Online offertes maken? Dit is waarom het handig is

Offertes maken is eigenlijk best leuk met online programma

Snel een geweldige offerte maken is één van de middelen voor een ondernemer om potentiële klanten over te halen zaken met ze te doen. De interesse is er al, je moet de opdrachten alleen nog even inkoppen. Maar als jij aankomt met een halfbakken offerte, die slordig opgemaakt is en vol staat met fouten, dan zal jouw potentiële klant de offerte snel in de prullenbak gooien en aankloppen bij je concurrent. 

Een goede offerte bestaat namelijk niet alleen uit de beste bedragen voor je dienst maar ziet er ook tip top uit qua uiterlijk. Een goede offerte bevat bovendien geen tik- of rekenfouten. Om zo’n offerte op te maken kun je je heil zoeken in Word, Excel of een aangekocht offerteprogramma voor op je computer, maar je kunt ook heel goed op het internet terecht voor het maken van je offertes.

Online offerte programma’s nemen je veel werk uit handen

Offertes maken is veel werk, daarom is het fijn als er veel standaard werk al voor je uit handen wordt genomen. Op die manier kun je snel je offerte opsturen aan de klant en kan die op zijn beurt het document rap ondertekenen. Online offerte programma's helpen je bijvoorbeeld bij het opmaken van de lay-out van je offerte. Je past één keer je eigen huisstijl toe en vanaf dat moment kun je altijd jouw eigen opmaak blijven gebruiken.

Sommige online offerte programma's bieden je sjablonen waarin je kunt werken, andere programma’s geven je helemaal de vrije hand. Via de vergelijkingstool facturatie-software kan je een geschikte voor je bedrijf uitzoeken. 

Een paar opties op een rij:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Altijd up-to-date online offerte

Er zijn online offerte tools op de markt die ervoor zorgen dat jij precies kunt zien hoe het staat met je offerte. Zo kun je in het dashboard van zo’n programma bijvoorbeeld zien of je klant de offerte al heeft geopend, waar in de offerte de meeste leestijd in is gaan zitten en hoeveel mensen de offerte in totaal hebben bekeken. Deze informatie kun je gebruiken om je volgende offertes te verbeteren.

De offerte is juridisch gezien jouw formele aanbod aan de klant. Je wilt dus geen misverstand, geen enkel fout in je offerte.

Geen fouten meer

In een offerte zijn de bedragen natuurlijk van groot belang. De offerte is juridisch gezien jouw formele aanbod aan de klant. Als de klant akkoord gaat met de door jou opgezette offerte is dat wat er op de offerte staat dus wat je afspreekt met elkaar. Je mag dan niet ineens andere prijzen gaan vragen voor jouw dienst. Het is dus heel belangrijk dat de bedragen die op jouw offerte staan kloppen. Als je (al dan niet met behulp van een rekenmachine) je offerte met de hand opmaakt dan kan een tikfout of rekenfout er zomaar voor zorgen dat je ineens voor veel minder geld moet gaan werken. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Door een online tool te gebruiken om je offerte op te maken zorg je ervoor dat er geen fouten meer kunnen sluipen in je offerte. De online software telt namelijk de bedragen automatisch op. Als je vaak dezelfde diensten levert kun je de vaste bedragen voor die dienst één keer invoeren in het programma. Vanaf dan hoef je vaak alleen nog maar de eerste twee letters van je dienst in te tikken of het hele vak met de dienst, de bijbehorende kosten en de berekening van de BTW worden door het programma automatisch aangevuld. Dit zorgt er dus niet alleen voor dat alles klopt, maar bespaart je ook nog eens heel veel tijd.

Offertes opmaken: hoe aan alle kanten tijd besparen?

Dat het maken van een online offerte tijd scheelt is wel een van de grootste voordelen voor een ondernemer. Je bent natuurlijk veel liever bezig met ondernemen dan met de administratie. Als je online in een paar minuten tijd een nieuwe offerte hebt gemaakt dan kun je deze in de meeste programma’s direct naar de klant mailen.

Superhandig want dat scheelt je weer een fietstocht naar het postkantoor. Voor de klant is het ook fijn om snel de offerte te ontvangen als hij naar de kosten voor jouw dienst informeert. Daarbij kan de klant als hij tevreden is met de offerte deze snel ondertekenen of terugmailen. En in het geval van offerte programma's die werken in de cloud is mailen ook al niet eens meer nodig.

Voorbeelden van online offerte programma's

Er zijn een heleboel programma’s online te vinden waar je je offertes kunt maken. In Nederland is bijvoorbeeld Moneybird een heel vaak gebruikte tool. Maar ook PandaDoc, Gripp, Qwilr en Proposify zijn handige programma’s om in te werken. Veel boekhoudprogramma's hebben een ingebouwde offerte programma of een verbinding met een offerte app. 

Een paar voorbeelden zijn:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven. 

Gratis online offerte tool verstandig?

Welk programma voor jou het beste is hangt een beetje af van wat je precies zoekt. Zo zijn er online tools waar het design van een offerte voorop staat maar ook tools die zich meer richten op de inzichten die je kunt krijgen door het leesgedrag van de klant te monitoren (dat bespraken we hierboven al even).

Voor bijna alle programma’s moet je uiteindelijk betalen maar verreweg de meeste online offerte programma's bieden een gratis of goedkopere proefperiode aan. Zo kun je op een goedkope manier uitzoeken welk programma voor jou het meest geschikt is.

Laatste update: 22 januari 2020 door redactie