13 tips voor startende ondernemers die je bedrijf maken of breken!
Het is natuurlijk altijd leuk om een eigen onderneming te starten, maar ook wel spannend, want gaat je bedrijf zo lopen als je in gedachten hebt?
Je moet het starten van een eigen bedrijf niet onderschatten. Er komt meer bij kijken dan je misschien denkt. Bijvoorbeeld: goede basiskennis boekhouden is belangrijk ook al besteed je je belastingzaken uit. Maar ook:
- Wat zijn de dingen waarop je moet letten en welke rechten en plichten heb je en voldoe je wel aan alle voorwaarden van een zelfstandige?
- Ga je de boekhouding zelf doen of besteed je het uit?
- Start je in een simpele excel template of start je je bdrijfsadministrate direct professioneel met een goedkoop boekhoudpogramma.
Misschien zie je door de bomen het bos niet meer en daarom zal ik voor jou stapsgewijs de meest belangrijke aandachtspunten op een rijtje zetten.
Waar begin je?
Als je een eigen bedrijf gaat starten, dan zal je ergens moeten beginnen, maar waar? Wat is nou het belangrijkste om het eerst te doen? Voordat je jouw bedrijf kunt inschrijven bij de Kamer van Koophandel moet je eerst een aantal dingen voor jezelf duidelijk hebben.
Het kiezen van een rechtsvorm
In Nederland hebben bedrijven een rechtsvorm, die rechtsvorm is van invloed op de aansprakelijkheid, maar ook op je belastingverplichtingen. Bij het kiezen van een rechtsvorm voor je bedrijf is het heel belangrijk om in je keuze mee te nemen dat deze rechtsvorm moet passen bij je ondernemingsplan,.
Natuurlijk kun je altijd de gekozen rechtsvorm in een later stadium wijzigen, echter dit geeft behoorlijk wat rompslomp. Je kunt dus beter van tevoren goed nadenken voordat je een definitieve beslissing neemt.
Veel startende ondernemers kiezen voor een eenmanszaak, omdat deze door één persoon wordt gedreven. Maar misschien sluiten jouw uitgangspunten beter aan bij een andere rechtsvorm.
P.S. een extra tip: zorg voor een goede algemene voorwaarden die aansluiten bij je rechtsvorm en soort bedrijf.
Het bedenken van een bedrijfsnaam
Het kiezen van een bedrijfsnaam kan best lastig zijn. Misschien heb je allerlei ideeën voor een bedrijfsnaam, maar is deze naam duidelijk en ligt hij makkelijk in het gehoor?
Een goede bedrijfsnaam is pakkend en benadrukt de boodschap van jouw bedrijf bij potentiële klanten. Je kunt natuurlijk ook je eigen naam als bedrijfsnaam nemen als je bijvoorbeeld een freelancer bent of een dienstverlener zoals ik.
Kan je dan zomaar een willekeurige naam verzinnen? Ja, maar je bent wel aan bepaalde regels gebonden. Zo mag de naam die jij wilt gebruiken niet teveel lijken op die van een concurrent. En een naam die misleidend is, mag ook niet.
Hoe kom je er dan achter dat de naam die jij wilt hanteren als bedrijfsnaam niet teveel lijkt op een bestaand merk? Je kunt de naam checken bij het merkenregister van het Benelux Bureau van Intellectuele Eigendom.
Het schrijven van een ondernemingsplan
Als startende ondernemer is het géén overbodige luxe om een ondernemingsplan te hebben. Door het schrijven van een ondernemingsplan heb je voor jezelf duidelijk wat je plannen zijn, tegen welke probleemsituaties je aan kunt lopen en hoe je tegenvallende periodes kunt aanpakken.
Mocht je geld willen lenen dan heb je ook een ondernemingsplan nodig, want een kredietverstrekker wil natuurlijk wel duidelijk hebben waarin hij met een lening investeert.
Je bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel
Eindelijk is het dan zover, nadat je een rechtsvorm en een bedrijfsnaam hebt gekozen en je een concreet ondernemingsplan hebt geschreven kun je naar de Kamer van Koophandel om je bedrijf in te schrijven.
Je moet hiervoor meestal een afspraak maken, maar steeds vaker kan het ook online. Ieder bedrijf in Nederland moet ingeschreven staan in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Aan het inschrijven bij de KvK zijn administratiekosten verbonden.
Vergeet niet je paspoort mee te nemen naar de afspraak, want je gegevens moeten worden gecontroleerd voordat je bedrijf definitief ingeschreven kan worden. De KvK maakt bij de Belastingdienst melding van de inschrijving van je bedrijf.
Door de Belastingdienst krijg je een BTW nummer toegewezen (als je BTW-plichtig bent), dit is je Burgerservicenummer met daarachter een toevoeging.
Let op: Ga je als ZZP’er aan de slag, dan heb je vanaf 1 mei 2016 een modelovereenkomst voor ZZP’er nodig, voorheen was dit de VAR verklaring. De Belastingdienst kan direct zien of iemand een schijnzelfstandige is en dus werkt in verkapt dienstverband.
De opdrachtgever moet in dit geval dan loonheffingen inhouden. Deze nieuwe modelovereenkomst moet het gesjoemel aanpakken.
Het opzetten van een administratie
Een administratie bijhouden is best saai en het is begrijpelijk dat je deze vervelende klus steeds naar achteren schuift. En hier gaat het dan ook bij behoorlijk wat ondernemers mis.
Toch is het heel erg belangrijk om een goede administratie op poten te zetten, maar ook up-to-date te houden
Waarom is een goede administratie zo belangrijk?
Ten eerste stelt de Belastingdienst allerlei eisen aan je, want wil je als zelfstandige ondernemer in aanmerking komen voor bepaalde belastingvoordelen dan moet je per jaar een minimum aantal uren (1225) in je eigen bedrijf werkzaam zijn.
Je moet deze uren aantoonbaar kunnen maken aan de fiscus. Het is dan ook handig een urenregistratie bij te houden.
Naast dat je verplicht bent om een urenregistratie bij te houden, heb je ook een bewaarplicht van 7 jaar op de basisgegevens van je administratie, op onroerende zaken zoals de huur van je bedrijfspand geldt een bewaarplicht van 10 jaar.
Daarnaast is een administratie ook een handig middel voor jezelf, want je hebt concreet hoe je er financieel voor staat. Welke facturen moet jijzelf nog betalen, welke facturen zijn er al voldaan door de klant en welke nog niet en welke klanten hebben de betalingstermijn overschreden en dienen een betalingsherinnering te krijgen? Online boekhouden helpt je hierbij snel, goed en voor weinig geld.
En zo zijn er nog wel meer punten op te noemen waarvoor het bijhouden van een administratie belangrijk is.
Waaruit bestaan de basisgegevens van een administratie voor de Belastingdienst?
De administratie van een ondernemer bestaat onder andere uit:
- Grootboek met de befaamde grootboekrekeningen
- Debiteuren- en crediteurenadministratie (niet altijd verplicht, maar wel nodig voor je bedrijf)
- In- en verkoopadministratie
- Voorraadadministratie
- Loonadministratie (indien van toepassing)
- Urenregistratie: agenda e.d.
- Kilometer- en/of rittenadministratie
Tip: het voorraadbeheer kan je ook ook uitbesteden aan bedrijven als PostNL. Zij hebben verschillende oplossingen voor de voorraadministratie en afwikkeling van de pakketverzendingen.
Wat is de eenvoudigste manier om je administratie bij te houden?
Los van het feiten hoe je je boekhouding gaat doen, Excel boekhouding of eenvoudig boekhoudprogramma, is organiseren de eerste stap.
Om een goed overzicht te houden over je administratie kun je werken volgens een soort ‘bakkensysteem,’ waarin inkomende en uitgaande documenten in een aparte (digitale) map worden opgeslagen.
Doorgaans bestaat een goede bedrijfsadministratie uit zes “bakken”:
- Inkomende facturen: dit zijn facturen van geleverde goederen/diensten van leveranciers. Deze facturen moet jij betalen.
- Uitgaande facturen: dit zijn facturen die jij gestuurd hebt aan opdrachtgevers omdat jij goederen/diensten geleverd hebt. Deze facturen moeten betaald worden door je klanten. Tip: verwerk hierin ook je uren die je gespendeerd hebt aan projecten die afgerond zijn en relevant zijn voor declaraties.
- Bonnetjes: alle bonnetjes die te maken hebben met het uitvoeren van je werkzaamheden bewaar je. Hier vallen ook parkeerkosten onder, die je maakt bijvoorbeeld door een zakelijke bespreking. De vraag is of het voor jou aftrekbare kosten voor de belasting.
- Bankafschriften: Deze bewaar je ook. Download deze vanuit je internetbankieren-omgeving, omdat de bank deze na een tijdje niet meer bewaren.
- Fiscale gegevens: hier bewaar je de BTW aangifte en de aangifte van de Inkomstenbelasting, maar ook je ZZP-modelovereenkomst.
- Contracten met opdrachtgevers: bewaar in deze map de afspraken die je gemaakt hebt met opdrachtgevers, klanten en leveranciers. Daarnaast kun je hier ook juridische documenten bewaren.
Het openen van een zakelijke rekening
Nu kun je onderneming van start gaan en kun je klanten werven en datgene doen wat jij met je bedrijf zo graag wilt doen. Klanten moeten voor de door jouw geleverde producten of diensten betalen en daarvoor heb je een zakelijke rekening nodig.
Met een zakelijke rekening houdt je privé inkomsten en zakelijke inkomsten gescheiden, maar daarnaast heb je ook een duidelijk overzicht over je financiële situatie. Echter ook de Belastingdienst heeft via jouw zakelijke rekening een goed inzicht in jouw administratie.
Het afsluiten van relevante verzekeringen
Je kent vast het gezegde wel: ‘een ongeluk zit in een klein hoekje.’ Net zoals een werknemer in loondienst kan je door ziekte of een bedrijfsongeval je werkzaamheden niet meer uitvoeren. Daarom is het goed om je hier voor te verzekeren met een arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Echter je bedrijfspand zou ook stormschade kunnen oplopen of je kunt een ongelukje hebben bij een opdrachtgever, met alle gevolgen van dien. Zorg daarom dat je goed verzekerd bent en sluit (beroepsaansprakelijkheids-)verzekeringen af die relevant voor jou en je bedrijf zijn.
Naamsbekendheid opbouwen
Het is natuurlijk leuk dat je voor jezelf bent begonnen, maar klanten moeten je wel kunnen vinden en daarom is het handig dat je een website hebt. Via je website kun je jouw producten of diensten onder de aandacht brengen bij je doelgroep.
Je kunt het bouwen van een website zelf doen, maar je kunt het ook uitbesteden. Er is één belangrijk ding waar je wel rekening mee moet houden met je website. Je teksten moeten voldoen aan moderne SEO richtlijnen, dat wil zeggen dat je zoektermen gebruikt waarop een potentiële klant mogelijk gaat zoeken.
Je bent dan beter vindbaar en zal hoger scoren in de Google lijst.
Rechten die je als ZZP’er hebt bij de Belastingdienst
Als je als startende ondernemer aan bepaalde voorwaarden voldoet, dan heb je naast plichten ook rechten via de Belastingdienst. Zo heeft een ZZP’er ook recht op toeslagen zoals Zorgtoeslag, Kind gebonden budget, Huurtoeslag en Kinderopvangtoeslag.
Wat precies de voorwaarden zijn en of jij met je bedrijf recht hebt op deze toeslagen, kun je vinden op de website van de Belastingdienst onder ‘toeslagen.’
Daarnaast heb je als startende ondernemer recht op
Zelfstandigenaftrek:
Je hebt recht op de zelfstandigenaftrek als je ondernemer bent en voldoet aan het urencriterium (1225 uur per kalenderjaar) dat de Belastingdienst als minimum heeft vastgesteld.
De zelfstandigenaftrek is afhankelijk van de hoogte van je winst. Hoe hoger je winst, des te lager zal je zelfstandigenaftrek zijn. Er zit echter wel een plafond aan de hoogte van de zelfstandigenaftrek.
Startersaftrek:
De startersaftrek is een verhoging van de zelfstandigenaftrek en bestaat uit een vast bedrag. Je komt alleen in aanmerking voor de startersaftrek als je ook in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek.
Je mag in de voorgaande 5 jaar niet meer dan 2 keer gebruik gemaakt hebben van de zelfstandigenaftrek. En er mag in de afgelopen 5 jaar (inclusief huidige jaar) geen sprake zijn geweest van een geruisloze terugkeer uit een Besloten Vennootschap.
Hoe ga jij het verder aanpakken?
Ik heb je 13 belangrijke tips gegevens om goed te starten als ondernemer. Vele tips zijn te saai om actie op te nemen, maar het maakt of breekt je bedrijf wel! Zorg daarom dat basale zaken goed geregeld zijn en je zo min mogelijk tijd kosten.
Voorbeeld: om kosten te besparen starten veel zzp’ers met een Excel template, maar de administratie kost je snel veel tijd. Onnodig! Zorg dat je ultra-productief wordt;-) De tijd aan handmatig boekhouden besteedt je beter aan analyse van je cijfers, waardoor je grip krijgt op je financiën en bedrijf!
De hamvraag is: hoe ga jij je bedrijf, boekhouding en financiën succesvol aanpakken?