Boekhouden voor penningmeesters: waar moet je op letten?

Ben je de penningmeester van een club, vereniging of een stichting? Dan heb je een aantal verantwoordelijkheden, zoals ervoor zorgen dat de geldzaken goed geregeld zijn. Dat betekent dus ook dat de boekhouding een taak voor jou is die je moet oppakken. Waarom het zo belangrijk is dat de geldzaken goed geregeld zijn én waar je op kunt letten als je de boekhouding op je neemt, zetten we hieronder voor je op een rij.

1. Wat zijn je taken als penningmeester?

Als penningmeester heb je een aantal taken waar je verantwoordelijk voor bent. Zo is het belangrijk dat je de inkomsten en uitgaven bijhoudt van de club, vereniging of stichting waar je de penningmeester van bent. Ook zorg je ervoor dat alles netjes wordt vastgelegd en dat je alle documenten op een plek houdt. Daarnaast leg je verantwoording af bij het bestuur of bij de leden. Het is bovendien belangrijk dat je transparantie en vertrouwen uitstraalt.

2. Hoe houd je de administratie bij?

Het is belangrijk dat je als penningmeester de administratie op orde houdt. Dit betekent dat je de inkomsten en uitgaven goed bijhoudt. Je kunt hiervoor kiezen tussen verschillende opties, zoals een Excel-sheet of een boekhoudprogramma. Een penningmeester programma kan verschillende voordelen opleveren: zo houd je het overzichtelijk en heb je alles op een plek. Bovendien kun je ook de leden en de betalingen ervan automatisch koppelen met het programma. Hiermee houd je het overzichtelijk, kun je tijd besparen en wordt het boekhouden een stuk makkelijker voor je gemaakt. Het is een programma dat goed aansluit op de behoeften van de penningmeester.

3. Wat moet je allemaal bijhouden?

De taak van de penningmeester is dus om de administratie zo goed mogelijk bij te houden. Zo is het belangrijk dat je de inkomsten bijhoudt. Denk aan de contributie, de donaties en de subsidies. Het kan ook zijn dat je inkomsten binnenkrijgt via de leden, met bijvoorbeeld een maandelijks bedrag. Als penningmeester weet je natuurlijk ook wat de uitgaven zijn van de club, vereniging of stichting. Denk aan de huur van het pand, het materiaal dat moet worden betaald om bepaalde taken uit te voeren en natuurlijk de activiteiten die worden uitgevoerd waar ook uitgaven aan verbonden zitten.

Het is belangrijk dat je als penningmeester ook verantwoordelijk bent voor de bonnetjes en de facturen. Bewaar de bonnetjes goed en bewaar deze op een plek, waar ze niet gauw kwijt raken. Ook is het bewaren van de facturen een belangrijk aandachtspunt. Zorg ervoor dat je deze het liefst ook digitaal bewaard. Mocht een factuur zoek raken, dan heb je deze in ieder geval nog online op je computer staan.

4. Maak een jaarrekening

Voor de club, vereniging of stichting is het waarschijnlijk ook van groot belang dat je een jaarrekening maakt. In de jaarrekening kijk je terug op het afgelopen jaar en hoe de club, vereniging of stichting heeft gepresteerd als het aankomt op de financiën. Zo wordt er de balans opgemaakt en worden de resultaten in een overzicht gebracht. Het is goed om te weten dat een jaarrekening aan bepaalde regels moet voldoen. Ook kan een boekhoudprogramma hierbij weer een uitkomst bieden. In het boekhoudprogramma heb je namelijk ook vaak de optie om een jaarrekening te maken of wordt het zelfs geautomatiseerd voor je. Handig, want zo hoef je hier als penningmeester niet meer aan te sleutelen. Zo wordt de jaarrekening opstellen een fluitje van een cent en kun jij je weer bezighouden met de andere dagelijkse taken. Lees meer informatie over de jaarrekening in een boekhoudprogramma als je zoekt op ‘jaarrekening penningmeester’.

5. Leg verantwoording af

Het is belangrijk dat de financiën kloppen en dat er geen fouten ontstaan die grote gevolgen kunnen hebben. Zorg er daarom voor dat je als penningmeester niet de enige verantwoordelijke bent wat betreft de administratie. Laat bijvoorbeeld eens in de zoveel tijd iemand anders de administratie controleren. Het kan namelijk zijn dat je iets over het hoofd hebt gezien en dat kan natuurlijk gebeuren, maar met een vierogenbeleid kun je net iets secuurder kijken. Maak vervolgens duidelijke overzichten voor het bestuur of de leden, zodat je het ook transparant houdt. Zo blijft iedereen bovendien op de hoogte en is er vertrouwen onderling.

6. Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Een fout maken kan gebeuren, maar je wil deze natuurlijk het liefste zo veel mogelijk voorkomen. Zo is een veelgemaakte fout dat er bonnetjes worden vergeten of niet worden bewaard, waardoor het bijhouden van de uitgaven al meteen een stuk lastiger wordt. Hierdoor wordt het bovendien een onvolledige rapportage en dat wil je natuurlijk voorkomen. Ook is het belangrijk om de geldzaken van privé en de vereniging niet door elkaar te halen. Zorg er daarom voor dat je zo secuur mogelijk te werk gaat en dat je desnoods nog extra hulp inschakelt.

7. Hulp inschakelen als het nodig is

Om voort te borduren op het vorige punt: je hoeft het niet alleen te doen. Je kunt desnoods hulp vragen aan een oud-penningmeester of een vrijwilliger, en het inschakelen van een boekhoudprogramma kan je ook al meteen houvast geven.