Zelf facturen maken, welk software is het beste?
arrow_drop_up arrow_drop_down
Zelf facturen maken, welk software is het beste?

Zelf facturen maken, welk software is het beste?

Laatste update: 19 januari 2021 door redactie

Als ondernemer ontkom je niet aan het versturen van facturen. Alleen maar leuk natuurlijk, want dat betekent dat je het geld kunt ontvangen voor je geleverde goederen of diensten. Maar hoe maak je nou eigenlijk een goede factuur? Het snelste en het beste via facturatiesoftware. Ik geef je een paar (gratis) opties. Maar ook hoe je facturen maakt zonder voor een (duur) softwareprogramma te betalen?

Hier een paar goede opties:

 

Facturen maken op meerdere manieren

Er zijn verschillende manieren waarop je gratis een factuur kunt maken. Belangrijk is dat je weet wat er precies op een uitgaande factuur moet komen te staan want facturen moeten aan bepaalde eisen van de Belastingdienst voldoen om geldig te zijn. Je kunt zelf je facturen op verschillende manieren maken. In Word, Excelof via gratis software.

Zelf facturen maken met software welke opties het beste?

Factuur maken in Word - ‘From scratch’ of met sjablonen 

Word is een programma waar iedereen wel mee overweg kan. Je kunt ervoor kiezen om zelf de hele factuur te ontwerpen met de gegevens die we je hierboven hebben gegeven. Je begint dan ‘from scratch’. Het voordeel hiervan is dat jij helemaal zelf bepaalt hoe je factuur eruit komt te zien. Het nadeel is dat het veel werk is en dat niet iedereen even goed is in het maken van een mooie opmaak. De kans dat je factuur er minder professioneel uitziet is aanwezig. Een andere methode om een factuur te maken in Word is door gebruik te maken van factuursjablonen die je op het internet kunt vinden. Het voordeel hiervan is dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Je hoeft alleen nog maar de gegevens uit het sjabloon te vervangen door je eigen gegevens. Het maken van facturen in word heeft zoals je ziet zowel voor- als nadelen. Wanneer je een kleine ondernemer bent die niet veel facturen per jaar verstuurt is Word een prima optie. Je bepaalt zelf de layout, het is goedkoop, je kent het programma waarschijnlijk al goed en je kunt ervoor zorgen dat je facturen er ‘gelikt’ uitzien, al dan niet met behulp van sjablonen. Toch kleven er ook wat nadelen aan het werken met Word. Word is een tekstprogramma en is er niet voor gemaakt om te rekenen, dat mag je dus zelf doen. In Word gaat weinig vanzelf qua nummering. Niks eigenlijk. Elk factuurnummer zul je met de hand moeten intikken en de bedragen moet je zelf uitrekenen. Hoe mooi je een factuur ook kunt maken in Word, het moet natuurlijk wel kloppen.  

Factuur maken in Excel 

Rekenen is in het programma Excel een stuk eenvoudiger. Zolang jij zorgt dat je rekenformules kloppen zorgt dit programma ervoor dat alles tot achter de komma klopt. Je hoeft deze rekenformules maar één keer te maken en je kunt ze daarna altijd weer gebruiken. Er zijn dan ook veel ondernemers die voor dit programma kiezen om hun facturen in te maken. Maar ook hier zijn nadelen te noemen. Excel is eigenlijk het tegenovergestelde van Word als het gaat om het maken van facturen. Rekenen kan het programma als de beste, maar van opmaak heeft het niet veel kaas gegeten. Het is dus moeilijk om een Excel factuur te maken met een goede layout. De formules moeten zeker weten goed zijn. Maak je hier een fout in dan is elke factuur het komende jaar verkeerd. Oppassen geblazen dus! En dan is er nog het feit dat je ondanks je formules nog steeds een hoop getallen met de hand moet invullen voor elke factuur. Vergeet je bijvoorbeeld een keer een factuurnummer te veranderen dan raakt je hele systeem in de war en kun je opnieuw beginnen. Overigens zijn, net als voor Word, ook voor Excel factuur sjablonen te vinden op het internet.  

Factuur maken met gratis online facturatie software

Een derde mogelijkheid voor het maken van je eigen facturen is door te werken met gratis facturatie software. Het aanmaken van facturen gaat daarmee makkelijker dan met Word en Excel en het heeft extra’s die de andere programma’s niet hebben. Allereerst heb je dankzij de facturatie software een beter overzicht over je facturen. Welke facturen zijn al verstuurd, welke factuur is al betaald en wie moet er nog betalen? Heb je klanten die nog niet betaald hebben dan kun je dat met facturatie software snel zien en meteen een herinnering sturen. Met facturatie software werk je over het algemeen geheel online. Je kunt, waar je ook bent, bij je facturen komen of een nieuwe factuur aanmaken. Je hoeft niet meer door mappen te bladeren om te kijken bij welk factuurnummer je bent gebleven omdat het programma dit automatisch voor je bijhoudt. En dat automatische gedeelte levert je ook een hoop tijd op met het aanmaken van facturen die vaker terugkomen. Je kunt bijvoorbeeld de opdracht geven om een bepaalde factuur die elke maand verstuurd moet worden automatisch te laten verzenden. Een ander heel groot voordeel is dat je elke factuur direct digitaal kan versturen per mail. Dat is goed voor het milieu, bespaart je een hoop postzegels en je klanten zijn er ook blij mee. Iedere ondernemer is anders. Gelukkig maar, je unieke kwaliteit is waarschijnlijk de reden dat je ondernemer bent geworden. Zo heeft ook iedere ondernemer zijn eigen manier van factureren. Kleinere ondernemers vinden het maken van hun facturen in Word of Excel vaak prima en dat gaat vaak ook goed. Maar zodra de ondernemingen groter worden is de kans groot dat het maken van facturen op die manier te omslachtig wordt. Een foutje is immers zo gemaakt als je veel zaken met de hand moet invoeren. Met facturatie software is de kans op fouten een stuk kleiner, bespaar je een hoop tijd en het is nog gratis ook. Probeer het eens, en je zult zien dat het maken van je facturen niet zoveel tijd meer kost en je een beter overzicht hebt over je debiteuren en je crediteuren dan ooit.

Wat bevat een factuur in detail?

Een factuur bestaat uit de kop, factuurregels en eventueel extra tekst die wel aan te raden is maar niet verplicht. Kop 
  • Jouw eigen volledige bedrijfsnaam en adres
  • De volledige bedrijfsnaam en het adres van de klant
  • Je btw-nummer (in sommige gevallen ook het btw-nummer van je klant)
  • Je KvK-nummer
  • De factuurdatum. Dit is de datum waarop de factuur is aangemaakt.
  • Dit nummer is uniek voor elke factuur en loopt op.

Factuurregels

  • De omschrijving van je geleverde goederen of diensten
  • Het aantal geleverde goederen of diensten
  • De leverdatum 
  • Het bedrag van je goederen of diensten exclusief btw
  • Het btw-bedrag
  • Het bedrag van je goederen of diensten inclusief btw
Wanneer je bovenstaande op de factuur hebt staan heb je aan je wettelijke verplichting voldaan. Het is echter wel aan te raden om nog wat extra zaken op de factuur te zetten zoals de betaaltermijn en de vervaldatum van de factuur. Dit schept duidelijkheid voor jou en voor de klant. En je krijgt sneller je geld binnen.