Hoe Bonnetjes en Facturen Verwerken en Digitaal Bewaren

Boekhouding probleem # 1: Waar is nu toch dat bonnetje van 22 februari?  Herkenbaar? Pak het anders aan en je vermijdt een hoop frustraties.

Laatste update:  23 februari 2022 door Elma de Bruijn

Slim bonnetjes verwerken & hoe bonnetjes en facturen digitaal bewaren?

Ken je die mensen die goed zijn in het runnen van hun bedrijf en een potje maken van de administratie? Misschien ben je zelf wel zo’n iemand die alle bonnetjes in plastic zakjes bewaart of in schoenendozen en eens in de zoveel tijd in die bonnetjesberg moet zoeken naar de juiste cijfers voor de belastingaangifte.

Stop hiermee!

 Stel je voor. Als je een bonnetje ontvang, dan:

1. Maak een foto van je bonnetje met je mobiel of scan het in (3 sec werk)
2. Upload het naar je boekhouding (5 sec werk)
3. Geef het een korte naam mee wat het is ( 10 sec werk) 
4.  (Het is ideaal als je software direct herkent het btw-tarief en welk kostensoort het is)

Binnen 20 seconden ben je verlost van een hoop frustraties die uren kan duren. 

Hoe doe je dat dan? Ontdek het hieronder!

PS Voor facturen is een soortgelijk eenvoudig proces. In plaats van een foto upload je een pdf.

Voorbeeld digitaal bonnetjes bewaren

Hier 3 opties van apps voor bonnetjes inboeken, gekoppeld aan online boekhoudsoftware:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Wanneer je kiest voor een online boekhouding word je veel werk uit handen genomen. Niet alleen kunnen zulke boekhoudprogramma’s alles automatisch voor je optellen en aftrekken, de BTW berekenen en alle info up-to-date houden. Veel programma’s maken het je ook een stuk makkelijker om alle financiële informatie die je op een dag binnenkrijgt snel en makkelijk te verwerken. Dat gaat op verschillende manieren.

Facturen en bonnetjes zwerven overal

Het is niet zo gek dat veel mensen het lastig vinden om de administratie op een logische manier bij te houden. Er komt toch veel bij kijken. Zo zijn er online aankopen waar je bonnetjes van moet bewaren. Die bonnetjes krijg je vaak binnen in je mailbox of moet je downloaden op de website waar je je product hebt gekocht dus die blijven dan vaak óf in je mailbox zitten of worden snel opgeslagen in een mapje op je computer.

En dan heb je natuurlijk nog de ouderwetse bonnen uit de kassa, dit zijn de bonnen die over het algemeen in de portemonnee blijven zitten, of in de tas of, als je een stap verder bent misschien wel in die schoenendoos belanden. Daarnaast heb je waarschijnlijk zelf nog facturen die de deur uitgaan per post of via de mail.

Al met al zijn er dus een hoop verschillende wegen waar financiële informatie op binnenkomt. Al die informatie uit al die verschillende kanalen halen, om het vervolgens te rangschikken op datum en naast je bankrekening te leggen kan nogal eens wat frustratie opleveren. Want waar is dat ene bonnetje van dat pak A4 papier dat je kocht in januari? En in welk mapje had je nou ook alweer je internet factuur van maart opgeslagen? De bonnen zijn overal! Behalve daar waar jij aan het zoeken bent.

Gelukkig is er voor iedereen die liever onderneemt dan de administratie bijhoudt een oplossing

Facturen versturen en inboeken

Een goed online boekhoudprogramma maakt het versturen van jouw facturen aan je klanten zo makkelijk mogelijk. Factuurnummers worden dan bijvoorbeeld automatisch aangemaakt en, mocht er een keer wat mis gaan en je moet tussendoor een factuur verwijderen en opnieuw maken, dan zorgt het programma ervoor dat de nummering gewoon blijft kloppen.

Hetzelfde geldt voor het inboeken van de facturen die je binnenkrijgt. Ook zaken als de datum, het optellen van de bedragen op de facturen en het plaatsen van de facturen in de juiste categorie zijn dingen die een goed boekhoudprogramma automatisch voor je regelt.

App op je telefoon

Eén van de handigste features van de laatste jaren is dat steeds meer boekhoudprogramma’s werken met een app op je telefoon. Met die app kun je er razendsnel voor zorgen dat je ‘losse’ bonnetjes in je administratie verwerkt worden.

Stel je koopt een nietmachine in de plaatselijke kantoorboekhandel. Je krijgt van de kassamedewerker na betaling een bonnetje uit de kassa. Het enige dat je dan hoeft de doen is je telefoon te pakken, je boekhoud-app te openen en de bon in te scannen. Het bonnetje zit dan direct in je online administratie en blijft niet meer maandenlang verfrommeld in je portemonnee zitten. Dit kan je op den duur ook nog wel wat geld schelen, want wie is er wel eens niet vergeten een bonnetje in te voeren. Die schoenendozen kunnen dus bij het oud papier.

Boekhoud app: Altijd en overal boekhouden

Met een boekhoud app op je telefoon kun je altijd en overal boekhouden. Even snel dat bonnetje inscannen in de winkel of tijdens het koken even checken hoe het er financieel voor staat met je bedrijf, het kan allemaal. Dat is niet alleen heel handig voor jou omdat je zo heel veel controle hebt over je eigen administratie maar ook voor je klanten en je zichtbaarheid.

In veel apps kun je crediteuren- en debiteurenbeheer bijhouden zodat je direct kan zien wie er nog wat moet betalen. Ook zijn er vaak veel koppelingsopties in de app. Zo kun je een koppeling maken met je bank, je facturatieprogramma, urenregistratie of klantensysteem. De top 5 beste en populaire boekhoudprogramma's helpen je hiermee.

Ik wil top 5 zien | ZZP of MKB

Meer tijd voor ondernemen

Wanneer het voor jou tijd is geworden om orde op zaken te stellen kun je dus het beste kiezen voor bovenstaande oplossingen. Er bestaan een heleboel goede online boekhoudprogramma’s en apps die je het leven als ondernemer een stuk makkelijker kunnen maken. De meeste van die programma’s zijn gratis of voor een klein bedrag uit te proberen.

Wanneer je altijd en overal je financiële gegevens kunt beheren zorgt dat niet alleen voor rust in de weekenden en avonden voorafgaand aan de belastingaangifte maar ook voor een beetje extra rust in je hoofd waardoor er weer ruimte gemaakt wordt voor het werken aan nieuwe ideeën en oplossingen voor jouw bedrijf.

Wil je starten met eenvoudig je administratie doen, dan kan je je keuze maken via reviews van de top 5 online boekhoudprogramma's