Betaaltermijn facturen voor particulieren: hoe maak je de juiste keuze?

Je stuurt een factuur naar een particuliere klant en… er gebeurt niks. Geen betaling, geen reactie. Ondertussen moet jij wel je btw of leveranciers betalen. Veel zzp’ers gebruiken standaard 30 dagen betaaltermijn, omdat dat 'zo hoort'. Maar werkt dat eigenlijk wel bij particulieren? Of loop je zo juist onnodige risico’s en frustratie op?

Laatste update: 18 september 2025 door Elma de Bruijn, meer dan boekhouder

Dit artikel helpt je de juiste betaaltermijn te kiezen – niet vanuit de boekjes, maar vanuit praktijkervaring. Ik heb debiteurenbeheer gedaan van minder dan een half miljoen omzet tot miljardenbedrijven (4,3 miljard). Wat ik daaruit leerde:

1. Stel zeker dat je je geld ontvangt.
2. Houd je klantrelatie goed.
3. Wees rechtvaardig en kom samen tot oplossingen.

Bestaat er een wettelijke betaaltermijn voor particulieren?

Nee. Voor particulieren bestaat er géén wettelijke betaaltermijn zoals bij zakelijke klanten.
 De Wet late betalingen en de maximale betaaltermijn van 30 of 60 dagen gelden alleen tussen bedrijven of met de overheid.

👉 Bij particulieren bepaal je dus zélf de termijn. Dat is goed nieuws: je kunt die afstemmen op je businessmodel, je cashflow en de verwachtingen van je klanten.

Voorbeelden:

• Een fotograaf kan een voorschot vragen bij boeking en de rest bij oplevering laten betalen.
• Een personal trainer laat cliënten vaak direct na de sessie afrekenen via pin of Tikkie.

Nu je weet dat er geen wettelijke verplichting is, komt de volgende vraag: waarom zou je überhaupt verschillen maken tussen zakelijke en particuliere klanten?

Waarom werken betaaltermijnen met particulieren anders dan voor zakelijke klanten?

Particulieren hebben geen administratieve processen en verwachten snellere betaling.
Waar bedrijven vaak 14–30 dagen gewend zijn en met een boekhouding werken, gaat het bij particulieren om eenvoud: direct betalen via Tikkie of iDeal is normaal. Als je ze 30 dagen geeft, is de kans groot dat ze het vergeten – met cashflowproblemen voor jou als gevolg.

Zakelijke klanten zijn gewend aan facturen met 14–30 dagen betalingstermijn en hebben administratieve processen ingericht.

Particulieren daarentegen:

• Hebben geen administratief proces.
• Verwachten vaak snelle afhandeling (direct of binnen enkele dagen).
• Betalen meestal via iDEAL, pin of Tikkie.

Als je particulieren 30 dagen geeft, vergroot je de kans dat de factuur vergeten wordt. Bovendien kost dat jou als ondernemer onnodige spanning en cashflowproblemen.

👉 De juiste betaaltermijn kiezen helpt niet alleen je cashflow te verbeteren, maar voorkomt ook dat jij zelf in geldstroomproblemen belandt. Zie ook het kennisbankartikel Betaaltermijn en de koppeling met voldoende geld hebben.

En daar komt de volgende stap: hoe bepaal je nu wat de juiste termijn is voor jouw type klant en dienstverlening?

Hoe bepaal je de juiste betaaltermijn voor jouw particuliere klanten? | Basiskader 

De juiste betaaltermijn hangt af van drie factoren: je dienst/product, klantrelatie en cashflow. Particulieren verwachten vaak directe of snelle betaling, dus kies een termijn die past bij jouw type dienst en risico’s.

Je kunt er moeilijk of makkelijk over doen. Maar even bij stilstaan is wel aan te raden. Een vrij nieuwe klant beklaagde dat ze zoveel belasting (btw) moest betalen, want ze verdiende 'niet zoveel'. Ik keek in haar boekhouding, zag de omzet en winst, keek naar de balans, en ja hoor: een megahoog debiteurensaldo.  Ongeveer 40% van haar omzet. Ik vroeg haar: “Waarom heb je zoveel klanten die niet of laat betalen”.

Je kunt winst maken, maar toch failliet gaan – ook als zzp’er – door je debiteuren, klanten die niet of te laat betalen - Elma de Bruijn

Dus doorloop de volgende stappen …

Stap 1. Bepaal je sector & type dienst

• Los product (webshop, workshop) → direct afrekenen of via Klarna bescherming?!
• Dienst met emotionele waarde (bijv. coaching, fotoshoot) → voorschot of max. 7 dagen?!
• Maatwerk of traject → deelbetalingen tijdens traject of korte termijn na oplevering?!

Stap 2. Kijk naar je klantrelatie

• Nieuwe klant? → direct, incasso of betalen met korte betaaltermijn voorkomt risico’s.
• Vaste klant? → meer ruimte mogelijk, maar blijf alert. Incasso geeft bijvoorbeeld geen zekerheid, omdat particulieren kunnen storneren (incasso intrekken zonder dat jij het weet)

Stap 3. Denk aan je eigen cashflow & belastingmomenten

• Facturen die te laat komen zorgen voor gaten in je btw- of inkomstenbelastingbetalingen en je andere uitgaven.
• Houd betaaltermijnen kort genoeg om voorspelbaarheid te houden over je geld.

Wanneer je deze drie stappen doorloopt, kun je vervolgens de vertaalslag maken naar een praktische workflow.

Hoe voer je een nieuwe betaaltermijn in bij particulieren?

Communiceer je betaaltermijn actief en zet hem altijd op je factuur én in je voorwaarden. 

Werk met directe betaling voor kleine opdrachten, 7 dagen voor klantvriendelijke grip, en termijnen bij grotere trajecten. Belangrijk: pas je proces aan zodat je niet steeds hoeft te herinneren of corrigeren.

 Dus stel je zelf vragen:

• Wil je direct zekerheid? Vraag vooruitbetaling of laat direct betalen.
• Wil je klantvriendelijk én grip? Kies 7 dagen, max 14 dagen.
• Heb je grote opdrachten? Splits betalingen in 2 of 3 termijnen met korte deadlines.

👉 Zet je termijn altijd duidelijk in je algemene voorwaarden én op de factuur.

Maar zelfs als je dit allemaal goed regelt, kan het gebeuren dat een klant toch niet op tijd betaalt. Hoe pak je dat professioneel én empathisch aan?

Wat kun je doen als een particulier te laat betaalt?

Stuur eerst een vriendelijke, maar correcte 14-dagenbrief (verplicht), neem daarna persoonlijk contact op, en pas in laatste instantie schakel je een incassobureau in. 

Zorg dat je vriendelijk én zakelijk blijft – particulieren hebben vaak geen onwil, maar vergeten of tijdelijke krapte.

Het kan gebeuren dat een klant niet op tijd betaalt. Zo pak je het professioneel én volgens de regels aan:

1. Eerste herinnering – de 14-dagenbrief
    Bij particulieren moet je wettelijk eerst één herinnering sturen waarin je nog 14 dagen geeft om te betalen. Dit heet de 14-dagenbrief. Pas daarna mag je incassokosten in rekening brengen.
2. Tweede herinnering – persoonlijk contact
    Bel of mail persoonlijk: “Kan ik je helpen met de betaling van de factuur?” Vaak is er geen onwil, maar een vergeten betaling of tijdelijk krappe financiën.
3. Derde herinnering – waarschuwing incassobureau
    Als er nog steeds geen afspraak komt, stuur een duidelijke deadline mét de waarschuwing dat je anders een incassobureau inschakelt. Dit is altijd de laatste optie, omdat het de relatie vrijwel altijd schaadt.

👉 Belangrijk verschil met bedrijven: bij B2B kun je sneller hard optreden, bij particulieren vraagt dit meer zorgvuldigheid en empathie.

En dat brengt ons bij de fouten die ondernemers vaak maken – zodat jij die kunt voorkomen.

Welke fouten maken ondernemers vaak bij betaaltermijnen voor particulieren?

Veel ondernemers gebruiken B2B-methodes voor B2C-klanten, wat leidt tot misverstanden en cashflowproblemen. De grootste valkuil is een standaard 30-dagenregel zonder uitleg. Klanten vergeten het, en jij loopt achter de feiten aan.

Veelgemaakte fouten:

• Standaard 30 dagen hanteren → onnodig risico en cashflowproblemen.
• Betaaltermijn niet benoemen → klanten nemen zelf de vrijheid.
• Alleen formele brieven sturen → zonder persoonlijk contact voelen klanten zich onder druk gezet.
• Te snel incasso inschakelen → schaadt de relatie en levert vaak weinig op.

Als je dit wilt voorkomen, helpt het om een paar eenvoudige spelregels in te bouwen in je eigen proces.

Welke kleine actie kun je vandaag nemen voor betere betalingen van particulieren

Check je factuurvoorwaarden en stel ze bij. 

Staat er nog standaard “30 dagen”? Pas dat aan naar direct of 7 dagen. Je zult merken dat klanten sneller betalen, en je cashflow direct verbetert.

Stel je voor dat al je particuliere klanten je facturen op tijd betalen. Geen eindeloze achtervolging, geen gaten in je geldstroom. Alleen overzicht en rust.

Mini-reflectievraag: welke betaaltermijn voelt voor jou nu veilig én klantvriendelijk?

Kleine actie vandaag: check je factuurvoorwaarden. Staat er nog standaard “30 dagen”? Overweeg dit terug te brengen naar 7 dagen of direct betalen – je merkt het verschil direct in je cashflow.

👉 Wil je meer weten over betaaltermijnen in het algemeen met een voorbeeld hoe je het afstemt op je cashflow?  Lees ook ons kennisbankartikel Betaaltermijn.

FAQ Veelgestelde vragen – Betaaltermijn particulier

1. Mag ik van particulieren direct betaling eisen?
 Ja, dat mag. Er is geen wettelijke termijn. Direct afrekenen is zelfs gebruikelijk.

2. Wat is een redelijke betaaltermijn voor particulieren?
 Tussen direct en maximaal 7 dagen. Voor grote projecten kun je met deelbetalingen werken.

3. Hoe moet ik formeel herinneren bij particulieren?
 Met een 14-dagenbrief (wettelijk verplicht) voordat je incassokosten rekent.

4. Hoe houd ik de relatie goed bij late betalers?
 Bel of mail persoonlijk en vraag of je kunt helpen. Vaak is het geen onwil maar een misverstand of tijdelijke krapte.

Bronnen:

• Ondernemersplein overheid: alle formele regels over te laat betalende klanten
• Voorbeeld formele 14 dagen brief als strenge herinnering aan particuliere klanten