Van bankkoppeling naar wallet

Met een bankkoppeling heb je snel overzicht. Betalingen komen netjes binnen en je vindt ze later makkelijk terug. Maar soms betaalt een klant via een wallet. Stel dat je een opdracht afrondt en de betaling komt binnen in Shiba coin. Dan heb je geen traditioneel bankafschrift, terwijl je administratie wel controleerbaar moet zijn.

Waarom een wallet anders werkt dan je bank

Op een bankafschrift staan vaak een naam, een rekeningnummer en een omschrijving. Bij crypto zie je vooral adressen en een transactiecode. Dat is prima als bewijs, maar je moet het wel goed vastleggen. Anders weet je over een paar maanden niet meer welke betaling bij welke factuur hoort.

Ook een digitale bewaarplicht

De Belastingdienst verwacht dat je administratie controleerbaar is. Daarbij hoort dat je facturen en bijlagen bewaart. Voor de btw geldt meestal een bewaarplicht van 7 jaar. Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen, dus digitaal blijft digitaal.

Zo maak je een wallet betaling controleerbaar

Begin bij je factuur. Daarop staat wat je levert, aan wie, wanneer en voor welk bedrag in euro’s. Bewaar daarna ook de gegevens van de betaling. Denk aan je ontvangstadres, de datum en tijd, het ontvangen aantal coins, eventuele transactiekosten en de transactie-ID (hash). Met die ID kun je de betaling altijd terugvinden op de blockchain. Veel wallets laten je een export maken, bijvoorbeeld als CSV of PDF. Sla dat op bij de factuur. Zo heb je een soort ‘wallet afschrift’ dat je kunt laten zien als iemand vragen stelt.

Waarde in euro’s

Voor je boekhouding en btw-aangifte reken je de omzet om naar euro’s. De Belastingdienst geeft aan dat je crypto omzet omzet naar euro’s volgens de meest gebruikte koers. Kies één koers bron en houd dezelfde werkwijze aan voor alles. Noteer de euro waarde die je gebruikt en bewaar een korte onderbouwing, zoals een opgeslagen koerspagina of een export waarin de koers staat.

Wat marketcap zegt over schommelingen

Sommige coins schommelen sterker dan andere. In je administratie merk je dat bij het vastleggen van de eurowaarde. De marketcap wordt vaak gebruikt om de grootte van een coin te duiden: grof gezegd prijs keer het aantal coins. Bij een lagere marketcap kan de prijs sneller bewegen als er relatief weinig handel is.

Eén dossier per betaling

Als je factuur, transactie-export en koers vastlegging bij elkaar bewaart, heb je één logisch dossier. Dan kun je later nog terugzien welke opdracht erbij hoort en waarom je precies die eurowaarde hebt geboekt.