Verenigingen administratie en stichtingen

De administratie van verenigingen of stichtingen is nét even anders dan die van een bedrijf. Toch is het noodzakelijk om dit tijdig te doen om geld binnen te halen en kosten te besparen. In dit artikel wordt uitgelegd wat de beste stappen zijn om zo min mogelijk werk te hebben en tegelijkertijd aan de eisen te voldoen.

Heeft je vereniging of stichting een ANBI-status? Ontdek hier Informer, het gratis online boekhoudprogramma speciaal voor jullie.

Start met Informer

Laatste update: 24-07-2024 door Elma de Bruijn

Hoe verenigingen hun financiële administratie opzetten?

Veel verenigingen zetten hun financiële administratie op met boekhoudsoftware waarin hun ledenadministratie ook zit:

PS 1. Online boekhouden met e-Boekhouden is zelfs 15 maanden gratis na oprichting van vereniging of stichting

PS 2. Penningmeesters zijn ook blij met Informer, gratis bij een ANBI status.

Of dit de juiste wijze is voor jouw vereniging of stichting laat ik je zien in dit artikel:

1. Waarom zou je in een Excel klungelen als je sneller klaar bent met administratiesoftware?
2. Boekhouding van een vereniging of stichting anders dan voor een onderneming
3. Verschillen tussen een vereniging of stichting
4. Hoe doe je deze administratie?
5. Waar moet je aan voldoen (jaarrekening, bewaarplicht etc)?

Wens je succes met het voorzetten van jullie vereniging of stichting. Er zit vast een mooi doel achter.  

Waarom zou je in een Excel klungelen als je sneller klaar bent met administratiesoftware?

"Het is goedkoop", zeggen de meeste. Ik heb 2 tegenargumenten voor jou:

• Gemiste inkomsten door slechte ledenadministratie is een veel voorkomend probleem. Excel wordt dus duurkoop.
• Voldoen aan boekhouding-eisen gaat makkelijker met speciale software. Meestal krijg je extra hulp op vragen die je niet op internet vindt.

Herkenbaar? Tip: Probeer de financiële administratie software uit door een gratis testaccount te openen. Stel vervolgens al je vragen aan hun helpdesk! Dat voorkomt een hoop gezoek in Google. Waarom ik adviseer online boekhoudsoftware met relatiebeheer voor verenigingen en stichtingen? Hieronder volgt content waardoor je het beter gaat begrijpen.

De boekhouding van een vereniging of stichting

Heerlijk dat potje voetbal op zondagochtend. Of wat fijn om met je mede-initiatiefnemers een stichting op te richten ten behoud van het erfgoed van je woonplaats. Verenigingen en stichtingen zijn voor veel mensen onderdeel van het dagelijkse leven. Om de vereniging of stichting levend te houden is het natuurlijk van groot belang dat er geen problemen bestaan in het financieel beleid. En daar komt de boekhouding om de hoek kijken. Je kunt het handmatig doen,  in een Excel sheet, maar meestal kost extra veel aandacht en wordt er regelmatig geld vermist. Ledenadministratie software is een veel beter antwoord, zoals met:

Anders dan van een onderneming

De boekhouding van een vereniging of stichting is wat anders dan een boekhouding van een onderneming. Waar bij een onderneming het leveren van goederen of diensten centraal staat, is dat bij een stichting het realiseren van een bepaald (sociaal)doel en bij een vereniging een activiteit. Zowel verenigingen als stichtingen bestaan niet om winst te maken, dit wil een onderneming natuurlijk wel. Ze bestaan om hun eigen doelen na te streven of activiteiten uit te oefenen. Het is daarbij van belang dat de mensen zich er thuis voelen en ze goed georganiseerd zijn.

Ze bestaan om hun eigen doelen na te streven zonder geld zorgen. Goede administratie is essentieel!

Een zuivere, goed kloppende boekhouding is de sleutel in het financieel gezond houden van je vereniging of stichting en het is fijn als het een beetje makkelijk gemaakt wordt. Dit stuk kan elke beginner een beetje houvast geven bij het doen van de boekhouding van een verenging of stichting. Allereerst gaan we eens kijken wat het verschil is tussen een vereniging en stichting. Daarna leggen we uit, wat er allemaal bij de financiële administratie van beide rechtsvormen komt kijken, want die is zogezegd anders dan die van een normale onderneming.

De verschillen tussen een vereniging of stichting

Een vereniging en stichting lijken in veel gevallen erg op elkaar. Toch zijn er wat zaken die bij de ene rechtsvorm wat anders liggen dan bij de ander. Heel in het kort zijn dit de belangrijkste verschillen of nadelen en voordelen tussen verenigingen en stichtingen:

• Een vereniging heeft leden, een stichting niet.
• Een vereniging heeft een algemene ledenvergadering, iets wat een stichting niet heeft.
• Verenigingen mogen geen geld uitkeren aan bestuur, oprichters en leden.
• Een stichting moet verplicht via de notaris worden opgericht en bij de Kamer van Koophandel (KvK) worden ingeschreven.
• De aansprakelijkheid van bestuurders verschilt per organisatievorm.

In veel opzichten is de boekhouding van de vereniging of stichting gelijk. De leden maken echter een groot verschil. Als er veel leden zijn wordt de boekhouding van een vereniging een stuk ingewikkelder.

Leden

Een vereniging heeft te maken met leden, soms wel honderden. De leden betalen contributie en kiezen het bestuur. Een goede ledenadministratie is dus van groot belang. Sterker nog, het is wettelijk verplicht om je ledenadministratie goed op orde te hebben. Let er goed op dat je bij ledenadministratie voldoet aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (de AVG). Die AVG zorgt ervoor dat je veel meer documenten moet aanmaken dan voordat de wet inging. Extra veel papierwerk dus, dat goed geordend moet blijven. Er zijn veel mensen die denken dat boekhouden prima kan in het programma Excel. Ik geef toe, met dat programma kom je een heel eind. Vooral als je een kleine vereniging bent. Maar heb je meer dan 10 leden dan heb al je zoveel meer met de hand in te voeren dat je alleen nog maar bezig bent met het maken van Excel sheets in plaats van waar je het allemaal voor doet: het verenigingsleven. Een ander gevaar van het aanmodderen in Excel is dat je ledenadministratie zo’n rommeltje wordt dat je zelfs inkomsten mist van niet betalende leden. Dit gebeurt vaker dan je denkt. Conclusie: iedere vereniging met leden heeft een goede, overzichtelijke financiële boekhouding met ledenadministratie nodig. Daarom gebruiken veel penningmeesters software die hiervoor geschikt zijn, zoals:

Wie is verantwoordelijk

Bij een vereniging of stichting zal vaak de gekozen penningmeester de administratie doen. Hij/zij beheert de financiën van de vereniging of stichting en zal zich moeten verantwoorden tegen de rest van het bestuur door een jaarrekening te tonen. Dit betekent niet dat de penningmeester de enige verantwoordelijke is voor een correcte boekhouding, het hele bestuur is verantwoordelijk.

Begroting 

Elk jaar moet het bestuur van de vereniging een begroting maken waarin ze een voorspelling doen over welke uitgaven het komende jaar gedaan worden en hoe ze aan het geld komen dat die uitgaven bekostigd. De verwachte uitgaven en inkomsten voor een bepaalde tijd op een rij gezet dus. Hoewel het hier gaat om een verwachting, doe je er goed aan om hier kritisch naar te kijken en precies te werk te gaan. Dat scheelt later een hoop tijd.

Balans 

Binnen zes maanden na afloop van een boekjaar moet een balans opgemaakt worden. Dat is niet alleen verplicht maar ook handig voor je eigen inzicht. Hoe mooi je begroting er namelijk ook uitziet, in de praktijk gebeurt het vaak dat de zaken nét iets anders liggen. Misschien hebben sommige leden een betaalachterstand van de contributie opgelopen, of is er merchandise blijven liggen waarvan je had gedacht dat het verkocht zou worden. Misschien is er wel winst gemaakt. Dan kan de vraag rijzen “Mag een vereniging winst maken?”. Ja dat mag, maar in dit geval moet aangetoond worden dat die winst niet wordt uitgekeerd aan leden of personen maar gebruikt wordt voor het doel van de vereniging. Het doel van de balans is inzicht te geven in de bezittingen en schulden van de vereniging of stichting.

Een staat van baten en lasten 

Naast een begroting en een balans moet je van de wet als vereniging of stichting een staat van baten en lasten bijhouden. Hoewel je als vereniging of stichting geen commerciële doelen nastreeft moeten er natuurlijk wel inkomsten binnenkomen om de uitgaven te kunnen betalen. De uitgaven moeten gebaseerd zijn op het laten voortbestaan van de vereniging. Zo geeft een volleybalvereniging bijvoorbeeld geld uit aan de huur van een sporthal en heeft een muziekvereniging geld nodig om instrumenten te kunnen kopen. Ondanks het feit dat een vereniging niet bestaat om winst te maken, kan het natuurlijk wel zo zijn dat er toch meer binnenkomt dan er uitgegeven wordt. In dat geval dient de winst niet uitgekeerd te worden aan leden of personen maar geïnvesteerd te worden in benodigdheden voor het voortbestaan van de vereniging of stichting. Het bestuur van zowel een vereniging of stichting krijgt dus geen deel van de eventueel gemaakte winst. Wel mogen zij hun onkosten berekenen.

Hoe doe je deze administratie?

Veel verenigingen en stichtingen hangen aan elkaar van vrijwilligerswerk. In mijn optiek is Excel dan geen optie. Het is te tijdrovend. Kans is groot dat ledenadministratie niet klopt met de betalingen. Administratie zwerft over meerdere huizen heen. Het is beter een compleet administratiesoftware is onderzoeken. Wat veel gebruikt wordt is:

Tenslotte waar je ook aan moet voldoen is...

Wat zijn de eisen voor de administratie?

Jaarrekening 

Elk jaar moet de penningmeester met een jaarrekening komen waarin duidelijk staat beschreven hoe het afgelopen boekjaar er financieel heeft uitgezien, voorzien van een duidelijke toelichting. De jaarrekening moet door ieder bestuurslid ondertekend worden en in het geval van een stichting moet tevens elk lid van het toezichthoudend orgaan ondertekenen. Niet alleen is de jaarrekening voor het bestuur belangrijk om in te zien, ook sponsors en geldverstrekkers willen graag weten waar hun geld naartoe is gegaan elk jaar. Het is dus belangrijk om goed voor de dag te komen en duidelijkheid te scheppen.

Bewaarplicht

Alle administratie van een vereniging of stichting moet maar liefst 7 jaar bewaard worden. Dus alle bonnetjes, financiële aantekeningen, controleberekeningen, bankafschriften, overeenkomsten, agenda’s, correspondentie, software en databestanden. Het zijn tientallen (en misschien zelfs veel meer) mappen vol met documenten die 7 jaar in de opslag moeten blijven staan. Je moet ze namelijk kunnen tonen wanneer de Belastingdienst erom vraagt. (Zie het kopje medewerkingsplicht hieronder). Het is dus handig om al die documenten, afschriften en bonnetjes online op te slaan. Dit scheelt je een hoop ruimte en het is een stuk makkelijker om iets terug te zoeken. In plaats van alle mappen van 7 jaar door te bladeren kun je met een simpele zoekfunctie vinden wanneer iemand lid is geworden of wanneer dat ene etentje met het team nou ook alweer plaatsvond. Wanneer deze gegevens digitaal zijn opgeslagen is het niet meer nodig deze fysiek te bewaren…. (en dat het rondzwerft binnen meerdere huizen als er meerdere penningmeesters zijn).

Medewerkingsplicht 

Naast de bewaarplicht bestaat er ook zoiets als de medewerkingsplicht bij controle door de Belastingdienst. Zij kunnen hierdoor informatie krijgen over de stichting of vereniging ten behoeve van de belastingheffing. Voldoe je niet aan je administratieplicht, bewaarplicht of medewerkingsplicht dan stelt de Belastingdienst vast hoe hoog de omzet van je vereniging of stichting geweest moet zijn en kunnen ze dit naheffen.

Sub-administraties

Niet wettelijk verplicht maar soms wel handig is het aanmaken van sub-administraties. De opbrengsten vanuit sponsoring zijn anders dan de opbrengsten uit het ledengeld bijvoorbeeld. Om verwarring te voorkomen en te zorgen dat alles goed uitgelegd wordt in de jaarrekening is het handig om die sub-administraties aan te maken. Je moet als vereniging of stichting dus aan nogal wat voorwaarden voldoen om aan de wettelijke eisen tegemoet te komen en dan zijn er per vereniging of stichting misschien nog wel andere aspecten die je graag aan je boekhouding wilt toevoegen. Vooral voor grote verenigingen met veel leden kan dat nogal een gedoe zijn. Het gebeurt immers met grote regelmaat dat degene die de boekhouding doet bij de vereniging of stichting dit doet uit hobby of hart voor zijn vereniging en geen professionele boekhouder is. Deze vrijwilligers zijn van grote waarde en die wil je het natuurlijk graag zo makkelijk mogelijk maken. Daarmee voorkom je fouten en het scheelt de vrijwilliger een hele hoop extra uren. Een goed boekhoudprogramma is dan een geweldige uitkomst. Natuurlijk bestaan er een heleboel boekhoudprogramma’s voor bedrijven. Maar er bestaan ook online boekhoudprogramma’s die speciaal gemaakt zijn voor stichtingen en verenigingen. Die programma’s houden vaak automatisch al rekening met alle wetten en regelgeving waar aan voldaan moet worden. Er zijn programma’s te vinden waarbij de ledenadministratie bijvoorbeeld heel makkelijk wordt gemaakt. Mijn favoriet van deze ledenadministratie's is:

Gratis tijdens de opstart van je vereniging en stichting. Voordelen online software Bijvoorbeeld alle benodigde documenten archiveren voor het houden van een sponsorloop. Maar het belangrijkste van dit soort boekhoudprogramma’s is toch wel dat de boekhouding over het algemeen veel nauwkeuriger is. Dit scheelt in kosten en in tijd. Je komt er goed mee voor de dag wanneer je cijfers moet laten zien aan de Belastingdienst en je geldschieters en het scheelt zeeën van tijd. Tijd die je hard kunt gebruiken als vrijwilliger bij een vereniging of stichting.