Hoe je je facturatieproces radicaal vereenvoudigt

Stel je voor, je hebt net een grote klus afgerond, maar in plaats van te genieten van je succes, zit je vast in een eindeloze wirwar van papieren en facturen. Voordat je het weet, stel je het versturen van je facturen uit.

Je bent niet de enige, maar...

De nekslag voor een bedrijf

Een poosje geleden hoorde ik dat kleine ondernemingen drie à vier uur administratie hebben per week. Ik heb dit voor sommige van mijn boekhoudklanten teruggebracht naar hooguit een paar uur per kwartaal. Wat is het verschil? Daar kom ik zo op terug.

Zoveel tijd aan je boekhouding besteden terwijl je die beter kunt besteden aan je klanten of aan het aantrekken van nieuwe klanten. Daarom stel je het misschien uit. Pas op, want dit kan de nekslag zijn voor een ondernemer: geld tekort. Of onjuiste facturen, waarbij je jezelf tekort doet omdat je niet meer precies weet wat je hebt gedaan of hebt afgesproken per telefoon.

Nog dieper zakken

Als je administratief niet echt goed onderlegd bent, dan ga je offertes in een mail schrijven en een factuur maken in een Word-document. Dit laatste kost je al snel 5 à 7 minuten per stuk. En als je meerdere klantenopdrachten hebt, dan ben je zeker een dag per week met je administratie bezig. Vervolgens weet je nauwelijks of een klant betaald heeft of niet. Grappig genoeg maak je het jezelf juist moeilijk doordat je chaos creëert. Geen overzicht betekent meestal financiële chaos, zelfs tot faillissement aan toe.

Het kan anders

Je denkt misschien: ‘Daar komen ze weer met hun stokpaardje: ga orde scheppen’. Ik zeg liever: ‘Kies voor eenvoud in je proces van handelen’. Het proces van het eerste contact met je klant, via het versturen van een offerte, tot een factuur maken waar zelfs de klant blij mee is.

Ik heb die eenvoud altijd voor ogen gehad, ongeacht het type bedrijf. Of het nu ingewikkelde facturatie naar zorgverzekeraars was, particulieren, online business of voor een bedrijf met een debiteurenbeheer van 4 miljard. Ik zorgde altijd voor ontlasting door eenvoudige werkprocessen in te richten, met het streven naar auto-pilot facturatie. Ondanks dat ik hard werk, ben ik lui en houd ik niet van zinloos tijdverlies aan mijn boekhouding. Ik heb ook andere dingen te doen.

Hoe dan anders aanpakken?

De juiste partners inschakelen en vooral software gebruiken. Bijvoorbeeld WeFact, die je ook via een app helpt met het maken van offertes en facturen, waardoor je direct actueel inzicht hebt in je administratie. Het is voor een chronische administratie-uitsteller juist van belang dat de software zeer gebruiksvriendelijk is, intuïtief en dat je snel hulp krijgt als je het even niet weet.

Eindresultaat

Door je facturatieproces te vereenvoudigen, kun je tijd besparen en chaos voorkomen. Gebruiksvriendelijke software zoals WeFact kan je helpen om snel en efficiënt offertes en facturen te maken, zodat je altijd een actueel inzicht hebt in je administratie. Dit zorgt niet alleen voor meer overzicht, maar ook voor gemoedsrust, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: je klanten en het laten groeien van je bedrijf. Kies voor eenvoud en laat je administratie niet de nekslag zijn voor je onderneming.