UBL factuur: alles wat je altijd al wilde weten over UBL

UBL factuur, oftewel Universal Business Language, is een standaard die voor elektronische bedrijfsvoering en dus facturatie. Het is iets wat je goed kunt gebruiken als je bezig bent met het automatiseren van je bedrijf. Niet alleen bedrijven werken met het systeem maar ook de Nederlandse en Belgische overheid. Maar wat houdt die UBL nou precies in? In dit artikel vertellen we je er alles over.

Laatste update: 24 oktober 2024 door Elma de Bruijn

Redactionele Disclaimer: Elma de Bruijn, ondernemer en boekhouder, test en beoordeelt software met een 3-stappenmethode. Ze ontvangt commissie bij aankopen via links, wat gratis content via deze site voor kleine ondernemingen mogelijk maakt. Lees hier haar beoordelingsmethode. 

Een beetje poëzie kunnen we wel gebruiken in belastingland. Het is een Elfje, een gedichtje van 11 woorden

Wat is UBL nou precies?

UBL is een bibliotheek vol standaard XML bestanden die iedereen mag gebruiken die ervoor zorgt dat het digitaliseren van processen makkelijker verloopt, simpelweg omdat elk systeem door het gebruik van UBL dezelfde codetaal spreekt (de programmeertaal XML). UBL kan ingezet worden bij allerlei verschillende processen in het bedrijfsleven zoals bijvoorbeeld in de logistiek, supply chain management en inkoop. De UBL standaard is zo ontwikkeld dat deze direct geïntegreerd kan worden in de bestaande administraties van bedrijven. Om over te gaan op UBL hoef je dus niet allerlei systemen aan te passen. Je kunt er meteen mee beginnen.

Gebruikt elk boekhoudsoftware een UBL - standaard?

Nee, want een e-factuur met een UBL standaard is wat anders dan een PDF!

Maar de volgende software wel. Eerst benoem ik de (gratis) versies voor ZZP'ers en daarna voor MKB'ers met een top 5 die anders dan anders is. Een doorbraak kan creëren om een gevarieerde kijk op type facturaties. En dat is nog niet alles, want ik geef je voor de factuurprogramma's ook nog een review.

De top 5

De volgende online factuursoftware zijn (beperkt) GRATIS.

1. DigiBTW - Beste voor ZZP die misschien later boekhoudsoftware gebruikt

Gratis factuur maken kan. Het staat los van het boekhoudprogramma wat uitstekend geschikt is voor startende zzp'ers. Ontdek waarom het kan werken voor jou. Stel je voor: "Ja, ik wil moeiteloos mijn administratie beheren met DigiBTW!"

Test Gratis DigiBTW

2. e-Boekhouden.nl - Beste voor starters en eenvoudig facturen maken

Met dit boekprogramma kun je eenvoudig facturen versturen en je krijgt als starter 15 maanden gratis toegang. Daarna ben je niet verplicht te betalen voor het programma, maar als je dat niet doet, zul je verder moeten kijken. Je krijgt het hele boekhoudprogramma inclusief alle functies en je kunt cursussen volgen, online en offline.  Dus denk hier even over na: "Ja, ik wil ook (gratis) aan de slag met e-Boekhouden.nl!"

Test Gratis e-Boekhouden

3. MoneyBird - Beste voor (ICT-)consultants

"Een verademing in vergelijking met andere systemen", zei een klant. Gratis factuur maken kan, als je maar een paar facturen per maand hebt. Dus ideaal voor (ICT-) consultants die eens per maand factureren. Ontdek waarom het kan werken voor jou: Ja, ik wil mijn facturatie regelen met MoneyBird!"

Ontdek Gratis MoneyBird

4. Rompslomp.nl - Beste voor Simpele Facturatie

De meeste zzp'ers hebben meer nodig dan een simpele factuur. Als je het eenvoudig houdt dan is Rompslomp een uitstekende partner. Zolang je alleen de facturatie module 'aanschaft' betaal je voor dit programma helemaal niks. Je kunt voor precies 0 euro onbeperkt facturen versturen, betalingen bijhouden en zelfs of offertes maken. Ook kun je dit programma koppelen met je iDEAL-betalingen. Rompslomp kent bovendien een handige bonnetjes en facturen scan app. Hier is het hoe het werkt: "Ja , ik wil Rompslomp testen"

Ontdek Rompslomp

5. Jortt - Beste voor facuur maken met een glimlach 

Het factuurprogramma Jortt is ook gratis. Je kunt met dit programma onbeperkt facturen en offertes maken en onbeperkt klanten toevoegen. Automatiseren is key bij Jortt. Dit mag je doen voor 3 gebruikers en je krijgt geen reclame tussendoor te zien. Stel jezelf als modern mens voor, en besluit:  "Ja, ik wil slim facturen met Jortt"

Ontdek Jort software

Het fijne is dat je terwijl je aan het uitzoeken bent wat jouw favoriete werkwijze is je jouw klanten gewoon mooie facturen blijft sturen. Zij hebben dus niet in de gaten dat jij niet in het bezit bent van een gratis facturatieprogramma, boekhoudprogramma of anders. En wanneer jij eenmaal je draai hebt gevonden zal je merken dat facturatie een stuk makkelijker wordt met software.

Voor MKB'er zijn de volgende online facturatie opties

Een aantal opties die ook een beetje anders zijn dan de standaard top 5.

• Partners van Exact Online: samen sta je sterker
• Snelstart voor ambiteuze MKB: binnen 1 minuut een factuur maken
• Zenvoices vooral voor inkoopfacturen
• Plug & Pay: betaalpagina met facturatie die je omzet exponentieel laat groeien
• Membirds: voor abonnementen en memberships (met of zonder online trainingen) (50% korting via deze link met 14 dagen gratis testacoount)

Waar kan je UBL specifiek voor gebruiken?

De Universal Business Language zorgt er dus voor dat verschillende apparaten en systemen elkaar kunnen ‘verstaan’. UBL kun je daarom gebruiken om je bedrijf nog meer te automatiseren, zodat je tijd overhoudt om daadwerkelijk te ondernemen. Maar hoe begin je er dan mee? Een goede start is het uitsturen van UBL facturen. Wanneer jij vanuit je boekhoudprogramma UBL facturen stuurt naar je klant, en deze maakt ook gebruik van UBL, dan wisselen de boekhoudprogramma’s onderling direct informatie met elkaar uit zonder dat er iemand tussenkomt. De klantgegevens worden automatisch voor je ingevuld en bij de klant haalt alle gegevens automatisch binnen. De boekhoudprogramma’s spreken namelijk elkaars taal. Zelfs als het twee compleet verschillende programma’s zijn. Dit scheelt jou én de klant allebei tijd en moeite en de factuur wordt veel sneller betaald.

Betere liquiditeit door ‘hergebruik’ van informatie

Doordat de codetaal UBL een standaard is, hergebruik eenvoudig je de verschillende onderdelen van het XML bestand. Dit betekent dat je geen ingewikkelde software meer nodig hebt om bestanden om te zetten. UBL zorgt er daardoor bijvoorbeeld ook voor dat je orderformulier later makkelijk omzet in een factuur. Dit komt dus door het gebruik van die vaste structuren. Steeds meer bedrijven zien in dat het handig is om een administratie met UBL facturatie te voeren en is dan ook een gangbare manier van werken geworden. Het scheelt namelijk gewoon een hoop tijd, geld en zorgen. Bovendien worden er veel minder fouten gemaakt. Nog een belangrijk voordeel van de Universal Business Language voor bedrijven is dat een UBL factuur vaak veel sneller betaald is dan de gewone facturen. Dat heeft natuurlijk enorme invloed op je liquiditeit.

De voordelen van UBL op een rij

Naast facturatie kun je UBL ook gebruiken voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld voor je verkopen in een webshop, het aanmaken van offertes en het bijhouden van je inkopen. Er zijn de laatste jaren heel veel boekhoudprogramma’s bijgekomen die gebruik maken van UBL. Je kunt zien of jouw boekhoudprogramma geschikt is voor het aanmaken en ontvangen van UBL facturen als er ergens ‘UBL Ready’ vermeld staat. Het gebruik van UBL heeft dus een hoop voordelen. We zetten ze nog even op een rij:

• UBL is in elke administratie te implementeren. Je kunt er dus direct mee beginnen en je hoeft niet over te gaan op andere systemen.
• Dankzij het gebruik van een universele code kunnen systemen elkaar begrijpen zonder tussenkomst van personen. Dit zorgt voor meer snelheid bij het uitwisselen van bestanden.
• Omdat er niemand tussenkomt bij het versturen van gegevens met UBL is de kans op fouten tijdens het proces van overdracht nihil.
• Informatie wordt automatisch ingevoerd in jouw systeem en in dat van je klant. Als het er eenmaal in staat hergebruik je dezelfde informatie steeds opnieuw.
• Doordat iedereen dezelfde bestanden kan lezen hoef je deze niet meer om te zetten met dure software programma’s.
• Een UBL factuur wordt over het algemeen sneller betaald. Het proces van versturen en ontvangen loopt een stuk sneller en vaak gaat de betaling ook nog eens automatisch. In plaats van weken wachten op een betaling kan dit in theorie nu al binnen enkele minuten.

Samenvattend

Het mag duidelijk zijn dat wanneer je erover nadenkt om je bedrijf (beter) te automatiseren het gebruik van UBL een logische stap is. De Universal Business Language heeft zichzelf al dubbel en dwars bewezen in het bedrijfsleven. Het wordt dan ook niet voor niets door ontzettend veel bedrijven op handen gedragen. Gebruik maken van UBL is simpel, er is echt geen technische kennis voor nodig. De kennis die ervoor nodig is heeft je boekhoudprogramma. Jij hoeft alleen maar even te kijken of je boekhoudprogramma UBL ready is. Wil je overgaan op UBL denk er dan niet te lang over na want het is een vrij simpele overgang die jouw ondernemerschap ontzettend veel makkelijker kan maken.