Page content

Het administratieprogramma vinden dat bij jou als ZZP’er past

Administratie voor een zzp’er: pff?!  Als je begint met ondernemen barst je van de energie. Je wilt successen boeken, groeien, je dromen waar maken. En die energie wil je vast blijven houden als zzp’er. Toch zijn er ook kanten aan ondernemen waar je misschien niet direct energie van krijgt. Je boekhouding misschien, of de belastingaangiftes. Een programma t.b.v. administratie kan dit veel makkelijker voor je maken, waardoor jij je energie overhoudt voor wat jij graag doet. Maar hoe vind je het administratieprogramma dat het best op jouw behoeftes aansluit?

Direct starten met vergelijken van software?
Start met vergelijkingstool | ZZP
Je kiest je eigen top 3 op maat, voor wat jij belangrijk vindt om je administratie te reduceren.

Wat doet een administratieprogramma eigenlijk?

Een administratie- of boekhoudprogramma helpt ondernemers bij de administratie. Draaide daar een paar jaar geleden nog allemaal zware software voor op je computer, inmiddels kan dat gewoon met online programma’s. Wel zo makkelijk, want je kan er vanaf elke locatie bij, zolang je maar een internetverbinding hebt.

In het boekhoudprogramma kun je facturen opstellen en versturen, betalingen bijhouden, bonnen verwerken en soms ook direct belastingaangiftes doen. Ook kan je de gehele financiële huishouding er onder brengen. Denk daarbij aan het maken van begrotingen, de balans, liquiditeit, etc.

administratiesoftware voor zzp verwerkt bonnetjes makkelijker

Een hoop mogelijkheden dus en misschien is niet alles voor jou van toepassing. Wat wél van toepassing voor jou is, zal ook de zwaarte van het boekhoudprogramma dat je nodig hebt bepalen. We nemen de verschillende onderdelen van een boekhoudprogramma door.

Facturen versturen

Een ‘leuk’ onderdeel voor veel zelfstandigen zonder personeel is het versturen van de facturen. Maar daar komt ook een hoop bij kijken. De BTW moet al dan niet berekend worden en alle essentiële informatie, zoals het KVK-nummer en het BTW-nummer moet netjes op de factuur staan.

De factuur moet vervolgens verstuurd worden en er moet bijgehouden worden wie er al betaald heeft. Als er niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaald is, wil je misschien een melding krijgen, zodat je er achteraan kunt gaan. Tot slot zal de factuur verwerkt moeten worden voor de BTW-aangifte. Ook hier wil je secuur te werk gaan.

Het is fijn als een boekhoudprogramma veel van deze zaken voor je uit handen neemt, zodat jij ze niet steeds zelf hoeft bij te houden. Als je dat belangrijk vindt, kies dan voor een boekhoudprogramma met een facturatie module er in. Zo wordt er steeds bij het opstellen van de factuur de btw meegerekend, staan KVK- en BTW-nummer er standaard in en kun je vaak ook de betalingen verwerken. Als er ook nog een koppeling met je bankrekening mogelijk is, kun je zelfs de betalingen automatisch laten verwerken.

Lades vol met bonnetjes

Misschien ben je ontzettend opgeruimd en heb je al je bonnetjes netjes in een map opgeborgen. Maar veel ZZP’ers herkennen de lades vol met bonnetjes. Etentjes, tankbeurten, inkoop materiaal: alle bonnen zijn netjes bewaard in een lade of schoenendoos en ‘moeten nog een keer verwerkt worden’. Hoe meer de lade uitpuilt, hoe vervelender de klus wordt.

Of het nu herkenbaar is of niet, het is fijn als het verwerken van de bonnen zo min mogelijk moeite kost. Daarnaast zijn de bonnen op den duur vaak slecht leesbaar en kun je ze beter gedigitaliseerd hebben. Wanneer je dit belangrijk vindt, kies dan voor een administratie programma dat het mogelijk maakt de bonnen te scannen of digitaal te fotograferen. Sommige boekhoudpakketten zijn zelfs uitgerust met Natural Language Processing (NLP) technieken om zo de bonnen al gedeeltelijk digitaal uit te lezen en in je boekhouding mee te nemen. Kortom, wat jij met je hoofd en handen doet, doet de software voor je.

Nooit onverwacht in de problemen komen

Ondernemen brengt wat opportunisme en het nemen van risico met zich mee. Maar je wilt dat zoveel mogelijk in goede banen leiden en niet onverwacht in de problemen komen. Een liquiditeitsbegroting kan daar bijvoorbeeld bij helpen. Zo werk je maandelijks je financieel overzicht bij en kijk je 6-12 maanden vooruit. Eventuele tekorten of andere problemen zie je zo vroegtijdig aankomen, waardoor je nog de tijd hebt om bij te sturen.

Ook zijn er nog een aantal andere financiële overzichten, zoals de balans en de jaarcijfers, die belangrijk zijn om te hebben. Het kan zijn dat je dit in een standaard programma zoals Excel bijhoudt, maar wanneer je zoveel mogelijk wilt automatiseren kan het wenselijk zijn ook je financiële huishouding in zijn geheel onder te brengen in een toegewijd administratieprogramma. Let er dan op wat voor financiële mogelijkheden het programma allemaal biedt met betrekking tot jouw wensen.

Bankkoppelingen aan administratieprogramma's zorgen voor het minste werk aan je administratie

Bankkoppeling en belastingaangiftes

Er zijn diverse administratieprogramma’s met automatische koppelingen met de bank. Dat brengt veel voordelen met zich mee. Op die manier hoeft er handmatig bijna niets ingevoerd te worden, worden betalingen en kosten automatisch verwerkt en is de financiële balans steeds up-to-date. Een bankkoppeling is niet noodzakelijk, maar wel aan te raden, omdat het veel handmatig werk scheelt. Administratieprogramma’s melden altijd met welke banken zij wel en niet automatische koppelingen ondersteunen. Kijk goed of jouw bank daartussen staat.

Eens per kwartaal is het zo ver: de verschuldigde BTW moet op tijd naar de Belastingdienst. Ook hier wil je enerzijds zo min mogelijk tijd kwijt zijn en anderzijds geen grote fouten maken. Dat kan immers tot onnodige boetes leiden. Er zijn administratieprogramma’s die het doen van de kwartaalaangifte een fluitje van een cent maken. Dit omdat alles doorlopend al verwerkt wordt, zoals de bonnen en facturen, zodat er met een druk op de knop een BTW-aangifte gegenereerd kan worden. Wanneer je zelf de aangiftes wilt doen is het aan te raden om te zorgen dat jouw administratieprogramma daar bij helpt, zo voorkom je problemen.

De keus voor jouw administratieprogramma

Op basis van alle aspecten die we genoemd hebben is het belangrijk om het administratie programma te kiezen dat bij jou past. Hoe meer je wilt kunnen in het programma, hoe zwaarder het programma wordt, en dat zal in de kosten terug te zien zijn. Toch zijn veel online administratieprogramma’s zeer compleet en betaalbaar, ook voor ZZP’ers, en heeft elk programma zijn eigen sterktes en zwaktes.

Ook is het goed om vooraf te checken hoe eenvoudig een latere overstap zou kunnen zijn. Je wilt flexibel genoeg zijn om op een later moment ook weer over te kunnen stappen op een ander programma. Daarvoor is het noodzakelijk om gemakkelijk alles wat in je administratieprogramma zit te kunnen exporteren en over te dragen aan een nieuw administratieprogramma. Lees vooraf goed hoe jouw gekozen oplossing daar mee om gaat.

Let er bij de keuze voor je administratieprogramma tot slot goed op waar het programma zich in onderscheidt. Is het vooral de facturatie, is het vooral de belastingaangifte of juist het financieel overzicht? Dat wat voor jou het belangrijkst is, moet ook de kern van het administratieprogramma zijn.

Laat een bericht achter! Dat waardeer ik bijzonder!

Comment Section

0 reacties op “Het administratieprogramma vinden dat bij jou als ZZP’er past

Plaats een reactie


*