Factuur voorbeeld met voorbeeldtekst voor emails: Jouw lift naar rust, regie en snellere betalingen

“Hoe kan het toch dat ik facturen verstuur en dagen – soms weken – moet wachten op mijn geld?”

Laatst bijgewerkt: 22 juli 2025 - Elma de Bruijn

🎁 Bonus materiaal: Download hier meteen mijn gratis factuur voorbeeld [pdf] 

Herken je dat? Je werkt keihard, maar zodra je je factuur verstuurt, voelt het alsof je de controle kwijt bent. Je klant betaalt 'ooit wel'. Ondertussen wringt er iets… want je wilt professioneel overkomen, niet smeken om je eigen geld.

Laten we het anders aanpakken.

Redactionele Disclaimer: Elma de Bruijn, ondernemer en boekhouder, test en beoordeelt software met een 3-stappenmethode. Ze ontvangt commissie bij aankopen via links, wat gratis content via deze site voor kleine ondernemingen mogelijk maakt. Lees hier haar beoordelingsmethode. 

Factuur voorbeelden: Hoe krijg je sneller betaald voor je facturen in 2025 als zzp'er?

Je factuur is meer dan administratief papierwerk – het is een kans om sneller betaald te krijgen én professioneel over te komen. Met de Liftcode-principes (1: Factuur voldoet, 2: Workflow versimpelen, 3: Automatiseren & versterken) verkort je de betalingstijd drastisch.

✔ Voeg alle verplichte factuurgegevens toe (naam, KvK, btw-id, klantgegevens, factuurnummer - zie checklist hieronder).
✔ Gebruik factuursoftware (gratis zoals eenvoudige Rompslomp of het vooruitstrevende Jortt) met iDEAL-links en automatische herinneringen. Integreer meer automatiseringstrukjes.
✔ Zet je factuur strategisch in: na betaling kun je klanten via een bedankpagina een extra aanbod doen.

 💡 Resultaat: ondernemers die overstappen op software + iDEAL-links zien betalingen met regelmaat binnen 2 uur binnenkomen, i.p.v. 7–12 dagen. Zonder veel herinneringen, dus leuren om je geld.

Ik laat je zien hoe je in drie simpele stappen – de Liftcode-principes – niet alleen sneller betaald krijgt, maar ook rust en regie terugkrijgt.

🎁 Download hier meteen mijn gratis voorbeeld factuur [pdf]

🔐 Wat moet er op een correcte factuur staan om sneller betaald te worden? | Liftcode Principe 1 

Eerlijk is eerlijk: zonder stevige basis gaat de lift niet omhoog. Je factuur moet kloppen – juridisch én praktisch. Geen discussie, geen gedoe.

Wat moet er verplicht op een factuur staan in 2025?
Zie dit als je fundament:

• Je bedrijfsnaam en adresgegevens (volledig en correct)
• KvK-nummer
• Btw-id (dus geen btw-nummer voor een zzp'er)

Dat zijn de vaste gegevens die je standaard vastlegt in een factuur-template. Vervolgens zijn er verplichte gegevens die variëren met factuur.

• Klantgegevens (juridische / handelsnaam), dus incl. adresgegevens
• Factuurdatum
• Factuurnummer; uniek en opvolgende nummers
• Heldere omschrijving van je diensten of producten met hoeveelheden en bedrag
• Bedragen excl./incl. btw + btw-bedrag + btw-tarief
• Datum waarop goederen of diensten zijn geleverd

PS Betaaltermijn is niet verplicht. Wel sterk aan te raden voor sneller geld ontvangen en minder administratie.

Als het factuurbedrag minder dan €100 (incl btw) is, dan mag je minder gegevens vermelden. Ook zijn er in sommige situaties aangepaste regels (bij detailhandel, margegoederen, afnemer maakt de factuur, btw-verleggingsregeling als je klant in een ander EU-land zit)

🔗 Twijfel je? Check de uptodate wettelijke eisen voor facturen bij de Belastingdienst

Hoe weet je of jouw factuur al professioneel genoeg is? | Mini-quiz: 

Even eerlijk, voordat je verder gaat met de fundamentele eisen – hoeveel vinkjes kun jij zetten?

• Logo en huisstijl? (Ja/Nee)
• Foutloos en overzichtelijk? (Ja/Nee)
• Persoonlijke mailtekst? (Ja/Nee)
• Betaaltermijn (is niet verplicht)? (Ja/Nee)
• iDEAL-link of soortgelijk betaalverzoek? (Ja/Nee)
• Herinnering binnen 2 dagen na verloop betaaldatum? (Ja/Nee)
• Kun jij je klant na betaling direct een stap verder helpen? (Ja/Nee)

4–6x Ja? Goed bezig!
Minder dan 4? → Sap in de lift en ga naar principe 2  

🌿 Welke software versnelt je facturatieproces (zzp'er) en zorgt voor sneller betalen? | Liftcode Principe 2 – 

Nu we de basis hebben, wordt het tijd voor gemak - versimpelen van je workflow. Want eerlijk: hoe minder gedoe voor jou, hoe sneller je klant betaalt. Vergeet Word en Excel – dat is alsof je de trap blijft nemen naar de 33ste verdieping terwijl er een lift naast je staat.

Waarom is factureren in Word of Excel een slecht idee in 2025? 

❌ Automatische nummering? Nee → chaos bij aangifte en kans om betiteld te worden als fraudeur

❌ Btw-rekenfouten? Groot risico.

❌ Geen iDEAL-link → betalen duurt langer.

❌ Geen automatische herinneringen.

✅ Eenvoudige factuur-software Rompslomp, Jortt en DigiBoox regelen dit – gratis!

Hoe controleer je je factuur in 5 eenvoudige stappen? 

Als je voor het eerst een factuur maakt, raad ik je aan om direct een template te maken. Je kunt zelfs kiezen voor meerdere templates als je diverse soorten klantengroepen hebt. Alleen als het een toegevoegde waarde heeft; bijvoorbeeld een andere betalingstermijn

Vervolgens controleer je de factuur

1. Lees hardop wat erop staat – klinkt het logisch en herkenbaar voor je klant?
2. Laat iemand anders meekijken als je een template maakt (controleer met de checklist)
3. Check volgorde factuurnummer en bedragen.
4. Doe een snelle btw-berekening (als software het niet voor je doet)
5. Mail eerst naar jezelf – hoe oogt het?

💡 Mini-actie: pak nu je laatste factuur erbij en vink deze vijf punten af.  

Bijvoorbeeld volgorde factuurnummer kan opeens anders worden, doordat je een oudere factuur hebt aangepast of verwijderd, Ja, zelfs als je een factuur app gebruikt. Ik zie het met regelmaat gebeuren in de praktijk.

Welke gratis facturatie software werkt het beste voor zzp'ers? 

Het mooie aan software in vergelijking met een factuur maken in Word of Excel is dat je workflow versimpelt en versnelt. Je klantgegevens kun je oproepen via KvK (Kamer van Koophandel) bestand. In plaats van alles handmatig overtypen, heb je binnen 3 seconden de klantgegevens. En de administratie van je klant ook kan verminderen, doordat de factuur direct in het administratieproces van je klant terechtkomt. Een principe 3 actie: het penthouse van facturatie.

De angst van veel startende ondernemers is de toename aan terugkomende kosten, maar factuursoftware kan ook gratis zijn. Hier een paar voorbeelden die ik ook heb uitgetest:

Korte review:

1. DigiBoox: Simpele handelingen, mooie design.

2. Rampslomp: Overal facturen maken door online factuur app

3. e-Boekhouden: Razend populair onder starters: 15 maanden gratis.

4. Jortt: Onbeperkt facturen én offerten maken. Denkt met je mee.

Voor een diepgaande review, ga je naar 'hoe gratis facturen maken?'

🚀 Hoe zet je je factuur in als marketingtool zonder extra werk? | Liftcode Principe 3 

Je was op zoek naar een factuur voorbeeld, maar weet dat je je factuur ook als marketing tool kan inzetten zonder dat het je tijd kost. Hooguit eenmalig om je strategie van 'meer waarde creëren' te bepalen.

Je bereikt het penthouse met de liftcode-principe met ongekende kansen,

Je maakt een vervolgstap door bijvoorbeeld na een iDEAL betaling je klant te sturen naar een speciale bedankpagina - met een extra hulpaanbod.

Voor nu vind ik het belangrijk voor je om vertrouwen te hebben dat je 'om je geld mag vragen' - zonder dat je je klant verliest.

Hoe herinner je klanten aan openstaande facturen zonder de relatie te schaden? | Voorbeeldteksten 

Eerste reminder – vriendelijk en kort
Onderwerp: Vriendelijke herinnering voor factuur [nummer]
“Hallo [Klantnaam],

Even een herinnering: ik zag dat je de betaling van factuur [nummer] nog niet had gedaan. Misschien te druk geweest en vergeten. Geef niet, maar zou je dit deze week alsnog kunnen regelen? Dank je wel alvast!

P.S. Mocht het niet lukken, laat het dan even weten.

Met een [hartelijke of anders] groet,

[je naam] ”

Tweede reminder – duidelijk en zakelijk direct
Onderwerp: Tweede herinnering – factuur [nummer] nog open
“Beste [Klantnaam],

Hier een bezorgde mail van me. Ik hoop dat alles goed met je gaat. Heb je mijn vorige mail ontvangen?

Factuur [nummer] is namelijk nog niet betaald en de betalingstermijn van [ aantal ] dagen is al lang verstreken. Wil je dit uiterlijk [datum] in orde maken? Dank je wel alvast.

Ik wil graag miscommunicatie voorkomen. Dus mocht ik geen betaling ontvangen of niets van je vernemen waarom je niet betaald, dan ben ik helaas genoodzaakt verdere stappen te nemen.

Dus ik vind het fijn als je iets laat weten. Ik help je namelijk graag verder, eventueel met de olifant in stukjes hakken en dan pas op te eten (dus deelbetalingen is bespreekbaar).

Met een [vriendelijk of anders] groet,

[je naam] ”

Mag je als zzp’er om je geld vragen zonder klant te verliezen?

Het komt niet vaak voor dat ik een tweede herinnering moet sturen. Meestal weet ik - voordeel van boekhouder zijn - dat iemand krap in kas zit. Ik ga dan sneller aansturen op deelbetalingen. Dat geeft een klant een verlichtend gevoel.

Ik heb veel debiteurenbeheer gedaan in andere functies. En de sleutel is: wederzijds begrip en communicatie.

Je creëert hierdoor magie. Een factuur die niet alleen klopt, maar ook een glimlach oproept. Hier bouw je aan vertrouwen én vervolgopdrachten.

Wat zeggen klanten als ze een nette factuur ontvangen?

“Superstrak, meteen betaald!”
“Dank voor de heldere factuur, handig met iDEAL.”
“Prettig dat ik meteen zag waar het over ging – top geregeld.”

Case: van 5 dagen wachten naar binnen 2 uur betaald

Ik gebruikte eerst een Word-factuur met alleen een IBAN. Gemiddelde betalingstijd: 7-12 dagen. Regelmatig herinneringen na 14 dagen. Nu werk ik al eeuwig met software + iDEAL-link. Klanten betalen meestal binnen een of twee uur!

Klanten werden razend nieuwsgierig hoe je dit realiseert.

Marketing en Financiële Experts uitspraken

Johan Ooms (ZZP Centrum):

"Als zzp’er of freelancer een mooie opdracht scoren is altijd leuk maar facturen versturen en zeker je factuur betaald zien worden is wellicht het mooiste van het zelfstandig ondernemen" - Johan OOms (ZZP Centrum)

Ik zeg dan altijd: je hebt pas omzet als je na je verkoop ook betaald wordt.

Nog sterker is de visie van Martijn van Tongeren ( Plug & Pay betaalpagina's voor een business die draait op automatische piloot, zodat je tijd hebt (om te reizen, voor kinderen, meer me-time, je hobby's)

 “Een goede factuur is een kleine marketingactie. Elek klantcontact is een kans om vertrouwen te winnen" - Martijn van Tongeren - IMU / Plug & Pay

✨ Hoe maak je van je factuur een meerwaarde voor je klant én jezelf? | BONUS

Je staat voor de lift. Begane grond: alles klopt. Eerste verdieping: gemak en rust. Penthouse: klanten die jou zien als de professional die je bent én dat je waarde blijft geven.

🎁 Download direct het gratis factuur voorbeeld [pdf]

Mini-actie: Pak je laatste factuur en bedenk je workflow. Waar sta jij nu in de lift? Begane grond, eerste verdieping of al bijna in het penthouse? Noteer het (mentaal)  – en zet vandaag één stap omhoog.

En onthoud: zodra je deze stap zet, kun je meteen door naar de volgende verdieping. In de eerste verdieping-sectie sluit je gemak en overzicht in je proces in. En daarna? Dan gaan we samen richting het penthouse, waar je factuur niet alleen klopt, maar klanten blij maakt en nieuwe kansen opent.

FAQ's: veelgestelde vragen

1. Wat moet er verplicht op een factuur staan in 2025?
Een factuur moet minimaal bevatten: je bedrijfsnaam + adres, KvK-nummer, btw-id, klantgegevens, factuurdatum, uniek factuurnummer, duidelijke omschrijving van diensten/producten, btw-tarief en -bedrag, en leveringsdatum. Een betaaltermijn is niet verplicht, maar sterk aan te raden voor sneller betaald krijgen. Kleine bedragen (< €100 incl. btw) mogen minder gegevens bevatten.

2. Welke gratis factuursoftware werkt het snelst voor betalingen?
Gratis tools zoals Rompslomp en Jortt zijn populair onder zzp’ers: ze bieden iDEAL-links, automatische herinneringen en snelle KvK-koppeling. DigiBoox heeft een gratis versie, maar iDEAL werkt alleen betaald. Ondernemers melden dat klanten gemiddeld binnen 2–48 uur betalen bij gebruik van een iDEAL-link.

3. Hoe herinner je klanten zonder ze kwijt te raken?
Stuur twee herinneringen voordat je een strak debiteurenbeleid ingang zet:

• 1e reminder (vriendelijk): “Even vergeten? Zou je deze week kunnen betalen?”
• 2e reminder (zakelijk): “Factuur [nummer] is nog open, graag uiterlijk [datum] voldoen.”
  Bied eventueel deelbetalingen aan. Dit wekt begrip én behoudt de klantrelatie.