Boekhouden voor advocaten: wat is de beste methode?

Ben je zelfstandig advocaat of eigenaar van een advocatenkantoor en (eind)verantwoordelijk voor de boekhouding? Dan wil je zeker weten dat je kiest voor de beste boekhoudmethode voor advocaten. Maar welke methode is dat? De boekhouding voor advocaten kan uitstekend geheel of gedeeltelijk zelf gedaan worden.

Met deze boekhoudprogramma's elimineer je chaos in je administratie uit je leven, uit je bedrijf ... snel!

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Ondersteuning van een boekhoudprogramma is essentieel, maar niet elk boekhoudprogramma is geschikt. In dit artikel benoemen we de belangrijkste aspecten van het boekhouden voor advocaten en adviseren we over de beste boekhoudmethode.

Boekhouden voor advocaten 

Elke ondernemer, dus ook een advocaat, is belast met de boekhouding van de onderneming. Een aantal aspecten is daarin voor de meeste ondernemers gelijk: er zal elk kwartaal BTW betaald moeten, er moet loon- en winstbelasting worden afgedragen en er zal hoe dan ook een gedegen administratie aan dit alles ten grondslag moeten liggen.

Voor advocaten komen hier nog een aantal extra zaken bij kijken als het om de administratie gaat. Zo zullen dossiers van klanten veilig, nauwkeurig en overzichtelijk bewaard moeten worden. Niet alleen omdat dit een essentieel onderdeel van het vak is, maar ook omdat dit rechtstreeks aan de financiële administratie gekoppeld is. Immers, de uren die aan cliënten besteed worden, moeten gefactureerd en geadministreerd worden, evenals de kantoorkosten met een verdeelsleutel.

Daarnaast moet het aantal uren dat besteed wordt aan een zaak of cliënt nauwkeurig bijgehouden worden, omdat dit onderdeel van de facturatie is. Tot slot zijn ook declaraties en reiskosten per cliënt natuurlijk belangrijk. Voor het financiële boekhouden en alle zaken die aan de cliënt gerelateerd zijn kunnen twee verschillende oplossingen worden gebruikt. Maar helemaal ideaal is het natuurlijk wanneer beide oplossingen geheel of gedeeltelijk in één methode zijn geïntegreerd.

Eén boekhoudprogramma of een combinatie van meerdere softwareprogramma’s?

Omdat je als advocaat een beroep hebt waarbij niet alleen de reguliere financiële administratie, maar ook de klantadministratie erg belangrijk is, zal er een keus gemaakt moeten worden tussen een compleet boekhoudprogramma waar alles in zit of een combinatie van meerdere programma’s.

Er zijn veel boekhoudprogramma’s die perfect aansluiten op kleinere ondernemers. Die boekhoudprogramma’s kosten niet veel en hebben buiten de boekhouding vaak extra geïntegreerde opties. Je kan er de BTW aangiftes mee doen, facturen sturen en administreren, kosten boeken en begrotingen maken. De meeste basis boekhoudprogramma’s voldoen in meer of mindere mate aan deze vereisten.

Voor een advocaat, die ook een administratie per cliënt nodig heeft, is een programma nodig dat het opvoeren van uren en kosten faciliteert. Dat is geen standaard functionaliteit in elk boekhoudpakket, maar er zijn wel degelijk programma’s die dit faciliteren. Voorbeelden van deze boekhoudprogramma’s zijn bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl, Rompslomp en Ficsus.nl.

Wanneer je uren liever bijhoudt in een speciale tool die daarvoor gemaakt is en niet in het boekhoudprogramma zelf, dan is er ook een combinatie van beiden mogelijk. Timechimp is een voorbeeld van een tool die het schrijven van uren en kosten laagdrempelig faciliteert, en veel boekhoudprogramma’s bieden al integraties met deze tool. Zo werkt Timechimp bijvoorbeeld feilloos samen met Exact Online en E-boekhouden.nl. Op deze manier kan voor een standaard boekhoudpakket gekozen worden, aangevuld met een specialistische tool, die weer meer mogelijkheden biedt die zijn toegespitst op het bijhouden van gewerkte uren en gemaakte kosten per cliënt.

Tot slot kan ook administratie per cliënt natuurlijk ook zelf bijgehouden worden, bijvoorbeeld in Excel. Om de hele financiële administratie in Excel bij te houden adviseren we niet, maar een urenadministratie erin bijhouden is mogelijk. Het voordeel is dat Excel de mogelijkheid biedt om de administratie naar eigen inzicht vorm te geven. Maar hier geldt wel: Excel controleert, behoudens de formules die je er zelf in zet, niets en een fout is dus veel sneller gemaakt. Het kost meer tijd en bovendien kan er geen koppeling met de boekhoudprogramma’s gemaakt worden en moet er dus meer handmatig werk geleverd worden.

De beste boekhoudmethode voor advocaten

Al met al is het verstandig om als advocaat voor zowel de financiële- als de urenadministratie ondersteunende programma’s te gebruiken. Voor de financiële administratie zijn de standaard boekhoudprogramma’s ook voor advocaten uitstekend geschikt. Of je kiest voor een compleet boekhoudprogramma mét urenadministratie geïntegreerd of een boekhoudprogramma in combinatie met tools die faciliteren in het bijhouden van uren en kosten, zoals Timechimp, hangt af van de wensen die je hebt.

In de regel geldt, dat een boekhoudprogramma met urenadministratie als basis prima voldoet. Kies dan voor een boekhoudprogramma dat eventueel uitgebreid kan worden met tools zoals Timechimp. E-boekhouden.nl heeft bijvoorbeeld een eigen urenadministratie, maar kan later ook nog uitgebreid worden met Timechimp wanneer de geïntegreerde urenadministratie niet voldoet.

We adviseren niet om de financiële administratie of de urenadministratie zelf, dus zonder het gebruik van boekhoudprogramma’s of specialistische tools te doen. Dit bespaart weliswaar kosten en geeft ruimte om het naar eigen inzicht te doen, maar het is ook tijdsintensief en foutgevoelig. Na een lange en vermoeiende dag intensieve zaken voor cliënten behandelen is een foutje snel gemaakt.

Veel boekhoudprogramma’s bieden gratis proefperiodes aan. Vergelijk de verschillende boekhoudprogramma’s goed en maak gebruik van een proefperiode om te bepalen of het programma geschikt is voor de administratie van het advocatenkantoor, alvorens je een abonnement afsluit.

Voor een uitgebreid vergelijk adviseer ik je online boekhouden vergelijkingstool.

 Ik ontdek boekhoudprogramma