Wie zijn eigen boekhouding doet, weet hoe belangrijk overzicht is. Je houdt bonnetjes bij, verstuurt facturen, archiveert documenten en bewaart communicatie met klanten en leveranciers. En hoewel er allerlei tools zijn om dat goed te organiseren, loopt een groot deel van die informatie nog steeds via één kanaal: je e-mail.
Juist daarom is het vreemd dat veel ondernemers blijven werken met verouderde of gratis e-mailaccounts die ooit ‘even snel’ zijn aangemaakt. Totdat je op een maandagochtend drie keer moet zoeken naar die ene factuur die je vorige week hebt verstuurd. Of per ongeluk een klant mailt vanaf je privéadres. Niet handig, en al helemaal niet professioneel.
Zodra je als ondernemer serieus werk maakt van je administratie, loont het om ook je digitale basis aan te pakken. Een duidelijke structuur begint bij een betrouwbare zakelijke email omgeving. Niet alleen omdat het professioneler oogt, maar vooral omdat het je werk een stuk overzichtelijker maakt.
Met een eigen domeinnaam zorg je ervoor dat jouw mail direct herkenbaar is voor klanten. Daarnaast kun je eenvoudig werk en privé gescheiden houden, automatische mappen aanmaken voor inkomende facturen of communicatie per klant groeperen. Dat maakt het bijhouden van je boekhouding een stuk minder chaotisch, en voorkomt dat je aan het eind van het kwartaal paniekerig alles bij elkaar moet zoeken.
Bij boekhouding gaat het vaak om gevoelige informatie: btw-nummers, adresgegevens, bankafschriften en inloggegevens voor klantportalen. Je wilt er dus zeker van zijn dat die gegevens niet zomaar op straat komen te liggen. Zeker als je werkt in de cloud of regelmatig bestanden verstuurt naar je boekhouder of klanten, is het belangrijk dat je mails versleuteld worden verzonden en beschermd zijn tegen ongewenste toegang.
Een goede zakelijke mailoplossing biedt daar oplossingen voor zonder dat je er technisch onderlegd voor hoeft te zijn. Denk aan end-to-end encryptie, bescherming tegen phishing en geen advertenties of trackers in je inbox. Je werkt dus met meer rust en vertrouwen, ook als je veel onderweg bent of werkt vanaf verschillende apparaten.
Als je regelmatig klanten mailt, facturen verstuurt of herinneringen opvolgt, dan is een goed georganiseerde inbox geen luxe, maar een praktische hulp. Je voorkomt dat je dubbele berichten stuurt, weet altijd wat je laatste communicatie met een klant was en kunt mails makkelijk terugvinden voor je btw-aangifte of jaarafsluiting.
Bovendien kun je met veel professionele e-maildiensten instellen dat belangrijke mails automatisch worden gelabeld of doorgestuurd. Handig als je bijvoorbeeld een aparte map wilt voor alles wat met betalingen te maken heeft. Zo voorkom je dat belangrijke zaken ondersneeuwen tussen nieuwsbrieven, bevestigingen of reclame.