Boekhoudprogramma webshop vergelijken? | prijzen, reviews en functies
arrow_drop_up arrow_drop_down

Een ideaal boekhoudprogramma voor jouw webshop vinden

Er is tegenwoordig een wildgroei aan ZZP en MKB webshops in Nederland. De drempel om een eigen (internet) winkel te beginnen is enorm verlaagd. Het enige dat men nodig heeft in principe is een domeinnaam, hosting, en webwinkel software. Tegenwoordig zijn er zelfs SaaS platformen zoals Wix, Lightspeed, CCV, die het helemaal kinderlijk eenvoudig maken, ook voor de leek is het vandaag de dag toegankelijk om een webwinkel te starten en te managen. En toch struikelt men vervolgens vaak over de boekhouding.

Webshop koppelingen met boekhoudprogramma's

Deze innovatieve platformen die e-commerce toegankelijk hebben gemaakt voor een breder publiek, zorgen er ook voor dat de administratie voeren een stuk makkelijker is geworden door koppelingen met populaire boekhoudprogramma’s. Sommige van deze webwinkel systemen hebben reeds ook boekhoudkundige functies ingebouwd. Echter, deze zijn over het algemeen niet afdoende om een volledige administratie te voeren. Webwinkel systemen houden bijv. geen rekening met inkoopkosten en retourneringen, en die moeten wel verwerkt worden. Om die reden zal je dus toch op zoek moeten gaan naar een boekhoud middel te gebruiken naast het webshop systeem. Veel ondernemers zien door de bomen echter het bos niet meer, ook hier lijkt de afgelopen jaren een immense toename geweest te zijn qua boekhoud oplossingen. In dit artikel zal ik je bij de hand nemen en bespreken wat de meest belangrijke criteria zijn v.w.b. een boekhoudprogramma die jouw leven als webwinkelier makkelijker maakt en andere overwegingen. Daarbij zal ik mijn geprefereerde top 5 programma’s delen voor zowel kleinere ondernemingen als corporaties. En ten slotte, laat ik mijn licht schijnen op de geschiktheid van Excel als administratie middel voor (kleinere) webshops.

Automatiseren: boekhouden zonder omkijken voor webwinkels

Idealiter wil je direct vanaf het begin de slimste keuzen maken v.w.b. boekhoudsoftware om jezelf een hoop tijd en energie besparen. Op een later punt overstappen van boekhoudprogramma brengt de nodige rompslomp met zich mee, dus het valt aan te bevelen om jezelf afdoende te verdiepen in de mogelijkheden van verschillende boekhoudprogramma’s alvorens een keuze te maken. Je wil kiezen voor een boekhoudprogramma dat openlijk, expliciet aangegeven heeft de software waar jouw webshop op draait te ondersteunen. Alsmede, wil je koppeling zien met de PSP (Payment Service provider ofwel het betaalsysteem, denk aan Mollie, Multi Safe Pay, Afterpay, enzovoort). Alsmede, kan het boekhoudprogramma idealiter bestanden inzien en verwerken van de online bankieren omgeving van jouw zakelijke rekening (denk aan Mijn ING of wat je geprefereerde bank ook is). Steeds meer webwinkeliers verkopen ook via andere kanalen als toevoeging op de eigen webwinkel, denk bijv. aan Bol.com, en tegenwoordig ook Amazon.nl. Idealiter, kent het boekhoudprogramma ook een koppeling met deze e-commerce platformen indien je van plan bent hier actief te worden. Het boekhoudprogramma in kwestie dient dus een ‘hub’ een connectiepunt te zijn tussen allerlei platformen waaronder je webwinkel CMS (webwinkel systeem), online bankieren omgeving, betaalsysteem en indien van toepassing overige e-commerce platformen. Hoe groter en bekender het programma dat je kiest, hoe meer kans je hebt dat die koppelingen bestaan. Immers het wordt pas de moeite en kosten waard voor bijv. de ontwikkelaars van een webwinkel CMS om een plugin of module te ontwikkelen voor een bepaald boekhoudprogramma, wanneer dit boekhoudprogramma ook daadwerkelijk veel gebruikt wordt reeds onder haar klanten. Een slim boekhoudprogramma met webshops in het achterhoofd kan dankzij de koppeling met de webwinkel automatisch facturen aanmaken bij verkopen zonder jouw omkijken. Je wil niet voor iedere sale handmatig een factuur moeten maken, met name als je webwinkel tientallen zo niet honderden bestellingen per dag ontvangt. Dit is niet bij te benen. Betalingen dienen automatisch gekoppeld te worden aan facturen, punt. Anders wordt de administratie voeren voor jouw winkel een monnikenwerk. Ook is het idealiter zo dat bij een verkoop automatisch de omzet verwerkt wordt in de boekhouding en de BTW voor de bijbehorende omzetbelasting aangifte. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s waarbij je BTW aangifte na het verstrijken van het betreffende kwartaal zo goed als af is, een gespreid bedje. Voor de zekerheid zou je dat dan nog kunnen controleren, even handmatig nagaan, enige menselijke controle is nooit mis, maar daarna kun je gelijk middels iDeal de betaling overmaken aan de Belastingdienst. In een klap is de moeite en stress omtrent BTW aangiftes verleden tijd. En een boete vanwege te laat betalen is er ook niet meer bij. Voor inkopen wil je zien dat het boekhoudprogramma deze kan verwerken aan de hand van bankafschriften die ingelezen worden. Steeds meer partijen stappen over op zogenaamde UBL facturen. Het zou uitermate handige zijn als het boekhoudprogramma dat jij kiest dit format kan lezen en verwerken. Maar vergeet retourneringen en daaruit vloeiende administratieve consequenties niet. Wanneer een consument een product retourneert, dient er een credit factuur aangemaakt te worden. Idealiter kan het programma ook in deze behoefte voorzien. Boekhouden doe je ook als webwinkelier niet alleen voor de Belastingdienst. Dit doe je ook om een vinger aan de pols te hebben v.w.b. de financiële gezondheid van jouw shop. En om voldoende inzicht te hebben in de cijfers om daar besluiten voor bijv. uitbreiding qua producten aanbod of buitenlandse expansie op te kunnen baseren. Om die reden wil je kiezen voor een systeem met overzichtelijke realtime rapporten van o.a. te betalen btw, winst- en verlies en de jaarrekening. Zodat je hier van tijd tot tijd, wellicht iedere zondagavond bijvoorbeeld, even in kunt pieken, en de koers bij kunt stellen v.w.b. je strategie. Je moet er niet aan denken, maar het kan nog wel eens voorkomen dat een klant niet betaald. Het boekhoudprogramma verschaft idealiter overzicht van welke facturen er nog open zouden staan en stelt in staat gemakkelijk (wellicht zelfs zonder omkijken) automatische betalingsherinneringen te kunnen sturen. Alsmede, wanneer echt noodzakelijk een incasso traject te kunnen starten.

Afletteren

Uniek bij webwinkels is dat bedragen tussen bankafschriften en de factuur nogal eens kunnen verschillen. Oorzaken zijn o.a. kosten van het gekozen betaalsysteem en koersverschillen indien je ook verkoopt aan het buitenland. Dat kan er voor zorgen dat de administratie niet meer herkent welke betaling bij welke rekening hoort. De oplossing is afletteren. Een aantal boekhoudprogramma’s hebben hier een functionaliteit voor zodat jij hier geen omkijken meer naar hebt. Dit kan veel tijd en energie besparen.

Internationaal gaan

Met webshops is de drempel ook relatief laag om internationaal te gaan handelen. Sterker nog veel Nederlandse MKB ondernemingen moeten wel uitbreiden naar het buitenland indien zij willen schalen. De Nederlandse markt is immers vrij klein. Als je in het buitenland boven bepaalde drempelbedragen uitkomt zal je daar ook btw-aangifte moeten doen en mogelijk btw-tarieven van die landen moeten hanteren. Ook kun je buitenlandse facturen krijgen. Bijvoorbeeld iedere webwinkelier die wel eens geadverteerd heeft op zoekmachine Google zal opgemerkt hebben dat Google Ads voor Europa gevestigd is in Ierland (gunstig belasting klimaat daar, maar laten we dat thema niet gaan oprakelen). En ook voor Facebook advertenties zal je een factuur met adres uit Dublin ontvangen. Idealiter kan het gekozen boekhoudprogramma ook internationale facturen op propere wijze verwerken.

Voorraadbeheer

Een zeer belangrijk onderdeel van een gedegen webwinkel administratie is voorraadbeheer. Je wil zo min mogelijk in de situatie komen dat bepaalde populaire producten tijdelijk niet leverbaar zijn. Alsmede, wil je retourneringen zonder omkijken kunnen verwerken. Erg fijn bijvoorbeeld is de automatische functionaliteit dat wanneer een gegeven aantal voorraad bereikt wordt voor een bepaald product, automatisch een inkooporder geprepareerd wordt door je boekhoudprogramma, met daarin een aantal nieuwe inkopen vooraf door jou ingesteld. Jij geeft hier dan nog even een groen licht voor en de inkoop van vervangende voorraad wordt gerealiseerd. Het boekhoudprogramma verwerkt ook de inkoopwaarde automatisch. Een gesmeerd voorraadbeheer zorgt voor optimale cash flow en hoge klanttevredenheid, en is dus een niet te onderschatten component van een gedegen boekhoudprogramma voor webwinkels.

Offline en maatwerk

Voor veel MKB ondernemingen blijft lokaal en offline toch ook een belangrijk kanaal. Een fysieke winkel, een evenement of wellicht zelfs een pop-up store kunnen ook nog belangrijke bronnen van omzet vormen. Niet alle boekhoudprogramma’s weten hier echter raad mee. En denk ook aan maatwerk aanvragen of grote bulk bestellingen. In dat soort gevallen wil je afzien van standaard prijzen, en naar gelang aan kunnen passen. Het boekhoudprogramma moet niet rigide zijn en flexibel kunnen inspelen op dit soort ‘out of the box’ situaties.

Papierloos

Het spreekt voor zich vanwege het online karakter van een webshop dat je wil kiezen voor een programma dat geheel online werkt, in de cloud en digitale documenten verzorgt. Je zit niet te wachten op archiefkasten vol papieren facturen en bonnetjes. Dat hoeft ook helemaal niet meer vandaag de dag. Idealiter biedt het boekhoudprogramma ook een app met scanner aan. Mocht je onverhoopt toch een papieren inkoopfactuur ontvangen van een leverancier die nog niet helemaal bij de tijd is, dan kun je deze gemakkelijk scannen en laten verwerken in de boekhouding. En de betreffende bon of factuur na de scan linea recta in de ‘recycle bak’ te gooien.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor webshops?

Het beste boekhoudprogramma voor een webshop is er eentje die geheel digitaal functioneert en automatismen en koppelingen ingebouwd heeft met o.a. het webwinkel systeem dat je gebruikt, betaalsystemen, online bankieren omgeving en overige relevante verkoop kanalen om administratie voeren zo makkelijk mogelijk te maken voor de webwinkel eigenaar. Er is hier een onderscheid te maken tussen ZZP en MKB webshops en webwinkels gelanceerd door corporaties. Hieronder vindt je een aantal boekhoudprogramma’s die ik kan aanbevelen specifiek voor webshops. Deze voldoen alle aan de bovengenoemde verlangens omtrent een ideaal boekhoudprogramma voor webwinkels.

Beste keuze kleinere webshops  op basis van reviews

  Disclaimer: dit zijn zogenaamde affiliatie links. Indien je hierop klikt en een boekhoudprogramma afneemt, dan ontvang ik daar een kleine commissie voor. Ik ben dus de verbindende kracht tussen jou en de softwareleverancier. Nog een aantal overige overwegingen bij het kiezen zijn: De boekhouder, hoewel het mijn doel is om ondernemers zoveel mogelijk te stimuleren om meer zelf te gaan boekhouden, kan het zijn dat je momenteel nog de diensten benut van een boekhouder. Vraag aan hem of haar wat makkelijkste werkt. Support: de boekhoud software pakketten hier aanbevolen steken goed in elkaar, maar toch kan er onverhoopt iets mis gaan. Geen enkele software is perfect. Maar in zo een geval wil je je wel kunnen beroepen op een helpdesk die kosteloos te benaderen is en snel en adequaat helpt. Ook zullen bepaalde functies wellicht onduidelijk zijn of je weet iets niet te vinden in het programma wanneer je net begonnen bent. Dan is het ook heel fijn als je een live chat kunt raadplegen, of even kunt bellen of een mail sturen en daar tijdens kantooruren of soms zelfs daarbuiten binnen een uur response op hebt. Hierboven genoemde boekhoud oplossingen kennen alle een uitmuntende support. Bij andere boekhoudprogramma’s hier niet vermeld is dit lang niet altijd het geval en in sommige gevallen ben je zelfs aan je lot overgelaten.

Excel voor webwinkel administratie?

Eigenlijk laakt Excel vrijwel alle verlangens eerder aangekaart. Excel kan een acceptabel middel zijn indien je webwinkel meer een hobby project is, en dat je bijv. valt onder de kleine ondernemersregeling (KOR) van de Belastingdienst. In zo een geval is het allemaal nog wel goed bij te benen, en wil je wellicht de wederkerende kosten van een programma besparen. Maar goed, een programma zoals e-Boekhouden is al beschikbaar voor 7,95 per maand voor kleine ondernemingen. Voor de prijs van een paar kopjes koffie, waarom zou je moeilijk doen met Excel als het ook simpel kan? De tijd die je kwijt bent aan alle handmatige werkzaamheden die je zult moeten plegen zonder de beschreven automatismen en koppelingen, zijn ook kostbaar. Stel dat je jezelf een relatief laag uurtarief of loon toerekent van 25 Euro per uur. Een uurtje werk en je hebt al meer kosten gemaakt dan als je direct een programma ingezet had. En vaak blijft niet bij 1 uurtje werk wanneer je niet kunt vertrouwen op een dergelijk programma, vaak zijn het meerdere uren tot een werkdag per maand. Excel is foutgevoelig, en is niet ontworpen op maat voor Nederlandse webwinkels, het is een algemene spreadsheet software zonder verdere enige slimme koppelingen en automatisme specifiek voor de Nederlandse belasting vereisten. Mocht je toch kiezen voor Excel, download dan mijn nuttige sjabloon. Dan hoef je niet te beginnen vanaf een lege sheet, en zijn zaken al ingericht. Een goed begin is het halve werk immers. Maar veel beter zou je er aan doen om een aantal kosteloze en vrijblijvende proef abonnementen te proberen van de boekhoudprogramma’s genoemd in dit artikel, zelf een beetje rond te kijken welk programma voor jou het meest intuïtief aanvoelt en waarmee je jezelf kunt zien werken de komende jaren.