Online factureren: wat is het, waarvoor dient het en wat is de juiste keuze voor jouw onderneming?

Online factureren: doe je er goed aan?

Ieder bedrijf moet administratie bijhouden. Of je nu een eenmanszaak hebt of een grotere onderneming met tientallen werknemers maakt daarbij niet uit. Vanaf het moment dat je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel als onderneming moet je (meestal) ieder kwartaal btw-aangifte doen. Net als de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Kortom, er komt dus nog aardig wat extra werk kijken bij het ondernemen.

Laatste update: 16 oktober 2024 door Elma de Bruijn

Redactionele Disclaimer: Elma de Bruijn, ondernemer en boekhouder, test en beoordeelt software met een 3-stappenmethode. Ze ontvangt commissie bij aankopen via links, wat gratis content via deze site voor kleine ondernemingen mogelijk maakt. Lees hier haar beoordelingsmethode.  

Een beetje poëzie kunnen we wel gebruiken in belastingland. Het is een Elfje, een gedichtje van 11 woorden

Laten we gelijk beginnen met de populaire aanbieders van online factureren voor klein ondernemingen. 

Top 5 voorbeelden van gratis factuurprogramma's zijn:

De volgende online factuursoftware zijn (beperkt) GRATIS.

1. DigiBoox - Beste voor ZZP die misschien later boekhoudsoftware gebruikt

Gratis factuur maken kan. Het staat los van het boekhoudprogramma wat uitstekend geschikt is voor startende zzp'ers. Ontdek waarom het kan werken voor jou. Stel je voor: "Ja, ik wil moeiteloos mijn administratie beheren met DigiBoox!"

Test Gratis DigiBoox

2. e-Boekhouden.nl - Beste voor starters en eenvoudig facturen maken

Met dit boekprogramma kun je eenvoudig facturen versturen en je krijgt als starter 15 maanden gratis toegang. Daarna ben je niet verplicht te betalen voor het programma, maar als je dat niet doet, zul je verder moeten kijken. Je krijgt het hele boekhoudprogramma inclusief alle functies en je kunt cursussen volgen, online en offline.  Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

Test Gratis e-Boekhouden

3. MoneyBird - Beste voor (ICT-)consultants

"Een verademing in vergelijking met andere systemen", zei een klant. Gratis factuur maken kan, als je maar een paar facturen per maand hebt. Dus ideaal voor (ICT-) consultants die eens per maand factureren. Ontdek waarom het kan werken voor jou: Ja, ik wil mijn facturatie regelen met MoneyBird!"

Ontdek Gratis MoneyBird

4. Rompslomp.nl - Beste voor Simpele Facturatie

De meeste zzp'ers hebben meer nodig dan een simpele factuur. Als je het eenvoudig houdt dan is Rompslomp een uitstekende partner. Zolang je alleen de facturatie module 'aanschaft' betaal je voor dit programma helemaal niks. Je kunt voor precies 0 euro onbeperkt facturen versturen, betalingen bijhouden en zelfs of offertes maken. Ook kun je dit programma koppelen met je iDEAL-betalingen. Rompslomp kent bovendien een handige bonnetjes en facturen scan app. Hier is het hoe het werkt: "Ja , ik wil Rompslomp testen"

Ontdek Rompslomp

5. Jortt - Beste voor facuur maken met een glimlach 

Het factuurprogramma Jortt is ook gratis. Je kunt met dit programma onbeperkt facturen en offertes maken en onbeperkt klanten toevoegen. Automatiseren is key bij Jortt. Dit mag je doen voor 3 gebruikers en je krijgt geen reclame tussendoor te zien. Stel jezelf als modern mens voor, en besluit:  "Ja, ik wil slim facturen met Jortt"

Ontdek Jort software

Het fijne is dat je terwijl je aan het uitzoeken bent wat jouw favoriete werkwijze is je jouw klanten gewoon mooie facturen blijft sturen. Zij hebben dus niet in de gaten dat jij niet in het bezit bent van een gratis facturatieprogramma, boekhoudprogramma of anders. En wanneer jij eenmaal je draai hebt gevonden zal je merken dat facturatie een stuk makkelijker wordt met software.

Je ontdekt het als je de uitgebreide reviews van de 5 gratis opties leest.

1.   DigiBoox

Ons oordeel:  Beste gratis factuurprogramma en ook als je later zelf de boekhouding gaat doen voor de aangifte inkomstenbelasting 

Review: 9,8 (1163+ beoordelingen)

Prijs:  100% Gratis facturatie module

DigiBoox maakt boekhouden moeiteloos met zijn gebruiksvriendelijke en slimme software. De aantrekkelijke en functionele layout helpt je om stressvrij je professionele facturen snel te maken. Praktische oplossingen voor snelle betalingen door je klanten. 

Later kun je overstappen naar de betaalde versie en zelf de boekhouding eenvoudig regelen.

Dus ... Stel je voor: "Ja, ik wil moeiteloos en gratis mijn facturen maken met DigiBoox!"

Test DigiBoox Gratis

2.  e-Boekhouden.nl 

Ons oordeel:  Populairste software onder starters

Review: 9,4 (1361+ beoordelingen)

Prijs:  Alleen gratis voor startende ondernemers voor de eerste 15 maanden. Daarna vanaf €9,95 per maand beperkt tot 240 boekingen per jaar.  

De perfecte facturatie-oplossing voor startende zzp'ers. Met de gebruiksvriendelijke interface maak je eenvoudig facturen aan, koppel je je bankrekening en in je snel het geld bij je klanten.  

De software integreert moeiteloos met facturatie van webshops en externe systemen, en biedt automatische bankkoppelingen en de handige Mail & Herken-functie. 

Startende ondernemers profiteren van de 15 maanden gratis toegang, zodat je zonder kosten kunt ervaren hoe efficiënt en overzichtelijk je facturatie (en boekhouding) kan zijn. Ontdek de rust en tijdsbesparing die duizenden zzp'ers al ervaren.

Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

Test Gratis e-Boekhouden.nl

3. MoneyBird

Ons oordeel:  Beste voor (ICT-) consultants 

Review: 8.6 (820+ beoordelingen)

Prijs:  Gratis bij max 10 transacties, dus goed voor ZZP'ers die alleen enkele facturen maken. 

Gebruiksvriendelijkste facturatieprogramma voor zzp’ers, die je kan uitbreiden met complete en geautomatiseerde administratie. Het is handig in gebruik, vooral door de eigen bankintegratie. Hierdoor heb je geen dure bankrekening meer nodig, wat uniek is. Het is populair bij online bedrijven en webontwikkelaars, die het vaak aanraden omdat de integratie met webshops en betaalsystemen snel en eenvoudig is voor facturatie. Een teken dat het facturatieproces super eenvoudig is voor een consultant.

Dus waar wacht je nog op kostenreductie? "Ja, ik wil mijn facturen zorgeloos regelen met MoneyBird!"

Test MoneyBird Gratis

4. Rompslomp

Ons oordeel:  Beste voor simpele facturatie 

Review: 8.8 (505+ beoordelingen)

Prijs:  Volledig Gratis Facturen Maken 

Let op: De meeste zzp'ers hebben meer nodig dan een simpele factuur. Als je het eenvoudig kan houden dan is Rompslomp een uitstekende partner. Zolang je alleen de facturatie module 'aanschaft' betaal je voor dit programma helemaal niks. Je kunt voor precies 0 euro onbeperkt facturen versturen, betalingen bijhouden en zelfs of offertes maken. Ook kun je dit programma koppelen met je iDEAL-betalingen. Rompslomp kent bovendien een handige bonnetjes en facturen scan app. Verder is het beperkt in de integratie met andere type software. Hier is het hoe het werkt: "Ja , ik wil Rompslomp testen"

Gratis Testen Rompslomp 

5. Jorrt

Ons oordeel:  Beste voor gratis factuur maken met een glimlach  

Review: 8.8 (505+ beoordelingen)

Prijs:  Gratis Module Facturen Maken

Jortt betekent je boekhouding automatiseren. En dat begint met je uitgaande facturen naar je klanten toe. Professioneel uiterlijk. De facturen bevatten een QR-code en dus ook een iDEAL link. Het is bewezen dat de klanten veel sneller betalen. Vaak dezelfde dag. Dit is natuurlijk belangrijk voor je positieve geldstromen waardoor je ruimte hebt om je kosten te betalen en te investeren. Jortt wil vooral de jonge, moderne mensen aanttekken (is mijn oberservering).

Ben jij het? Kies dan:  "Ja, ik wil facturen maken met een glimlach!"

Test Jortt 

Overweging

Of je als ondernemer alleen maar hoeft te factureren of ook online moet boekhouden hangt er een beetje vanaf. Er zijn veel kleine bedrijven die de boekhouding uitbesteden aan mensen die hier verstand van hebben. Dat zijn boekhouders of accountants, maar het kan ook een gespecialiseerde VA (virtuele assistent) zijn als administratieve hulp.

Hier zijn uiteraard wel kosten aan verbonden. Of dit echt nodig is, ligt er een beetje aan wat voor product of dienst je aanbiedt en wat voor type onderneming je hebt. Voor de een zal het makkelijker zijn de boekhouding zelf te doen dan voor de ander. Ga daarom goed na of het voor jouw bedrijf de kosten waard is een boekhouder in de arm te nemen of dat je juist kunt besparen door zelf je aangiftes en administratie te doen.

Regelmatig is het helemaal niet zo lastig om de boekhouding zelf te doen of een deel. Wanneer je bijvoorbeeld de facturen zelf al maakt, wat vaak zo is, of helemaal niet zoveel inkoopfacturen hebt. Het is dan vaak namelijk maar een kleine stap om de rest van je administratie ook zelf te regelen. Maar wanneer er wel een aantal zaken zijn die dit voor je gevoel bemoeilijken is het geen slecht idee om de boekhouding uit handen te geven, bijvoorbeeld voor de jaarrekening en/of jaarlijkse belastingaangiften.

Online boekhouden vs facturatie

Vaak worden facturatie en online boekhouden in één adem genoemd. Er is echter wel degelijk een verschil tussen deze twee termen. Als ondernemer is het belangrijk om te weten wat dit verschil is. Om de financiële administratie goed bij te houden kun je het beste gebruik maken van online boekhoudsoftware. Deze is er in vele soorten. Wanneer je het als ZZP'er of kleine ondernemer graag zo makkelijk en overzichtelijk mogelijk houdt, zijn er een aantal programma's die je als beginner goed kunnen helpen.  Zoals de gratis versie die ik je toonde. 

Bovendien geeft het een duidelijk overzicht van hoe alles ervoor staat en welke kosten en inkomsten er zijn. Door een online boekhoudprogramma te raadplegen heb je altijd overzicht en dus grip op geld en cijfers. Dit overzicht helpt je om belangrijke beslissingen te maken en je bedrijf de juiste richting te sturen. Omdat er steeds meer zelfstandigen met eenmanszaken en kleine ondernemers zijn gekomen de laatste jaren, zijn er ook steeds meer boekhoudprogramma's om als zzp'er of mkb'er te gebruiken.

Doordat de markt groter wordt komt er een breder aanbod. Afhankelijk van wat voor een bedrijf je precies hebt moet je goed opletten wanneer je een goede keuze wilt maken voor een online boekhoudprogramma. De meesten richten zich speciaal op startende ondernemers. Als gevolg hiervan is het eenvoudig te gebruiken en wordt alles duidelijk uitgelegd met een online handleiding of in video's, ook als je nog geen enkele ervaring hebt met online boekhouden.

Zorg dat je software voor online factureren of boekhouden meegroeit met je bedrijf

Mocht je bedrijf groeien en zich steeds verder uitbreiden, dan kan het zijn dat een boekhoudprogramma waar je mee begonnen bent niet genoeg meer is. In dat geval kun je er altijd nog voor kiezen over te stappen naar een beter programma. Soms zijn er mogelijkheden om bepaalde programma's uit te breiden met meer functies.

Goede online boekhoudpakketten maken het leven van een ondernemer vooral stukken makkelijker. Er is de mogelijkheid deze te koppelen met je bankrekening, en je aangiftes kunnen nadat deze ingevuld zijn gelijk worden doorgestuurd naar de Belastingdienst. Daarbij hebben sommige aanbieders een mobiele app waarin je gemakkelijk bonnetjes of facturen kunt uploaden door er een foto van te maken.

Online facturatie

Als het alleen om factureren gaat worden vaak hele andere programma's gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld een optie zijn als iemand een webshop heeft en de verdere boekhouding door iemand anders laat doen.

Als je veel facturen moet maken dan is het makkelijk wanneer je dit snel kunt doen. Daarom zul je, als je veel met urenregistratie werkt en veel soorten inkoop- en verkoopfacturen hebt, een goed programma ter ondersteuning moeten hebben. Het begrip factureren of facturatie staat voor het versturen van meerdere facturen, dus eigenlijk het sturen van de rekeningen.

Om ervoor te zorgen dat de facturen die je als bedrijf uitstuurt geldig zijn, moet je aan een aantal eisen voldoen. Doe je dit niet, dan kan het zijn dat de facturen volgens de Belastingdienst niet geldig zijn. Het gaat hierbij vooral om gegevens van beide partijen zoals namen, adressen en de KvK- en BTW nummers. De BTW moet er sowieso op vermeld worden, net als het product waarvoor de factuur is gemaakt en de hoeveelheid en prijs daarvan.

Let er wel op dat wanneer je met buitenlandse klanten of bedrijven werkt, dit anders kan zijn. Voordat je als ondernemer begint is het handig om je te verdiepen in facturatie. Niet alleen is het belangrijk om zelf de juiste facturen te maken en te versturen. Als bedrijf maak je al snel kosten, de facturen hiervoor kun je ook doorgeven bij je aangiftes. Door dit te doen wordt de BTW van je uitgaven verrekend met die van je inkomsten. Het opgeven van alle kosten zorgt er ook voor dat je over een minder groot bedrag inkomstenbelasting hoeft te betalen. Daarom moet je dit als bedrijf dus zeker doen, want anders betaal je al snel te veel.

Wat is het verschil tussen facturatie en online boekhouden?

Nu we uitgebreid het verschil hebben bekeken tussen online boekhouden en facturatie is goed duidelijk wat het verschil is. Bij facturatie gaat het alleen om alle rekeningen die worden gemaakt, in welke vorm dan ook. Online boekhouden is meer het hele proces van de administratie van een bedrijf. Daar valt het maken van facturen dus onder. Net als zaken als de btw-aangifte, de winst- en verliesrekening en aangifte inkomstenbelasting.

Wanneer ondernemers dit gedeelte van hun boekhouding hebben uitbesteed zullen zij zich dus vrijwel alleen met de facturatie bezighouden. Wordt alle financiële administratie zelf gedaan, dan komen deze zaken wel voorbij. Het voordeel aan zelf online boekhouden t.o.v. uitbesteden is dat je te allen tijde grip heb op het financiële reilen en zeilen van je onderneming. Dit geeft je een helicopterview en ondersteunt je daarmee om de juiste koers in te zetten van jouw onderneming.