E-facturen: minder werk, minder fouten, snellere betalingen | ZZP & MKB

E-factuur en UBL factuur: wat is dat nou precies? 

Een e-factuur is een elektronische factuur die volgens een bepaald formaat is opgebouwd, zodat deze automatisch uitgelezen kan worden door verschillende factuur- of boekhoudprogramma’s. Het e-factuur is ontwikkeld door het Ministerie van Economische Zaken. Het standaard formaat voor een e-factuur is UBL. Dit betekent: Universal Business Language..

Laatste update: 17 oktober 2024 door Elma de Bruijn

Redactionele Disclaimer: Elma de Bruijn, ondernemer en boekhouder, test en beoordeelt software met een 3-stappenmethode. Ze ontvangt commissie bij aankopen via links, wat gratis content via deze site voor kleine ondernemingen mogelijk maakt. Lees hier haar beoordelingsmethode. 

Gebruikt elk facturatie of boekhoudsoftware een e-factuur?

Nee, want een e-factuur is wat anders dan een PDF!

Maar de volgende software wel. Eerst benoem ik de (gratis) versies voor ZZP'ers en daarna voor MKB'ers met een top 5 die anders dan anders is.  Een doorbraak kan creëren om een gevarieerde kijk op type facturaties. En dat is nog niet alles, want ik geef je voor de factuurprogramma's ook nog een review.

De top 5

De volgende online factuursoftware zijn (beperkt) GRATIS.

1. DigiBoox - Beste voor ZZP die misschien later boekhoudsoftware gebruikt

Gratis factuur maken kan. Het staat los van het boekhoudprogramma wat uitstekend geschikt is voor startende zzp'ers. Ontdek waarom het kan werken voor jou. Stel je voor: "Ja, ik wil moeiteloos mijn administratie beheren met DigiBoox!"

Test Gratis DigiBoox

2. e-Boekhouden.nl - Beste voor starters en eenvoudig facturen maken

Met dit boekprogramma kun je eenvoudig facturen versturen en je krijgt als starter 15 maanden gratis toegang. Daarna ben je niet verplicht te betalen voor het programma, maar als je dat niet doet, zul je verder moeten kijken. Je krijgt het hele boekhoudprogramma inclusief alle functies en je kunt cursussen volgen, online en offline.  Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

Test Gratis e-Boekhouden

3. MoneyBird - Beste voor (ICT-)consultants

"Een verademing in vergelijking met andere systemen", zei een klant. Gratis factuur maken kan, als je maar een paar facturen per maand hebt. Dus ideaal voor (ICT-) consultants die eens per maand factureren. Ontdek waarom het kan werken voor jou: Ja, ik wil mijn facturatie regelen met MoneyBird!"

Ontdek Gratis MoneyBird

4. Rompslomp.nl - Beste voor Simpele Facturatie

De meeste zzp'ers hebben meer nodig dan een simpele factuur. Als je het eenvoudig houdt dan is Rompslomp een uitstekende partner. Zolang je alleen de facturatie module 'aanschaft' betaal je voor dit programma helemaal niks. Je kunt voor precies 0 euro onbeperkt facturen versturen, betalingen bijhouden en zelfs of offertes maken. Ook kun je dit programma koppelen met je iDEAL-betalingen. Rompslomp kent bovendien een handige bonnetjes en facturen scan app. Hier is het hoe het werkt: "Ja , ik wil Rompslomp testen"

Ontdek Rompslomp

5. Jortt - Beste voor facuur maken met een glimlach 

Het factuurprogramma Jortt is ook gratis. Je kunt met dit programma onbeperkt facturen en offertes maken en onbeperkt klanten toevoegen. Automatiseren is key bij Jortt. Dit mag je doen voor 3 gebruikers en je krijgt geen reclame tussendoor te zien. Stel jezelf als modern mens voor, en besluit:  "Ja, ik wil slim facturen met Jortt"

Ontdek Jort software

Het fijne is dat je terwijl je aan het uitzoeken bent wat jouw favoriete werkwijze is je jouw klanten gewoon mooie facturen blijft sturen. Zij hebben dus niet in de gaten dat jij niet in het bezit bent van een gratis facturatieprogramma, boekhoudprogramma of anders. En wanneer jij eenmaal je draai hebt gevonden zal je merken dat facturatie een stuk makkelijker wordt met software.

Voor MKB'er zijn de volgende online facturatie opties

Een aantal opties die ook een beetje anders zijn dan de standaard top 5.

• Partners van Exact Online: samen sta je sterker
• Snelstart voor ambiteuze MKB: binnen 1 minuut een factuur maken
• Zenvoices vooral voor inkoopfacturen
• Plug & Pay: betaalpagina met facturatie die je omzet exponentieel laat groeien
• Membirds: voor abonnementen en memberships (met of zonder online trainingen) (50% korting via deze link met 14 dagen gratis testacoount)

Uitgebreide reviews voor de ZZP'ers

Het fijne is dat je terwijl je aan het uitzoeken bent wat jouw favoriete werkwijze is je jouw klanten gewoon mooie facturen blijft sturen. Zij hebben dus niet in de gaten dat jij niet in het bezit bent van een gratis facturatieprogramma, boekhoudprogramma of anders. En wanneer jij eenmaal je draai hebt gevonden zal je merken dat facturatie een stuk makkelijker wordt met software.

Je ontdekt het als je de uitgebreide reviews van de 5 gratis opties leest.

1.   DigiBoox

Ons oordeel:  Beste gratis factuurprogramma en ook als je later zelf de boekhouding gaat doen voor de aangifte inkomstenbelasting

Review: 9,8 (1163+ beoordelingen)

Prijs:  100% Gratis facturatie module

(voorheen was de brandnaam DigiBTW)

DigiBoox maakt boekhouden moeiteloos met zijn gebruiksvriendelijke en slimme software. De aantrekkelijke en functionele layout helpt je om stressvrij je professionele facturen snel te maken. Praktische oplossingen voor snelle betalingen door je klanten.

Later kun je overstappen naar de betaalde versie en zelf de boekhouding eenvoudig regelen.

Dus ... Stel je voor: "Ja, ik wil moeiteloos en gratis mijn facturen maken met DigiBoox!"

Test DigiBoox Gratis

2.  e-Boekhouden.nl 

Ons oordeel:  Populairste software onder starters

Review: 9,4 (1361+ beoordelingen)

Prijs:  Alleen gratis voor startende ondernemers voor de eerste 15 maanden. Daarna vanaf €9,95 per maand beperkt tot 240 boekingen per jaar.

De perfecte facturatie-oplossing voor startende zzp'ers. Met de gebruiksvriendelijke interface maak je eenvoudig facturen aan, koppel je je bankrekening en in je snel het geld bij je klanten.

De software integreert moeiteloos met facturatie van webshops en externe systemen, en biedt automatische bankkoppelingen en de handige Mail & Herken-functie.

Startende ondernemers profiteren van de 15 maanden gratis toegang, zodat je zonder kosten kunt ervaren hoe efficiënt en overzichtelijk je facturatie (en boekhouding) kan zijn. Ontdek de rust en tijdsbesparing die duizenden zzp'ers al ervaren.

Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

Test Gratis e-Boekhouden.nl

3. MoneyBird

Ons oordeel:  Beste voor (ICT-) consultants

Review: 8.6 (820+ beoordelingen)

Prijs:  Gratis bij max 10 transacties, dus goed voor ZZP'ers die alleen enkele facturen maken.

Gebruiksvriendelijkste facturatieprogramma voor zzp’ers, die je kan uitbreiden met complete en geautomatiseerde administratie. Het is handig in gebruik, vooral door de eigen bankintegratie. Hierdoor heb je geen dure bankrekening meer nodig, wat uniek is. Het is populair bij online bedrijven en webontwikkelaars, die het vaak aanraden omdat de integratie met webshops en betaalsystemen snel en eenvoudig is voor facturatie. Een teken dat het facturatieproces super eenvoudig is voor een consultant.

Dus waar wacht je nog op kostenreductie? "Ja, ik wil mijn facturen zorgeloos regelen met MoneyBird!"

Test MoneyBird Gratis

4. Rompslomp

Ons oordeel:  Beste voor simpele facturatie

Review: 8.8 (505+ beoordelingen)

Prijs:  Volledig Gratis Facturen Maken

Let op: De meeste zzp'ers hebben meer nodig dan een simpele factuur. Als je het eenvoudig kan houden dan is Rompslomp een uitstekende partner. Zolang je alleen de facturatie module 'aanschaft' betaal je voor dit programma helemaal niks. Je kunt voor precies 0 euro onbeperkt facturen versturen, betalingen bijhouden en zelfs of offertes maken. Ook kun je dit programma koppelen met je iDEAL-betalingen. Rompslomp kent bovendien een handige bonnetjes en facturen scan app. Verder is het beperkt in de integratie met andere type software. Hier is het hoe het werkt: "Ja , ik wil Rompslomp testen"

Gratis Testen Rompslomp 

5. Jorrt

Ons oordeel:  Beste voor gratis factuur maken met een glimlach

Review: 8.8 (505+ beoordelingen)

Prijs:  Gratis Module Facturen Maken

Jortt betekent je boekhouding automatiseren. En dat begint met je uitgaande facturen naar je klanten toe. Professioneel uiterlijk. De facturen bevatten een QR-code en dus ook een iDEAL link. Het is bewezen dat de klanten veel sneller betalen. Vaak dezelfde dag. Dit is natuurlijk belangrijk voor je positieve geldstromen waardoor je ruimte hebt om je kosten te betalen en te investeren. Jortt wil vooral de jonge, moderne mensen aanttekken (is mijn oberservering).

Ben jij het? Kies dan:  "Ja, ik wil facturen maken met een glimlach!"

Test Jortt 

Codetaal voor snellere facturatie

UBL is een XML bestand dat alle gegevens op de factuur in codetaal omzet. Zo kun je de factuurdata van het ene boekhoudprogramma naar het andere boekhoudprogramma sturen, zonder dat je er handmatig iets mee hoeft te doen. Dit komt allemaal omdat het XML bestand vol staat met computercodes. Die codes zijn direct door elk boekhoudprogramma te herkennen.

Hoe werkt het sturen van een e-factuur in de praktijk?

Met een e-factuur wordt alle informatie dus 1-op-1 doorgeven van computer naar computer zonder dat je ook maar iets hoeft te doen. Nog niet helemaal duidelijk? Dat snappen we helemaal, het is ook best ingewikkeld. We geven je een voorbeeld ter verduidelijking van wat een e-factuur nou precies kan ten opzichte van een normale factuur.

• Stel dat je een normale factuur maakt in jouw boekhoudprogramma. Deze stuur je dan in veel gevallen per e-mail naar je klant. Je klant moet zijn e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens in zijn boekhoudprogramma verwerken. Dit zijn nogal wat stappen die genomen moeten worden voordat er eindelijk tot een betaling wordt overgegaan. In tegenstelling tot wanneer je een e-factuur maakt.
• Stel dat jij een e factuur maakt in jouw boekhoudprogramma, dan kan die e- factuur dus direct verzonden worden naar het boekhoudprogramma van je klant. Die hoeft op zijn beurt alleen maar zijn boekhoudprogramma te openen om de factuur te bekijken en kan direct tot een betaling overgaan. Je ziet dat er nu een heleboel stappen worden overgeslagen.

Wat zijn de voordelen van een e-factuur?

Er zitten een hoop voordelen aan het gebruik van e-facturen. We zetten ze even voor je op een rij.

Minder handmatig werk

Allereerst valt alles wat voorheen handmatig moest gebeuren weg. Je hoeft niks meer te downloaden of te uploaden. Je hoeft de factuur niet te scannen of door te sturen naar een accountant. Alles gaat automatisch. Dit scheelt een hoop tijd en geld voor zowel de sturende als de ontvangende partij van de e-factuur.

Snellere betalingen

Omdat er zoveel tussenstappen wegvallen wordt een factuur vaak veel sneller betaald. Niet alleen vallen er bij jou namelijk stappen weg, maar ook bij de ontvanger van de factuur. Zelfs als de ontvanger pas na 5 werkdagen het boekhoudprogramma opent en de factuur ziet staan is deze vaak nog sneller betaald dan bij een gewone factuur. Gemiddeld duurt het betalen van een factuur zo’n 16 dagen. Bij een e-factuur is dit gemiddeld slechts 3 dagen. Dat scheelt nogal!

Beter overzicht in je administratie

Verder heb je door het gebruik van e facturen met UBL zowel als verzender als ontvanger real time overzicht op de administratie omdat de vertraging van het handmatig inboeken verdwenen is.

Geen fouten meer in de factuur

Een ander voordeel van het op deze manier factureren is dat de ontvanger van de factuur zeker weet dat er geen fouten in de factuur zitten. De UBL factuur wordt namelijk automatisch uitgestuurd door jouw boekhoudprogramma en ingelezen in zijn/haar boekhoudprogramma zonder tussenkomst van mensen, en dus zijn tikfouten onmogelijk.

Is mijn bedrijf wel groot genoeg voor het versturen van e-facturen?

E-facturen zijn niet alleen maar geschikt voor grote multinationals. Overheid stelt het zelfs als voorwaarde ook al ben je 'klein'. Elk bedrijf kan ermee werken. Zelfs een beginnend zzp’er kan met e-facturen aan de slag. Het enige wat je nodig hebt om te beginnen met e-facturatie is een boekhoud- of factuurprogramma dat deze manier van factureren ondersteund. Vaak wordt dit een “UBL-ready” functie genoemd. Wat betreft eisen en richtlijnen e-facturatie: dit verschilt in wezen niet veel van ‘reguliere facturen’. Dezelfde gegevens die op een ouderwetse factuur staan, moeten ook teruggezien worden op e-facturen.

Genoeg redenen om te starten?

Er zijn een heleboel redenen te noemen om te beginnen met e-facturatie. Het werken met e-facturen is een grote stap in het moderniseren van je bedrijf. Het gaat sneller en is accurater dan het versturen van ‘normale’ facturen. Eén van de grootste voordelen van het uitschrijven van e-facturen is dat de betaling een stuk sneller gaat. Gemiddeld wordt een betaling met een e-factuur binnen 3 dagen gedaan. Dankzij die snelle betaling houd jij maar ook je klant een perfect overzicht over de administratie. Je ziet precies welke facturen er al betaald zijn en welke facturen je zelf nog moet betalen. Je kunt op 2 manieren werken:

• via online boekhoudprogramma's
• via facturatiesoftware

Vraag voordat je e-facturen gaat sturen even aan de klant of hij/zij het ermee eens is dat er een e-factuur gestuurd wordt. Als jullie er samen zijn uitgekomen zal je zien dat je nooit meer terug wilt naar het versturen via de ouderwetse weg. Je hebt wel meer te doen, ondernemen bijvoorbeeld.

Laatste update: 16 december 2020 door redactie / Elma de Bruijn

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van softwarevergelijkers. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.