dan gaat de boekhouding door het afvoerputje, vooral de facturen archiveren. Zo gaat het bij veel ondernemers en ook bij José en dat voelt heel slecht voor haar.

Ondernemersballen kunnen je overdonderen | met dank aan Tenor

“Het is tijd voor relativeren en next level facturen inboeken”, zeg ik tegen haar. “Verder skippen van de administratie van jullie groeiende bedrijf. Jullie hebben nu een bedrijf met andere uitdagingen, andere geldstromen en meer ingewikkelde facturen qua btw-belastingen.”

Inkoopfacturen inboeken én digitaal archief

Ik zie José twijfelen over skippen van administratie en ik vervolg mijn uitleg. “De ICT-ontwikkelingen kunnen je helpen. Hierdoor ga je je administratie nog makkelijker stroomlijnen. Vooral je fysieke archief waar je aan gehecht bent, maar die ook een doorn in het oog is. We hebben telkens goede stappen gemaakt. Maar door je enorme internationale groei van zzp’er naar kleine mkb’er is nu bijsturing nodig. En daar bovenop heb je de marktontwikkelingen waar jullie willen inhaken.

De administratie inrichten staat dus nooit stil. Het enige echte probleem is dat je huidige boekhoudsoftware onvoldoende meegroeit met de ICT-ontwikkelingen. Boekhoudsoftware speciaal voor zzp’ers is anders dan online boekhouden voor mkb’ers.  “

Ze kijkt me verschrikt aan

“Maar eerst plukken we het laaghangende fruit, dus mijn vraag aan jou is: Wat wil je dat er wordt opgelost? Dat ene ding waardoor al het andere veel makkelijker gaat?” We praten een tijdje over de pijn en de oplossingen waar ze weerstand over voelt. Plotseling zegt ze: “Eigenlijk heb ik tijd zat.” Ik blijf stil van verbazing naar haar kijken. Waar hebben we het dan over gehad de afgelopen twee uur?, denk ik. Ze vervolgt: “Ik moet alleen uitrusten van de hectische periode. En ja, de boekhouding valt ook wel mee. Dat kan ik zelf nog steeds.” Ik merk dat ik niets te zeggen heb, wat niet snel gebeurt. Pas later dringt tot mij door dat we de angel uit haar frustraties hebben gehaald. Ik hoef alleen maar aan te geven dat ik de lastige inkoopfacturen inboek, de facturen die complex zijn door specifieke belastingen.

Kijk anders naar facturen!

Hoe groot of klein het bedrijf ook is, ik zal altijd teruggaan naar de kern van facturen inboeken. De meeste ondernemers en accountants zien het als een moetje van de Belastingdienst. Ik zie het als het in kaart brengen van je geldstromen: waar komt het geld vandaan en waar gaat het naar toe? Het helpt je te evalueren of je de juiste besluiten hebt genomen. Het helpt je voor te uitkijken.

De facturen helpen je geldstroom in kaart te brengen. Weet je nauwelijks waar het geld vandaan komt en waardoor het wegstroomt, dan ben je gedoemd om als ondernemer te mislukken!

Zowel bij starters als sterk groeiende bedrijven zie ik dat ze verzanden in hun administratie. Ze denken nog te veel in termen van 'facturen moeten ingeboekt worden'., dat is saai en tijdrovend werk. Het overvalt ze en dat creëert stress. Hoe voorkom je dat?

Praktische tips voor facturen inboeken

Vijf tips voor jou hoe inkoopfacturen inboeken een fluitje van een cent wordt:

1. scan portaal waardoor je inkoopfacturen automatisch laat boeken [ Zenvoices is een prachtig voorbeeld]
2. online boekhouden met rechtstreekse koppeling met de bank waardoor je onnodig typewerk voorkomt
3. online boekhouden met iDeal betalingen zodat je wanbetalers voorkomt
4. e-facturatie dus facturen die je elektronisch verstuurt maar ook zo ontvangt (pdf in mail, UBL-facturen)
5. app voor bonnetjes

Elke ondernemer, ook ik, heeft de wens om geen administratie te hebben. En dat begin met eenvoudige stappen. Ik heb daarom op een rij gezet: ''Hoe online boekhouden je administratie reduceert" [Tip: 7 stappen van online boekhouden]

Scan & Herken optie

In de vijf tips spreek ik over het scanportaal Zenvoices. In de video zie je hoe eenvoudig het werkt.

Laatste update: 3 december door Elma de Bruijn