Je Eerste ZZP- Factuur Maken: Wat moet er op, welke tool kies je & hoe laat je 'm voor je werken

Eerste factuur maken als zzp’er – zo groeit je factuur van 'salarisstrook' naar marketingtool

Factuur maken is een spannend moment, maar ook een mijlpaal. Je kunt tevreden zijn dat het klopt volgens de eisen van de Belastingdienst. Maar hoe je het doet kan ook zorgen dat je sneller je geld ontvangt. Zelfs meer waarde creëert voor je klant. Klant blij. Jij blij.

Laatste update: 15 september 2025 door Elma de Bruijn

Weet je nog hoe je eerste loonstrook voelde toen je in loondienst werkte?
Dat moment waarop je dacht: “Yes, dit heb ik verdiend.”

Als zzp’er krijg je dat gevoel opnieuw, maar nu op een ander level: bij je eerste factuur. Alleen… in plaats van dat iemand anders hem voor je maakt, ben jij nu zelf de regisseur. En dat voelt vaak spannend. Want:

• Wat moet er verplicht op de factuur staan volgens de Belastingdienst?
• Hoe zorg je dat je klant snel betaalt?
• En… kan een factuur meer zijn dan alleen een saaie betalingsverzoek?

In dit artikel neem ik je mee op een mini-reis in 3 levels. Van de eerste administratieve overwinning tot de factuur als krachtige marketingtool. En geloof me: als je deze reis doorloopt, ga je niet alleen met trots je eerste factuur versturen, maar bouw je ook meteen aan een slimmer en winstgevender bedrijf.

Level 1 – Je eerste administratieve overwinning (factuur = 'salarisstrook')

Direct antwoord: Op een zzp-factuur moeten volgens de Belastingdienst minimaal de naam en het adres van jou en je klant, een factuurnummer, datum, omschrijving van de dienst, en bedragen excl./incl. btw staan. De betaaltermijn is geen verplichting, amar wel aan te raden staan. Zo zijn er nog meer factoren die geld ontvangen bevorderen en administratie verminderen, ook bij je klant.

Iedere ondernemer begint hier. Je eerste factuur voelt als de eindbaas van je administratie: alles moet kloppen, anders loop je het risico op problemen met de Belastingdienst.

Wat moet er verplicht op je factuur staan?

Volgens de factuur eisen van de Belastingdienst mag je dit nooit vergeten:

• Je eigen naam en adres + die van je klant.
• Je KvK-nummer en btw-nummer (tenzij je vrijgesteld bent).
• Een uniek factuurnummer en factuurdatum.
• Een duidelijke omschrijving van de dienst of het product.
• Het bedrag exclusief btw, de btw zelf en het totaalbedrag.

De betaaltermijn is niet verplicht. Juridisch zijn afspraken vastgelegd door de overheid. Tevens is niet verplicht een hoogwaardig design met een logo. Maar om marketing en financiële redenen zijn een paar toevoegingen essentieel. Benieuwd wat het is? Lees door bij de factuureisen in details met factuur voorbeeld.

Mini-checklist voor je eerste factuur

✅ Alle verplichte gegevens ingevuld? (zie voorbeeld en checklist in detail hier)
✅ Btw correct berekend en vermeld?
✅ Factuur overzichtelijk en professioneel?
✅ Maak er een template van (voorbeelden vind je hier)

Zie je dit lijstje? Vink het af bij je eerste factuur en je weet zeker dat je voldoet aan de regels.

👉 En hier komt de mindset shift: jouw eerste factuur is niet “gewoon administratie”. Het is je 'salarisstrook' als ondernemer. Het bewijs dat je van idee naar inkomen bent gegaan. Een overwinning om trots op te zijn.

Level 2 – Automatiseren & je cashflow boosten (factuur = cash maker)

Direct antwoord: Met facturatiesoftware zoals Moneybird of e-Boekhouden (gratis voor starters) automatiseer je je facturatieproces, voorkom je fouten én krijg je sneller betaald dankzij iDEAL-links, QR-codes en automatische herinneringen.

Na die eerste overwinning merk je al snel: handmatig facturen maken en opvolgen kost tijd. En erger nog: klanten betalen vaak laat. Herkenbaar?

Dit is het punt waarop veel zzp’ers denken: “Er moet toch een makkelijkere manier zijn?” En die is er.

Facturatiesoftware maakt je leven makkelijker

Met tools als Moneybird, e-Boekhouden of Rompslomp hoef je niet telkens opnieuw alles in te vullen. De software onthoudt je gegevens, geeft je facturen automatisch een uniek nummer en rekent btw foutloos uit.

En het mooiste? Je ziet direct in je dashboard welke facturen openstaan en welke betaald zijn (door andere slimme boekhoudtrucs)

Sneller betaald krijgen met slimme opties

• Voeg een iDEAL-betaallink of QR-code toe. Klanten kunnen met één klik betalen. De meeste klanten van mijn betalen direct of binnen 1 dag!
• Stel automatische herinneringen in. Zo hoef je nooit meer zelf achter je geld aan.

Hoe heerlijk is dit gevoel...

Je kunt rustig op vakantie gaan en een appje ontvangen van een klant: "Sorry Elma, ik heb je nu betaald".

Resultaat? Je cashflow wordt voorspelbaar, en je hoeft geen stress meer te hebben over openstaande bedragen. En dit zijn maar 2 tips voor sneller je geld innen

👉 Dit is het moment waarop je factuur verandert van een administratieve verplichting naar een cash maker. Iedere factuur die je verstuurt is een mini-boost voor je financiële rust.

Wil je weten welke software dit het beste doet? Kijk op de vergelijker van factuurprogramma's waar ik de belangrijkste facturatietools naast elkaar heb gezet.

📌  Pro-tip: als starter wil je natuurlijk je kosten beheersen. Er zijn ook gratis software om je facturatie te automatiseren.

Level 3 – De factuur als marketingtool (factuur = zichtbaar waarde creëren)

Direct antwoord: Door branding, een persoonlijke boodschap en slimme links en bedanktpagina's toe te voegen, verandert je factuur in een klantgericht marketingmoment dat vertrouwen en herhaalaankopen stimuleert.

Nu komt de stap die de meeste zzp’ers overslaan. Maar hier zit de magie.

Want stel je eens voor: je factuur is niet langer een “rekening”, maar een branding moment. Een kans om je klant te laten voelen wat jouw waarde is. En dus hoe je je klant verder kan helpen.

Hoe maak je van een factuur een marketingtool?

• Branding: zet je logo, je kleuren en je tone of voice op de factuur. Maak het herkenbaar en professioneel.
• Persoonlijke touch: een korte boodschap als “Bedankt voor je vertrouwen, ik vond het een mooie samenwerking” geeft je klant een glimlach.

Een klant zei: 'Ik ben zo blij met die paar woorden van dankbaarheid. Voelbaar. Dank je wel, Elma"

Zichtbaarheid:  maak een bedanktpagina aan voor na de betaling. Voeg toe een gratis tips, of je nieuwste aanbod. Of nog beter, maar een mooie betaalpagina aan met meerdere betaalopties. Voeg een testimonial toe. Subtiel, maar effectief.

Dit is de impact

Stel je voor: je klant opent je factuur en denkt niet alleen “Ik moet betalen”, maar ook:

"Wat fijn om met deze ondernemer te werken, hier wil ik meer van.”

👉 Daarmee wordt je factuur een marketingmoment. Een kleine touch die grote impact kan hebben op herhaalaankopen of nieuwe opdrachten.

Checklist: zo start je direct met je eerste factuur

1. Basis op orde: gebruik de checklist van Level 1 en zorg dat je voldoet aan de Belastingdienst-eisen.
2. Automatiseren: kies een facturatietool waarmee je tijd bespaart én sneller betaald krijgt (level 2).
3. Versterken: voeg branding en een persoonlijke touch toe om je klantrelatie te verdiepen (level 3)

Je eerste factuur maken is veel meer dan een verplichting. Het is het begin van je ondernemersreis. Eerst voelt het spannend, dan wordt het makkelijker, en uiteindelijk wordt het zelfs een instrument voor groei.

Wil je dat proces niet zelf hoeven uitzoeken?
👉 Kijk dan verder voor:

• praktische factuurvoorbeelden
• software vergelijkingen 
• tips om je facturen gratis te maken dus direct te professionaliseren.

Zo hoef jij alleen nog maar trots te zijn op wat je al hebt bereikt: je bent begonnen, je factureert, en je groeit.

Veelgestelde vragen over je eerste zzp-factuur

Wat moet ik verplicht op mijn eerste zzp-factuur zetten?

Je moet o.a. je eigen bedrijfsgegevens, die van je klant, een uniek factuurnummer, factuurdatum, een omschrijving van je dienst, en het bedrag exclusief en inclusief btw  vermelden.

Welke facturatiesoftware is het beste voor startende zzp’ers?

Voor beginners zijn Moneybird, Rompslomp, DigiBoox en e-Boekhouden gebruiksvriendelijk en betrouwbaar. Kies op basis van je branche, wensen en budget.

Hoe zorg ik dat klanten sneller betalen?

Gebruik iDEAL-links of QR-codes op je factuur en stel automatische betalingsherinneringen in. Aparte betaalpagina's werken ook fantastisch, voor bij een online business.

Mag ik een persoonlijke boodschap op mijn factuur zetten?

Zeker. Een korte persoonlijke noot versterkt je relatie met de klant en maakt je factuur menselijker. Vooral effectief als je het in de mail zet waarmee je de factuur verstuurt.

Kan mijn factuur bijdragen aan marketing?

Ja! Met branding, testimonials, relevante links, upgrades en een vriendelijke tone of voice kun je subtiel je merk versterken.