E-facturen en UBL-facturen: minder werk, minder fouten, snellere betalingen| ZZP & MKB

E-factuur en UBL factuur: wat is dat nou precies? 

Een e-factuur is een elektronische factuur die volgens een bepaald formaat is opgebouwd, zodat deze automatisch uitgelezen kan worden door verschillende factuur- of boekhoudprogramma’s. Het e-factuur is ontwikkeld door het Ministerie van Economische Zaken. Het standaard formaat voor een e-factuur is UBL. Dit betekent: Universal Business Language..

Laatste update: 25 augustus 2026 door Elma de Bruijn, boekhouder

Redactionele Disclaimer: Elma de Bruijn, ondernemer en boekhouder, test en beoordeelt software met een 3-stappenmethode. Ze ontvangt commissie bij aankopen via links, wat gratis content via deze site voor kleine ondernemingen mogelijk maakt. Lees hier haar beoordelingsmethode. 

Wat is een UBL-factuur? (En is dat hetzelfde als een e-factuur?)

Een UBL-factuur is een e-factuur in het standaardformaat UBL (Universal Business Language): een XML-bestand waarin elke factuurregel als code is vastgelegd, zodat het boekhoudprogramma van je klant de factuur automatisch inleest. Dus zonder overtypen, zonder fouten. In de praktijk zijn 'e-factuur' en 'UBL-factuur' dus hetzelfde: UBL is simpelweg de taal waarin de e-factuur is geschreven. Een PDF is géén e-factuur, ook niet als je hem mailt.

Gebruikt elk facturatie of boekhoudsoftware een e-factuur?

Nee, en dit is een valkuil: een PDF versturen is géén e-facturatie, ook niet als je het mailt.

Check dus altijd of je pakket UBL-ready is: kan het e-facturen maken, versturen én ontvangen? Vaak moet je ook nog een vinkje aanzetten bij je factuursjabloon. De volgende pakketten kunnen dat, en heb ik zelf getest. Eerst de (beperkt) gratis opties voor zzp'ers, daarna de kansen voor MKB.

De top 5 (beperkt gratis, voor zzp'ers) 

De volgende online factuursoftware zijn (beperkt) GRATIS. Bijzonder geschikt voor ZZP'ers. Daarna volgen d de kansen voor MKB.

1. DigiBoox - Beste voor ZZP die misschien later boekhoudsoftware gebruikt

Gratis factuur maken, inclusief UBL  De facturatiemodule staat los van het boekhoudprogramma, dus je kunt klein beginnen en later doorgroeien.  Dus stel je voor: "Ja, ik wil moeiteloos mijn facturen regelen met DigiBoox!"

2. e-Boekhouden.nl - Beste voor starters

Verstuurt je factuur met één klik als PDF én UBL-bestand tegelijk — je klant kiest zelf wat hij verwerkt. Als starter krijg je 15 maanden gratis toegang tot het complete programma.  Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

3. MoneyBird - Beste voor (ICT-)consultants

"Een verademing in vergelijking met andere systemen", zei een klant. Gratis bij enkele facturen per maand, en e-facturen versturen én automatisch inlezen zit erin — ideaal voor consultants die maandelijks aan zakelijke klanten factureren.  Ontdek waarom het kan werken voor jou: Ja, ik wil mijn facturatie regelen met MoneyBird!"

4. Rompslomp.nl - Beste voor Simpele Facturatie

De facturatiemodule is volledig gratis: onbeperkt facturen, offertes en betalingen bijhouden, met iDEAL-koppeling en een handige scan-app voor inkomende bonnetjes en facturen. Hier is het hoe het werkt: "Ja , ik wil Rompslomp testen"

5. Jortt - Beste voor facuur maken met een glimlach 

Gratis onbeperkt facturen en offertes, met QR-code en iDEAL-link op de factuur — klanten betalen vaak dezelfde dag. Automatiseren is key bij Jortt.  Stel jezelf als modern mens voor, en besluit:  "Ja, ik wil slim facturen met Jortt"

Het fijne is dat je terwijl je aan het uitzoeken bent wat jouw favoriete administratie werkwijze is je jouw klanten gewoon mooie, professionele facturen blijft sturen. Zij hebben dus niet in de gaten dat jij niet in het bezit bent van een gratis facturatieprogramma, boekhoudprogramma  in excel of anders. En wanneer jij eenmaal je draai hebt gevonden zal je merken dat facturatie een stuk makkelijker wordt met software.

Voor MKB'er zijn de volgende online facturatie opties

Een aantal opties die anders zijn dan de standaard top 5.

• Partners van Exact Online: samen sta je sterker
• Snelstart voor ambiteuze MKB: binnen 1 minuut een factuur maken
  
• Zenvoices vooral voor inkoopfacturen
• Plug & Pay: betaalpagina met facturatie die je omzet exponentieel laat groeien
• Membirds: voor abonnementen en memberships (met of zonder online trainingen)

Codetaal voor snellere facturatie

UBL is een XML bestand dat alle gegevens op de factuur in codetaal omzet. Zo kun je de factuurdata van het ene boekhoudprogramma naar het andere boekhoudprogramma sturen, zonder dat je er handmatig iets mee hoeft te doen. Dit komt allemaal omdat het XML bestand vol staat met computercodes. Die codes zijn direct door elk boekhoudprogramma te herkennen.

Hoe werkt het sturen van een e-factuur in de praktijk?

Met een e-factuur wordt alle informatie dus 1-op-1 doorgeven van computer naar computer zonder dat je ook maar iets hoeft te doen. Nog niet helemaal duidelijk? Dat snappen we helemaal, het is ook best ingewikkeld. We geven je een voorbeeld ter verduidelijking van wat een e-factuur nou precies kan ten opzichte van een normale factuur.

• Stel dat je een normale factuur maakt in jouw boekhoudprogramma. Deze stuur je dan in veel gevallen per e-mail naar je klant. Je klant moet zijn e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens in zijn boekhoudprogramma verwerken. Dit zijn nogal wat stappen die genomen moeten worden voordat er eindelijk tot een betaling wordt overgegaan. In tegenstelling tot wanneer je een e-factuur maakt.
• Stel dat jij een e factuur maakt in jouw boekhoudprogramma, dan kan die e- factuur dus direct verzonden worden naar het boekhoudprogramma van je klant. Die hoeft op zijn beurt alleen maar zijn boekhoudprogramma te openen om de factuur te bekijken en kan direct tot een betaling overgaan. Je ziet dat er nu een heleboel stappen worden overgeslagen.

Wat zijn de voordelen van een e-factuur?

Er zitten een hoop voordelen aan het gebruik van e-facturen. We zetten ze even voor je op een rij.

Minder handmatig werk

Allereerst valt alles wat voorheen handmatig moest gebeuren weg. Je hoeft niks meer te downloaden of te uploaden. Je hoeft de factuur niet te scannen of door te sturen naar een accountant. Alles gaat automatisch. Dit scheelt een hoop tijd en geld voor zowel de sturende als de ontvangende partij van de e-factuur.

Snellere betalingen

Omdat er zoveel tussenstappen wegvallen wordt een factuur vaak veel sneller betaald. Niet alleen vallen er bij jou namelijk stappen weg, maar ook bij de ontvanger van de factuur. Zelfs als de ontvanger pas na 5 werkdagen het boekhoudprogramma opent en de factuur ziet staan is deze vaak nog sneller betaald dan bij een gewone factuur. Gemiddeld duurt het betalen van een factuur zo’n 16 dagen. Bij een e-factuur is dit gemiddeld slechts 3 dagen. Dat scheelt nogal!

Beter overzicht in je administratie

Verder heb je door het gebruik van e facturen met UBL zowel als verzender als ontvanger real time overzicht op de administratie omdat de vertraging van het handmatig inboeken verdwenen is.

Geen fouten meer in de factuur

Een ander voordeel van het op deze manier factureren is dat de ontvanger van de factuur zeker weet dat er geen fouten in de factuur zitten. De UBL factuur wordt namelijk automatisch uitgestuurd door jouw boekhoudprogramma en ingelezen in zijn/haar boekhoudprogramma zonder tussenkomst van mensen, en dus zijn tikfouten onmogelijk.

Waar gebruik je UBL-facturen nog meer voor?

UBL is breder dan facturen alleen. Dezelfde codetaal werkt voor offertes, orderformulieren, je inkoopadministratie en zelfs webshopverkopen. Begin je met UBL-facturen versturen, dan wisselen jouw boekhoudprogramma en dat van je klant direct gegevens uit. Klantgegevens worden automatisch ingevuld, aan beide kanten. Zelfs als jullie twee totaal verschillende pakketten gebruiken: ze spreken elkaars taal.

Betere liquiditeit door hergebruik van gegevens

Omdat UBL een vaste structuur heeft, hergebruik je onderdelen moeiteloos: je orderformulier wordt met een paar klikken een factuur, zonder omzetsoftware of overtypen. Het grootste effect zit in je portemonnee: een UBL-factuur wordt gemiddeld binnen 3 dagen betaald, tegenover 16 dagen voor een gewone factuur. Dat verschil vóel je in je liquiditeit. En het scheelt fouten in de boekhouding, want er komt geen mens meer tussen verzenden en inboeken.

Is mijn bedrijf wel groot genoeg voor het versturen van e-facturen?

E-facturen zijn niet alleen maar geschikt voor grote multinationals. Overheid stelt het zelfs als voorwaarde ook al ben je 'klein'. Elk bedrijf kan ermee werken. Zelfs een beginnend zzp’er kan met e-facturen aan de slag. Het enige wat je nodig hebt om te beginnen met e-facturatie is een boekhoud- of factuurprogramma dat deze manier van factureren ondersteund. Vaak wordt dit een “UBL-ready” functie genoemd. Wat betreft eisen en richtlijnen e-facturatie: dit verschilt in wezen niet veel van ‘reguliere facturen’. Dezelfde gegevens die op een ouderwetse factuur staan, moeten ook teruggezien worden op e-facturen.

E-facturatie wordt verplicht: wat betekent dat voor jou als zzp'er?

Dit is geen ver-van-je-bed-show meer. De EU heeft in 2025 het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) aangenomen: voor zakelijke facturen tussen EU-landen wordt e-facturatie in UBL-formaat de verplichte norm, en lidstaten mogen het ook binnenlands verplicht stellen. Verschillende landen zijn daar al mee bezig. Nederland bereidt zich voor; een exacte binnenlandse datum is er nog niet, maar de richting is helder: de standaard PDF-factuur gaat verdwijnen.

Moet je nu in paniek overstappen? Nee. Maar het is wél de reden om bij je volgende softwarekeuze 'UBL-ready' als harde eis mee te nemen> Hierdoor is de verplichting straks voor jou een zorgeloze gebeurtenis in plaats van een verhuizing. naar ander software Wie nu al e-factureert, merkt er straks niets van (behalve dat je al jaren sneller betaald wordt).

Genoeg redenen om te starten?

Er zijn een heleboel redenen te noemen om te beginnen met e-facturatie. Het werken met e-facturen is een grote stap in het moderniseren van je bedrijf. Het gaat sneller en is accurater dan het versturen van ‘normale’ facturen. Eén van de grootste voordelen van het uitschrijven van e-facturen is dat de betaling een stuk sneller gaat. Gemiddeld wordt een betaling met een e-factuur binnen 3 dagen gedaan. Dankzij die snelle betaling houd jij maar ook je klant een perfect overzicht over de administratie. Je ziet precies welke facturen er al betaald zijn en welke facturen je zelf nog moet betalen. Je kunt op 2 manieren werken:

• via online boekhoudprogramma's
• via facturatiesoftware

Vraag voordat je e-facturen gaat sturen even aan de klant of hij/zij het ermee eens is dat er een e-factuur gestuurd wordt. Als jullie er samen zijn uitgekomen zal je zien dat je nooit meer terug wilt naar het versturen via de ouderwetse weg. Je hebt wel meer te doen, ondernemen bijvoorbeeld.

Veelgestelde vragen

Is een UBL-factuur hetzelfde als een e-factuur?

In de praktijk wel. Een e-factuur is de factuur die automatisch door boekhoudsoftware wordt ingelezen; UBL is het standaardformaat waarin die factuur is opgebouwd. Elke UBL-factuur is dus een e-factuur en als iemand 'e-factuur' zegt, bedoelt hij vrijwel altijd het UBL-formaat. Een PDF is géén van beide.

Kan ik een UBL-factuur maken in Word of Excel?

Nee. Een UBL-factuur is een XML-codebestand, geen document. Je hebt er een UBL-ready factuur- of boekhoudprogramma voor nodig (of een omvormer). Dat maakt de code automatisch voor je aan terwijl jij gewoon een normale factuur invult.

Wordt e-facturatie verplicht?

Ja, stapsgewijs. Voor zakelijke facturen tussen EU-landen wordt het de norm (ViDA-pakket); voor facturen aan de Rijksoverheid is het nu al verplicht. Een datum voor binnenlandse zzp-facturen is er nog niet, maar UBL-ready software kiezen betekent dat je er klaar voor bent.