Betaalherinnering versturen? Zo voorkom je dat je btw betaalt over geld dat je nog niet hebt

Professioneel herinneren is geen conflict. Het is financieel leiderschap. 

Een factuur is verlopen. Je ziet het in je boekhouding. En toch stel je die betaalherinnering nog even uit.

Misschien betaalt je klant morgen. Misschien wil je de relatie niet onder druk zetten. Misschien voelt het gewoon ongemakkelijk.

Ondertussen komt je btw-aangifte eraan. En draag jij belasting af over geld dat nog niet op je rekening staat. Dat is geen fout. Dat is hoe het btw-systeem werkt. En precies daar begint het verschil tussen reageren… en sturen.

De kern: wat moet je weten?

Een betaalherinnering mag je sturen vanaf de dag na de vervaldatum.
Wacht je te lang, dan betaal je btw over geld dat je nog niet hebt ontvangen.
Door een vast herinneringsritme en slimme betaalstructuur voorkom je cashflowdruk én financiële verrassingen.

Wat is een betaalherinnering?

Een betaalherinnering is een vriendelijke melding dat een factuur is verlopen en nog niet is voldaan. Het doel is niet dreigen. Het doel is duidelijkheid.

In mijn jarenlange ervaring met debiteurenbeheer zie ik telkens hetzelfde patroon:

• 90–95% van openstaande facturen is gewoon vergeten
• Max 1% is echte onwil
• De rest heeft tijdelijke of structurele cashflowdruk

Dat betekent: een herinnering is meestal een geheugensteuntje. Geen conflict. Je maakt de meeste klanten er blij mee dat je tijdig een betalingsherinnering stuurt ( en niet maanden later).

Wanneer verstuur je een betaalherinnering?

Kort antwoord:
Vanaf de dag na de vervaldatum van je factuur.

Toch wachten veel ondernemers langer dan nodig. Niet omdat het moet of dat ze gemakzuchtig zijn, maar omdat het ongemakkelijk voelt. Een vast schema haalt die emotie eruit.

Praktisch herinneringsschema voor zzp’ers

• 7 dagen vóór een 30 dagen betaaltermijn (optioneel): vriendelijke reminder
• 1 dag na vervaldatum: eerste betaalherinnering met
• 7 dagen later: tweede herinnering (of even een telefoontje, appje met het bericht:  Heb je mijn factuur gezien? Soms komt het in een spambox terecht)
• Daarna: 14-dagenbrief (verplicht vóór incassokosten bij consumenten)

Door vaste momenten te hanteren wordt herinneren een proces. En processen geven rust. Om de klantrelatie goed te houden, neem ik altijd persoonlijk contact op met de klant. Meestal hoor je een reden waarom het nog niet is betaald en dan kun je gaan schakelen waardoor de factuur alsnog betaald gaat worden.

Wat zet je in een betaalherinnering?

Een goede betaalherinnering is:

• kort
• duidelijk
• zakelijk
• zonder verwijt

Dus vriendelijk. Je maakt het niet persoonlijk voor je klant. En je komt wel goed op voor jezelf. Je hebt niet voor niets iets waardevols gedaan voor je klant.

Dus stuur zonder schroom die herinnering. Hier een paar aandachtspunten...

Checklist betaalherinnering

Je kunt een standaard bericht maken met het volgende vermeld

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Vervaldatum of betalingstermijn
• Openstaand bedrag
• Betaalgegevens
• In bijlage de factuur zelf
• Vriendelijke afsluiting

Voorbeeld betaalherinnering

Beste [naam],

Volgens mijn administratie staat factuur [nummer] van [datum] nog open. De vervaldatum was [datum].

Het openstaande bedrag bedraagt € [bedrag].

Wil je deze alsnog voldoen? Mocht de betaling inmiddels zijn gedaan, dan kun je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.  Of als je vragen hebt over de factuur dan hoor ik het ook graag

Hartelijke groet,
[Jouw naam]

Meer is niet nodig.

Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Dit wordt vaak door elkaar gehaald.

Betaalherinnering
Een informele, vriendelijke melding.

Aanmaning
Een formele stap waarin je aankondigt dat rente of incassokosten kunnen volgen.

Bij consumenten geldt:
je moet eerst een 14-dagenbrief sturen voordat je incassokosten mag rekenen.

Maar eerlijk?
Als je proces goed staat, kom je daar zelden. Zeker niet als je met bedrijven te maken hebt. Bij particulieren moet je vaak er 'strakker' opvolgen en kan een dreiging (dus van extra kosten) al voldoende zijn voor de particulier voldoende zijn. Vermeld dan ook een iDEAL betaallink in de mail. Kans dat ze direct betalen is heel groot. Mijn ervaring leerde me dat 8 op 10 hierdoor direct betalen.

Waarom voelt herinneren zo ongemakkelijk?

Omdat je het persoonlijk maakt.

Je denkt misschien:

• 'Wat als ze het verkeerd opvatten?'
• 'Wat als ik ze verlies als klant?'
• 'Misschien hebben ze het gewoon druk.'

Maar stel jezelf deze vraag:  Wat gebeurt er als jij niets doet?

Dan financier jij je klant. En daar begint het echte probleem... voor jou!

Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen?

Een herinnering is correctie. Maar slimmer is om het vóór te zijn.

1. Maak betalen makkelijker dan uitstellen

Betaalgedrag volgt gemak. Als een klant eerst naar de bankrekening moet, gegevens moet overtypen, vergroot je uitstel.

Voeg daarom toe:

• iDEAL-betaallink (of andere betaalmethoden)
• QR-code op je factuur
• Betaalbutton in de mail

De gouden regel is: Hoe minder handelingen je klant hoeft te doen, hoe sneller jij betaald krijgt.

2. Stuur je factuur naar de juiste plek

Veel facturen blijven hangen omdat ze naar het verkeerde e-mailadres gaan.

Vraag bij nieuwe klanten altijd - als het van toepassing is:

• Wat is het e-mailadres van de crediteurenadministratie?
• Werken jullie met een specifiek factuuradres?
• Kan ik een e-factuur (UBL) aanleveren?

Wat een mooie ontwikkeling voor particulieren is:

• factuur kan via mobiel app van je boekhoudprogramma betaald worden. Het is een soort van pin-apparaat.
• er zijn online boekhoudsoftware die factuur kunnen versturen naar whatsapp

Hoe minder werk jij veroorzaakt bij hun administratie, hoe sneller jouw factuur wordt verwerkt.

3. Werk met een vast herinneringsritme

Wacht niet tot jij het aandurft.

Automatiseer.

Dan wordt het:

Geen confrontatie
Geen discussie
Maar systeem

En systemen beschermen je cashflow.

Het helpt dus als je een automatische herinneringen systeem hebt bijvoorbeeld via je boekhoudprogramma. Of via een reminder in je facturatie tool. Eventueel ook vermeld in je agenda als je te maken hebt met 'slordige' klanten qua betaalbedrag. 

Protip: check elke week je boekhouding of je nog openstaande facturen hebt. Waarom? Om belastingverrassingen en geldflow-problemen te voorkomen zoals het volgende ...

Moet je btw betalen als een factuur niet is betaald?

Meestal wel.

Werk je met het factuurstelsel?
Dan draag je btw af op basis van de factuurdatum.
Niet op basis van de betaaldatum.

Dat betekent:

Hier ontstaan veel financiële verrassingen. Niet bij de aangifte zelf. Maar maanden eerder, bij het uitstellen van herinneringen.

Rekenvoorbeeld: waarom dit je buffer raakt

Je verstuurt 3 facturen van €1.000 exclusief btw.

Totaal omzet: €3.000
21% btw: €630

Die €630 moet je afdragen in de kwartaal-aangifte. Ook als je nog niet bent betaald.

Als die €3.000 nog openstaat, betaal jij belasting over geld dat je niet hebt ontvangen. Dat is geen administratievraag. Dat is geldflow issue.

5 veelgemaakte fouten bij betaalherinneringen

1. Te lang wachten, waardoor de klant alsnog onaangenaam verrast wordt
2. Geen vaste betaaltermijn hanteren
3. Factuur naar verkeerd e-mailadres sturen
4. Geen betaalgemak aanbieden door meerdere betaalmethoden
5. Geen btw reserveren over openstaande facturen

Herken je er één? Dan zit daar waarschijnlijk je geldlek.

De strategische shift

Een betaalherinnering versturen gaat niet alleen over geld innen.

Het gaat over:

• je cashflow beschermen
• btw reserve voorspelbaar maken
• rust creëren in je cijfers

Hoe duidelijker je proces, hoe kleiner de kans dat je btw-aangifte je overvalt en je te weinig geld hebt gereserveert.

Kleine discipline oefening

Open je lijst met openstaande facturen.

Check of tel het totaalbedrag. Check of bereken daar 21% van (als je factuur 21% plichtig is). Dat is het bedrag dat je waarschijnlijk moet afdragen.

Voel je het verschil tussen weten en hopen dat het goedkomt?

Veelgestelde vragen

Wanneer mag je een betaalherinnering sturen?

Vanaf de dag na de vervaldatum.

Hoeveel herinneringen mag je sturen?

Zolang je professioneel blijft en redelijke termijnen hanteert, mag je dit zelf bepalen. Als je incassobureau wilt inschakelen dan eerst 2 herinneringen en bij particulieren ook nog de 14-dagen brief.

Mag je rente rekenen?

Ja, bij zakelijke klanten mag wettelijke rente worden berekend na vervaldatum. Pro-advies: stel de klantrelaties niet op de proef door dit direct toe te passen.

Wat als een klant structureel te laat betaalt?

Overweeg kortere betaaltermijnen, aanbetalingen of automatische incasso.

Moet je btw betalen als factuur niet is betaald?

Ja, bij het factuurstelsel betaal je btw op basis van de factuurdatum.

Ten slotte

Een betaalherinnering versturen is geen teken van wantrouwen. Het is een teken dat jij je bedrijf serieus neemt. En grip op je cijfers begint bij durven herinneren.

Zeker — hieronder heb je **FAQ JSON-LD (schema.org)** die je zo in de `` of net vóór `` kunt plakken. ```html ```