Goede administratiesoftware voor de VvE maakt goede buren!

Laten we meteen met de deur in huis vallen: Je bent op deze pagina belandt omdat je gewoon helemaal klaar bent met de administratie en de boekhouding van de vereniging van eigenaren. Er zijn écht wel leukere dingen dan de begroting van een VvE presenteren op een algemene vergadering van eigenaren. Die lieve buurvrouw blijkt plotseling een chagrijnige tante en die joviale buurman de grootste vrek. Boze en achterdochtige blikken zijn jouw deel en je vraagt je af wat je bezielde toen je ‘ja’ zei om bestuurder van de VvE te worden.

Je bent dus dringend op zoek naar een manier om deze last van je af te werpen. En nee, je moet echt niet verhuizen om je buren weer gewoon recht in de ogen te kunnen kijken. Ook voor de administratie en de boekhouding van VvE’s zijn er immers boekhoudprogramma’s op maat die jouw leven (en dat van je buren) een stuk aangenamer maken, zelfs al heb je niet de middelen als die van een professionele bestuurder.

Er zijn goede oplossingen, zoals deze:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

De dynamiek van de VvE

Een vereniging van eigenaren heeft een heel bijzondere dynamiek. Je kunt de administratie van de VvE nog het best vergelijken met de begroting van een kleine gemeente. Het budget is beperkt tot de bijdragen van de bewoners en iedere cent moet twee keer omgedraaid worden. Daarom is het precies ook een beetje een dirty job. Maar iemand moet het doen.

De inkomsten van de VvE zijn net zoals de belastingen in een klein dorpje redelijk voorspelbaar. Eenmaal alle appartementen bewoond zijn, zijn de inkomsten gewoon de optelsom van de bijdragen van de verschillende eigenaren. Dan komt het erop neer om de tering naar de nering te zetten en een correcte prognose te maken van de uitgaven. En precies die begroting vormt dan weer de basis voor de vaststelling van de bijdragen van iedere eigenaar.

Een goed boekhoudprogramma voor de VvE moet dus uitgerust zijn met handige tools voor begroting en budgetplanning. De eigenaar-bestuurder moet streven naar een evenwicht tussen een goede besteding van de inkomsten en tegelijk een reserve opbouwen voor onverwachte uitgaven en grote herstellingen. En dat jaar na jaar.

Functionaliteiten van boekhoudprogramma’s voor de VvE

De administratie van een VvE pakt zwaarder uit naargelang de omvang van het gebouw of mede-eigendom. Het beheer van een bescheiden appartementsgebouw in de voorstad vergt uiteraard minder werk dan pakweg de L-flat in Zeist, de grootste flat van Nederland. De keuze voor een boekhoudpakket voor de VvE hangt dus in de eerste plaats af van de grootte van de te beheren eigendom.

VvE administratie- en boekhoudsoftware is idealiter uitgerust met enkele functies toegespitst op de dynamiek van mede-eigendom.

Documentbeheer

Binnen de VvE bestaat voor financiële documenten een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Maar voor een goede budgetplanning is het belangrijk om de jaarlijkse evolutie van prijzen en kosten te kunnen opvolgen. Dat is onder andere cruciaal voor het bepalen van de jaarlijkse opslag wegens inflatie. Het is dus een must om documenten als de splitsingsakte, jaarrekeningen, historiek van eigenaren, rekeninguittreksels, begrotingen, facturen en rekeningen op één plaats digitaal bij elkaar te hebben.

Incasso

Een van de belangrijkste taken van de bestuurder is het innen van de bijdragen en dat is vaak waar het schoentje wringt binnen een VvE. Het is geen geheim dat achterstallen eerder de regel dan de uitzondering zijn. Fatsoenlijke administratiesoftware voor de VvE beschikt over tools voor het digitaal verzenden van facturen, herinneringen en sommaties met betaallink voor een efficiënte invordering.

Boekhoudkundige tools

VvE’s moeten verplicht een jaarrekening opstellen. Een VvE boekhoudprogramma maakt dit aspect zo eenvoudig als het invoeren van de correcte bedragen.

Kostenbeheersing

VvE-boekhouding gaat vooral over de hand op de knip houden van uiteenlopende kosten zoals algemene beheerkosten, opstal- en glasverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, rechtsbijstand, brandveiligheidskeuringen, reparatie, onderhoud gebouw, liften en/of trappenhal, elektriciteitsvoorzieningen algemene ruimtes, bankkosten, en ga zo maar door.

Budgetplanning

Binnen de VvE moet er een potje aangelegd worden voor onvoorziene uitgaven en ook voor groot periodiek onderhoud moet er een meerjarenonderhoudsplan uitgestippeld worden.

Back-up

De opmars van cloud accounting is voor de bestuurders van een VvE een waren zegen. Je mag er niet aan denken wat er gebeurt wanneer je harde schijf crasht en je plotseling al die kostbare financiële informatie kwijt bent. Om te vermijden dat je je buren nooit meer onder ogen kan komen, slaap je met cloudsoftware altijd op beide oren.

Een selectie van de beste software zijn:

Transparantie en overzichtelijkheid: presentatietools

Beter een goede buur dan een verre vriend, maar om ‘goede’ buren te blijven moet wel de boekhouding van de VvE transparant en overzichtelijk zijn. Het enige wat de andere eigenaren interesseert is dat het financieel plaatje klopt en dat hun eigendom als een ‘goede huisvader’ beheerd wordt.

Goede VvE software heeft dan ook gebruiksvriendelijke presentatietools om de inkomsten en uitgaven op een duidelijke manier voor te stellen tijdens de ledenvergaderingen. Nog beter wordt het wanneer de verschillende eigenaren met een eigen paswoord zelf kunnen inloggen om begrotingen en documenten te kunnen inkijken.

Eenvoudig boekhouden voor de VvE

Een boekhoudprogramma voor de VvE verlicht de taak van de bestuurder of het bestuur aanzienlijk. Als je weet hoeveel tijd en stress je ermee bespaart is de keuze snel gemaakt. Iedere VvE zou eigenlijk moeten nadenken om te investeren in administratiesoftware. De financiën van het mede-eigendom, en dus van alle individuele eigenaren, varen er gewoon wel bij. En wie weet, schiet er met efficiëntere budgetplanning op het einde van het jaar wel iets over voor een gezellige buurtbarbecue. Zo maakt goede administratiesoftware voor de VvE ook goede buren!

Meer opties voor selectie op maat? Pas onze vergelijkingstool toe.

 Ontdek meer admin-software