Laatste update: 17 november 2022 door Elma de Bruijn
Factuur maken en versturen van facturen is een onvermijdelijk onderdeel van ondernemen voor MKB Nederland. Verstuur je vrij laat of helemaal geen facturen (te veel vriendendiensten), dan kun je de tent wel opdoeken. Dat versturen van die facturen had tot enkele jaren geleden nogal wat voeten in aarde. Allereerst moest je natuurlijk de factuur maken. Daarna moest je hem uitprinten, in een envelop doen (het liefst nog met een mooi label met adres van de klant erop), een postzegel plakken en dan kon de factuur met de postbode mee. Een tijdrovende en vaak ook prijzige klus. Inmiddels zijn we wat jaren verder en is ons dit karwei een stuk makkelijker en goedkoper gemaakt. Je helpt zelfs je klant met minder administratie te hebben. Dat wil je als ondernemen, niet dan? En soms hoeven we zelfs helemaal niet te betalen voor het versturen van facturen. Hoe je dat voor elkaar krijgt lees je hieronder.
Er zijn gratis factuurmogelijkheden in de vorm van proef- en basis versies van boekhoudsoftware. Sommige programma’s zijn echt gratis, (vaak is er in de gratis versies reclame te zien), sommige programma’s bieden proefversies aan om je te overtuigen een echt abonnement te nemen. We zetten er een paar voor je op een rij:
★★★★★ (1163) - Prijs: € 0 dus GRATIS !
Met enkele simpele handelingen is een mooie, foutloze factuur zo gemaakt en direct per e-mail verstuurd met een zakelijke of persoonlijke boodschap. Je klant verwerkt je factuur ook snel in zijn administratie door de PDF en UBL e-factuur.
Heldere, foutloze facturatie zorgt voor snellere betaling, zeker als je een iDeal - betaallink toevoegt. Na een korte, simpele opstart kun je snel facturen maken en moeiteloos je geld ontvangen met DigiBTW, speciaal voor zzp'ers. Incl. facturatie, uren- en rittenregistratie en nog veel meer!
Ontdek DigiBTW
★★★★★ (383) - Prijs: € 0 dus GRATIS!
Met de handige online factuur app kun je overal waar je wilt je facturen maken, bekijken en bijwerken. Rompslomp heeft zowel een Android als iOS app die op elke telefoon of tablet werkt.
Dus, of je onderweg bent of lekker op je bank zit, je kunt met de factuur app op elk moment gemakkelijk al je facturen maken.
Ontdek Rompslomp
★★★★★ (1361) - Prijs: € 9.50 - GRATIS 15 maanden voor starters
Maak in een handomdraai offertes en facturen aan in eigen huisstijl. Je stuurt de factuur direct per e-mail naar je klant. Betalen kan via een iDEAL-betaallink, automatische incasso of je klant maakt de factuur zelf over. Uitstekende, vriendelijke helpdesk en online trainingen voor extra hulp. Met startersactie: 15 maanden gratis.
Ontdek #1 softwareHet factuurprogramma Jortt is ook gratis. Je kan met dit programma onbeperkt facturen en offertes maken en onbeperkt klanten toevoegen. Dit mag je doen voor 3 gebruikers en je krijgt geen reclame tussendoor te zien.
Facturen kun je makkelijk maken met een betaald of zelfs gratis facturatieprogramma. Maar eigenlijk is het helemaal niet zo ingewikkeld dit zelf te doen met de software die je waarschijnlijk al op je computer hebt staan. De programma’s Word en Excel zijn prima geschikt om eigenhandig je facturen te creëren. Het voordeel hiervan is dat je het ontwerp van de factuur helemaal in eigen hand houdt en natuurlijk dat je niets hoeft te betalen. Geen gedoe met labels, enveloppen en postzegels meer want als je de factuur klaar hebt stuur je die gewoon direct naar de klant per e-mail. Er zitten echter ook wel wat nadelen aan het maken van je eigen facturen in Word of Excel. Zo moet je elke keer alle gegevens met de hand invoeren waardoor een foutje op de loer ligt. Het bijhouden van je facturen is ook lastiger, want in welke map had je die factuur van 26 januari ook alweer gestopt?
Factuur app's en factuurprogramma's bieden een uitkomst, vooral als ze gekoppeld zijn een boekhoudprogramma.
Er zijn nog andere opties voor het gratis maken van facturen, zowel online als offline. We beginnen weer bij Word en Excel. Maar dat was toch onhandig? Ja, maar je kan het jezelf een stuk eenvoudiger maken als je gebruik maakt van templates. De ‘body’ van de factuur staat dan al klaar en je hoeft dan alleen nog maar wat zaken in te vullen.
Ben je in het bezit van een ‘Office pakket’ dan heb je geluk. Het template voor het maken van facturen zit daar al in. Het bevat een aantal voorbeelden en templates die je na het invullen ervan direct kunt versturen.
Ben je niet in het bezit van deze software dan kun je terecht bij Google Spreadsheets. Dit programma werkt zo’n beetje hetzelfde als Excel en zit in de ‘cloud’. Je kunt er dus altijd bij. Google Spreadsheets heeft geen eigen facturatie template ingebouwd maar je kunt deze wel online downloaden.
Er zijn nog veel meer facturatieprogramma’s die gratis bundels en startpakketten aanbieden. Als je op zoek gaat lees dan goed de kleine lettertjes, soms moet je na het uitproberen van het pakket alsnog gaan betalen. Weet je het niet helemaal zeker schroom dan niet om het te vragen aan hun helpdesk, geen vrijblijvend. Via een contactformulier op de website of per telefoon heb je vaak snel antwoord en weet jij of je wel of niet gratis aan de slag kunt.
Ontdek dus meer uitstekende facturatieprogramma's die bij je bedrijf passen.
Let er bij het maken van je facturen wel op dat je je houdt aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst.
Factuur maken met eigen logo gaat volgens deze stappen:
1.Maak een factuur template met eigen logo en tekst
2. Check of factuur voldoet aan eisen van belastingdienst.
3. Koppel CRM (klantengegevens) aan je factuur maken
4.Ga naar je factuur sjabloon en vul in de verkoopgegevens
5. Koppel iDEAL link aan factuur waardoor je klanten sneller betalen
6. Is je klant een groot bedrijf of overheid instantie? Zorg dat je een factuur een e-factuur is (elektronische factuur) is met speciale labels waardoor je klant het snel kan verwerken in hun werkprocessen
7. Verstuur je factuur per mail naar het juiste adres met een bcc voor je eigen bedrijf.
De eerste 3 punten zijn eenmalige acties. Het lijkt veel stappen, maar met een gratis factuurprogramma met app gaat het moeiteloos. Een factuur maken binnen 1 minuut is een fluitje van een cent.
Ja, maar gratis facturen maken in Word of Excel vergt tijd. Alle gegevens verschuiven snel verkeerd. Ook al heb je een template. Dit is zo frustrerend. Je denkt dat je eigen logo en huisstijl zorgt voor een professionele uitstraling, maar in Word en Excel bereik je dit moeilijk. Beter zijn online factuurprogramma's die ook nog een app versie hebben. Vanuit je luie stoel je mooiste eigen factuur ontwerpen. Wat denk je van deze gratis programma's: Rompslomp met een lay-out-editor? Of fENNA met een drag drop editor? Eenvoudig alles verschuiven. En DigiBTW werkt fantastisch simpel, met je eigen logo en briefpapier. DigiBTW is een professioneel gratis factuurprogramma.
Hier het beste advies ooit voor een factuurprogramma voor Apple / iMac: je kunt kiezen voor een app downloaden, maar beter is een online app. Deze werken uitstekend via alle top internet browsers. Ze worden altijd up-to-date gehouden. Het werkt simpel en snel. En het werkt dus altijd goed voor een Apple / MAC.
Welke software voor factuur maken zijn er met een app? DigiBTW, fENNA en Rompslomp zijn altijd gratis zonder verborgen kosten.