arrow_drop_up arrow_drop_down
online boekhouden zzp gratis

Gratis boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers: online en offline tools voor zelf boekhouden

Als ZZP’er moet je investeren in instrumenten en manieren om je werk gemakkelijker en efficiënter te maken. Een deel van die investering is uitvissen welke aspecten van de bedrijfsvoering je gewoon zelf kunt doen en welke je gaat uitbesteden. Maar het is altijd een beetje een dunne lijn als het aankomt op doe-het-zelven. Juridisch advies laat je best over aan specialisten. De boekhouding is voor ZZP’ers dan weer iets wat je wel perfect zelf kunt regelen.



Online boekhouden voor zzp gratis


Je hoeft echt geen gediplomeerd econoom te zijn om je boekhouding op een verantwoorde manier zelf te voeren. In het digitale tijdperk zijn er talrijke gratis hulpmiddelen, zowel online als offline, om de boeken te doen. Hier heb je een paar uitstekende boekhoudprogramma's die speciaal voor zzp'ers zijn ontwikkeld:


 


Zelf gratis boekhouden voor ZZP’ers

Gezien de beperkte omvang van de boekingen hoeft de boekhouding van een ZZP’er geen hogere wiskunde te zijn. Een ZZP-boekhouding is doorgaans relatief eenvoudig en je moet geen doorgedreven kennis van accountancy hebben om de klus gewoon zelf te klaren.

Voor ZZP’ers moet de boekhouding verplicht bestaan uit deze vijf onderdelen of dagboeken:

  • Verkoopboek: Het verkoopboek is het dagboek van alle verkoopfacturen. Iedere verkoop moet geregistreerd worden in het verkoopdagboek.
  • Inkoopboek: Het inkoopboek is het dagboek van alle inkoopfacturen. Telkens wanneer je een zakelijke aankoop doet, wordt dit opgetekend in het inkoopboek.
  • Kasboek: In het kasboek houd je de geldstromen van je cash geld bij. In deze kasstaten schrijf je neer wat er gebeurde met contante gelden, dus zowel uitgaande betalingen als ontvangen gelden.
  • Bankboek: In het bankboek staan alle transacties van je bankafschriften, zowel uitgaven als inkomsten.
  • Memoriaal: In dit onderdeel houd je de incidentele en diverse boekhoudposten bij. Het zijn uitzonderlijke transacties die niet zomaar onder te brengen zijn in andere boeken. Denk bijvoorbeeld aan de fiscale afschrijvingen van je auto.

Excel tips voor boekhouden met Excel

Na rekenmachines zijn spreadsheets wellicht de beste vriend van boekhouders als het aankomt op de basisknepen van de boekhouding. Excel is en blijft nog altijd het populairste gratis boekhoudprogramma voor ZZP’ers. Kleine ondernemingen moeten doorgaans minder financiële gegevens verwerken in vergelijking met grote ondernemingen. Excel leent zich dan ook uitstekend voor het bijhouden van de verschillende boeken.

Voer je een Excel-boekhouding, houd dan rekening met de volgende tips:

1. Ieder boekjaar in een aparte spreadsheet

Maak voor ieder boekjaar een aparte spreadsheet aan met voor ieder boek een apart tabblad. Online vind je overigens gratis Excel-boekhouding spreadsheets met sjablonen voor facturatie, de boeken en de btw-aangifte.

2. Houd de boekhouding up-to-date

Laat de boekhouding in Excel nooit te lang liggen. Wanneer je af en toe een beetje doet, bij voorkeur iedere week een uurtje, stapelen de bonnetjes en rekeningen zich niet op en bespaart je dat op termijn een hoop kopzorgen.

3. Houd rekening met alle zakelijke kosten

Zorg ervoor dat je alle mogelijke zakelijke kosten opneemt in je boekhouding. Deze kosten zijn (al of niet gedeeltelijk) fiscaal aftrekbaar, dus hoe meer kosten, hoe minder belasting je betaalt. Dat is niet alleen zo voor de btw-aangifte, maar ook voor de inkomstenbelastingen.

4. Opvolging van openstaande facturen

Maak zeker een extra tabblad aan voor je openstaande facturen en volg betalingen strikt op. Geef wanbetalers geen schijn van kans door regelmatig herinneringen uit te sturen en markeer betaalde rekeningen met ‘betaald in cash’ of ‘betaald via bank’. Geef ook een standaard betalingstermijn in van 14 of 30 dagen voor een betere opvolging van openstaande facturen. Je kunt dan in Excel zelfs een herinnering instellen op de vervaldatum van de factuur. 

5. Houd privé en zakelijk strikt gescheiden

Een beginnersfout van heel wat ZZP’er is dat ze soms privékosten mee opnemen in de boekhouding. Dit kan je bij een belastingcontrole duur te staan komen. Voer dus alleen rekeningen, bonnetjes en facturen van je bedrijf in de boekhouding in.

6. Overzicht openstaande rekeningen

Als ZZP’er moet je zelf onvermijdelijk een heel aantal facturen en rekeningen betalen. Denk aan facturen van nutsvoorzieningen, leveranciers en andere bedrijfsaankopen. Organiseer deze rekeningen keurig in een Excel-spreadsheet om aanmaningskosten en interesten te vermijden.

 7. Btw-aangifte

Excel leent zich ook voor iets ingewikkeldere zaken zoals de btw-aangifte. Met een aangepast sjabloon is dit echter alleen nog een kwestie van het invoeren van de bedragen van inkomende en uitgaande facturen. Het voorgeprogrammeerd rekenbladprogramma doet de rest en berekent de aftrekbare of verschuldigde btw.

Gratis boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers

Voor wie niet zo bedreven is met Excel zijn er online genoeg gratis boekhoudtools te vinden om de boekhouding zelf te doen. Ook zijn er betaalde boekhoudprogramma’s met een abonnement die soms een gratis basisplan aanbieden. Denk aan gratis toepassingen voor online facturatie en aanmaningen, bonnenscanner, kilometerregistratie, urenregistratie en eenvoudige financiële rapporten. De meeste van deze online toepassingen zijn tegenwoordig beschikbaar in de cloud, zodat je waar en wanneer ook je boekhouding kunt doen.


Naargelang je bedrijf groeit en je meer boekingen moet verwerken, kan je dan beginnen nadenken over een betalend boekhoudprogramma. Op die manier kan je pas echt beginnen genieten van de voordelen van automatisering. Denk aan automatische btw-aangiftes, auto-invullen van de boeken, digitale facturatie met automatische versturing van herinneringen met betaallink, enzovoort. 

Boekhoudprogramma’s, gratis of betalend, maken je leven als ZZP’er een stuk eenvoudiger en de vinger aan de pols houden van je financiële situatie is de sleutel tot succes!