Online factureren: wat is het, waarvoor dient het en wat is de juiste keuze voor jouw onderneming?

Online factureren: doe je er goed aan?

Ieder bedrijf moet administratie bijhouden. Of je nu een eenmanszaak hebt of een grotere onderneming met tientallen werknemers maakt daarbij niet uit. Vanaf het moment dat je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel als onderneming moet je (meestal) ieder kwartaal btw-aangifte doen. Net als de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Kortom, er komt dus nog aardig wat extra werk kijken bij het ondernemen.

Of je als ondernemer alleen maar hoeft te factureren of ook online moet boekhouden hangt er een beetje vanaf. Er zijn veel kleine bedrijven die de boekhouding uitbesteden aan mensen die hier verstand van hebben. Dat zijn boekhouders of accountants, maar het kan ook een gespecialiseerde VA (virtuele assistent) zijn als administratieve hulp.

Hier zijn uiteraard wel kosten aan verbonden. Of dit echt nodig is, ligt er een beetje aan wat voor product of dienst je aanbiedt en wat voor type onderneming je hebt. Voor de een zal het makkelijker zijn de boekhouding zelf te doen dan voor de ander. Ga daarom goed na of het voor jouw bedrijf de kosten waard is een boekhouder in de arm te nemen of dat je juist kunt besparen door zelf je aangiftes en administratie te doen.

Regelmatig is het helemaal niet zo lastig om de boekhouding zelf te doen of een deel. Wanneer je bijvoorbeeld de facturen zelf al maakt, wat vaak zo is, of helemaal niet zoveel inkoopfacturen hebt. Het is dan vaak namelijk maar een kleine stap om de rest van je administratie ook zelf te regelen. Maar wanneer er wel een aantal zaken zijn die dit voor je gevoel bemoeilijken is het geen slecht idee om de boekhouding uit handen te geven, bijvoorbeeld voor de jaarrekening en/of jaarlijkse belastingaangiften.

Online boekhouden

Vaak worden facturatie en online boekhouden in één adem genoemd. Er is echter wel degelijk een verschil tussen deze twee termen. Als ondernemer is het belangrijk om te weten wat dit verschil is. Om de financiële administratie goed bij te houden kun je het beste gebruik maken van online boekhoudsoftware. Deze is er in vele soorten. Wanneer je het als ZZP'er of kleine ondernemer graag zo makkelijk en overzichtelijk mogelijk houdt, zijn er een aantal programma's die je als beginner goed kunnen helpen. 

Een voorbeeld van de top 3 is:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Bovendien geeft het een duidelijk overzicht van hoe alles ervoor staat en welke kosten en inkomsten er zijn. Door een online boekhoudprogramma te raadplegen heb je altijd overzicht en dus grip op geld en cijfers. Dit overzicht helpt je om belangrijke beslissingen te maken en je bedrijf de juiste richting te sturen. Omdat er steeds meer zelfstandigen met eenmanszaken en kleine ondernemers zijn gekomen de laatste jaren, zijn er ook steeds meer boekhoudprogramma's om als zzp'er of mkb'er te gebruiken.

Doordat de markt groter wordt komt er een breder aanbod. Afhankelijk van wat voor een bedrijf je precies hebt moet je goed opletten wanneer je een goede keuze wilt maken voor een online boekhoudprogramma. De meesten richten zich speciaal op startende ondernemers. Als gevolg hiervan is het eenvoudig te gebruiken en wordt alles duidelijk uitgelegd met een online handleiding of in video's, ook als je nog geen enkele ervaring hebt met online boekhouden.

Zorg dat je software voor online factureren of boekhouden meegroeit met je bedrijf

Mocht je bedrijf groeien en zich steeds verder uitbreiden, dan kan het zijn dat een boekhoudprogramma waar je mee begonnen bent niet genoeg meer is. In dat geval kun je er altijd nog voor kiezen over te stappen naar een beter programma. Soms zijn er mogelijkheden om bepaalde programma's uit te breiden met meer functies.

Goede online boekhoudpakketten maken het leven van een ondernemer vooral stukken makkelijker. Er is de mogelijkheid deze te koppelen met je bankrekening, en je aangiftes kunnen nadat deze ingevuld zijn gelijk worden doorgestuurd naar de Belastingdienst. Daarbij hebben sommige aanbieders een mobiele app waarin je gemakkelijk bonnetjes of facturen kunt uploaden door er een foto van te maken.

Online facturatie

Als het alleen om factureren gaat worden vaak hele andere programma's gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld een optie zijn als iemand een webshop heeft en de verdere boekhouding door iemand anders laat doen.

Als je veel facturen moet maken dan is het makkelijk wanneer je dit snel kunt doen. Daarom zul je, als je veel met urenregistratie werkt en veel soorten inkoop- en verkoopfacturen hebt, een goed programma ter ondersteuning moeten hebben. Het begrip factureren of facturatie staat voor het versturen van meerdere facturen, dus eigenlijk het sturen van de rekeningen.

Om ervoor te zorgen dat de facturen die je als bedrijf uitstuurt geldig zijn, moet je aan een aantal eisen voldoen. Doe je dit niet, dan kan het zijn dat de facturen volgens de Belastingdienst niet geldig zijn. Het gaat hierbij vooral om gegevens van beide partijen zoals namen, adressen en de KvK- en BTW nummers. De BTW moet er sowieso op vermeld worden, net als het product waarvoor de factuur is gemaakt en de hoeveelheid en prijs daarvan.

Let er wel op dat wanneer je met buitenlandse klanten of bedrijven werkt, dit anders kan zijn. Voordat je als ondernemer begint is het handig om je te verdiepen in facturatie. Niet alleen is het belangrijk om zelf de juiste facturen te maken en te versturen. Als bedrijf maak je al snel kosten, de facturen hiervoor kun je ook doorgeven bij je aangiftes. Door dit te doen wordt de BTW van je uitgaven verrekend met die van je inkomsten. Het opgeven van alle kosten zorgt er ook voor dat je over een minder groot bedrag inkomstenbelasting hoeft te betalen. Daarom moet je dit als bedrijf dus zeker doen, want anders betaal je al snel te veel.

Wat is het verschil tussen facturatie en online boekhouden?

Nu we uitgebreid het verschil hebben bekeken tussen online boekhouden en facturatie is goed duidelijk wat het verschil is. Bij facturatie gaat het alleen om alle rekeningen die worden gemaakt, in welke vorm dan ook. Online boekhouden is meer het hele proces van de administratie van een bedrijf. Daar valt het maken van facturen dus onder. Net als zaken als de btw-aangifte, de winst- en verliesrekening en aangifte inkomstenbelasting.

Wanneer ondernemers dit gedeelte van hun boekhouding hebben uitbesteed zullen zij zich dus vrijwel alleen met de facturatie bezighouden. Wordt alle financiële administratie zelf gedaan, dan komen deze zaken wel voorbij. Het voordeel aan zelf online boekhouden t.o.v. uitbesteden is dat je te allen tijde grip heb op het financiële reilen en zeilen van je onderneming. Dit geeft je een helicopterview en ondersteunt je daarmee om de juiste koers in te zetten van jouw onderneming.

Laatste update: 30 november door redactie | Elma de Bruijn