Beste offerte voor je potentiële klant: hoe maak je het?

Zo maak je de beste offerte voor je potentiële klant

Er is een klant geïnteresseerd in jouw dienst en hij of zij vraagt om een offerte. Leuk! Maar hoe zorg je er nou voor dat zo’n offerte er een beetje goed uit komt te zien? Er zijn verschillende manieren om offertes op te stellen. Je kunt ervoor kiezen om het helemaal zelf met de hand te doen in een programma zoals Excel of Word, maar je kunt ook kiezen voor een speciaal offerte programma.

Laatste update: 14 jan 2024, door Elma de Bruijn

Waar voldoet een goede offerte minimaal aan?

Het is uitgelegd in de video:

Deze video is gemaakt door mijn samenwerkingspartner e-Boekhouden.nl - (gratis) online boekhouden voor kleine ondernemingen. Zij stimuleren stressvrij online boekhouden en offerten maken en nemen je zorgen weg rondom complexe financiële taken. Ontdek hier hoe e-Boekhouden.nl je boekhoud- en offertekosten helpt verlagen >>

Hier vind je een vijftal offerte programma's

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Een snelle reactie is belangrijk

Een snelle reactie is erg belangrijk bij het opstellen van een offerte. Zo hoeft de klant niet te lang te wachten op antwoord en word je niet ingehaald door concurrenten die misschien ook zijn gevraagd om een offerte op te stellen. Verder is het natuurlijk van belang dat een offerte er netjes en overzichtelijk uitziet én dat alle bedragen kloppen.

Als je een offerte met de hand zou maken in een programma als Word of Excel is de kans erg groot dat er fouten in het document sluipen. Ondernemers zijn immers ook maar mensen en mensen kunnen wel eens een tikfout maken. Wanneer je kiest voor software is de kans op fouten in je offerte ineens een stuk minder. En er kleven nog meer voordelen aan het gebruik van software om offertes te maken.

Makkelijk offertes maken door standaard invoer

Offerte programma’s zijn gemaakt voor? Juist, het maken van offertes. Vertrouw er daarom op dat het programma dit hoogstwaarschijnlijk iets beter en sneller kan, dan wanneer jij ‘from scratch’ een offerte in elkaar moet zetten met behulp van Word of Excel.

De software van offerteprogramma’s zit zo in elkaar dat het voor jou heel makkelijk is om snel een offerte te kunnen opmaken. Het enige wat je hoeft te doen is de juiste gegevens in te vullen en het programma zorgt voor een mooie, overzichtelijke opmaak van je offerte en telt alle bedragen bij elkaar op zonder fouten te maken.

Een goed softwareprogramma onthoudt de gegevens die je invult. Stel: je bent bruidsfotograaf en wordt gevraagd om een aantal uur te fotograferen op een bruiloft. In je softwareprogramma kun je de bedragen voor verschillende vaste diensten al invullen. Zo kun je op de offerte bijvoorbeeld ‘fotograaf 4 uur’ en ‘bewerken foto’s bruiloft’ invullen. De bedragen die je eerder al aan die diensten hebt gekoppeld komen dan automatisch op de offerte te staan

Hoe zit het met de opmaak van de offerte?

De meeste offerteprogramma’s geven je de ruimte om met behulp van een template je eigen huisstijl aan je offerte mee te geven. Op die manier kun je ervoor zorgen dat de offerte er niet uit komt te zien als ‘één van de vele’ maar de persoonlijke touch van je bedrijf meekrijgt. Dankzij het template blijft de offerte een professionele, overzichtelijk uitstraling houden. Als je de huisstijl eenmaal hebt vastgelegd kun je deze altijd blijven gebruiken bij het maken van nieuwe offertes en eventueel aanpassen als je huisstijl een keer verandert.

Makkelijk versturen

Wanneer je de offerte hebt gemaakt kun je twee dingen doen. Je kunt de offerte downloaden, uitprinten en per post versturen maar dat is tegenwoordig een beetje ouderwets. De post is nou eenmaal een stuk langzamer dan het internet. Gelukkig snappen de softwareontwikkelaars van offerteprogramma’s dit ook. Zij hebben er daarom voor gezorgd dat de offerte in een handomdraai per e-mail verstuurd kan worden. De meeste programma’s werken daarvoor met een adressenbestand dat steeds verder uitbreidt naarmate je meer offertes naar verschillende mensen stuurt.

Van offerte naar factuur

Een heleboel softwareprogramma’s hebben daarnaast de optie om de offerte om te zetten in een factuur. Als de offerte is aangenomen en de klus geklaard is hoef je dus alleen maar even een vinkje aan te zetten en je factuur is klaar. Je kunt hem dan meteen versturen via de mail. Omdat in een softwareprogramma voor offertes zo’n beetje alles automatisch gaat is de kans op het maken van reken- of taalfouten een heel stuk kleiner dan wanneer je zelf een offerte zou maken in Word of Excel. Daarbij ben je er met een speciaal offerteprogramma zeker van dat de lay-out van je offerte er goed uitziet en niet verspringt als het document wordt geopend op een andere computer. Iets wat bij een Word of een Excel bestand wel eens wil voorkomen.

De aanschaf van een softwareprogramma 

Er zijn veel softwareprogramma’s voor ondernemers op de markt. Meestal betaal je voor zo’n programma een vast bedrag per maand. Je maakt dan gebruik van het programma maar de software is niet in jouw bezit. Het voordeel van Word en Excel is dat deze programma’s meestal al op je computer zitten en het maken van offertes op die manier dus gratis is. Het grote nadeel is echter dat je er heel veel meer tijd aan kwijt bent om een goede offerte op te stellen omdat je moet zorgen dat de lay-out klopt en de bedragen tot op de cent nauwkeurig zijn opgeteld. Een softwareprogramma daarentegen bespaart je een hoop tijd én zorgt voor een professionele uitstraling. Daarbij weet je zeker dat jouw potentiële klanten een offerte krijgt die helemaal klopt. Op naar een nieuwe opdracht met een van de volgende opties:

Laatste update: 18 december door redactie