"Online boekhouden voor zzp: €60 per maand?! Dat is veel" Ik hoor het mezelf zeggen. "Ja, hoor, wij helpen ook hele kleine bedrijven en zzp'ers met het installeren van de boekhoudsoftware en volledig op maat inrichten." "Oh, dat is fijn, meneer, maar hoeveel gaat dat kosten? Het zal vast geen goedkope dienst zijn, toch?", reageer ik op de beursvloer naar hem. Hij glimlacht vriendelijk terug en zegt: "Laten we een afspraak maken om een offerte op maat te maken."
Op de terugweg naar huis vroeg ik me af: zou het anders kunnen? Mijn zoektocht leverde het volgende op.
Wanneer je aan de slag gaat als zzp'er komen daar veel dingen bij kijken. Je maakt tijd vrij voor onder andere acquisitie, het onderhouden van relaties met klanten en inplannen van je werkzaamheden. Eigenlijk hebben we dan een van de belangrijkste onderdelen nog niet eens benoemd, namelijk het boekhouden.
Daar waar voorheen waarschijnlijk je administratie en belastingzaken nauwelijks tijd kostte, of vooraf al was ingevuld door de Belastingdienst, wordt ook dit compleet anders. Zo zul je elk kwartaal btw-aangifte moeten doen, aan het einde van ieder boekhoudjaar de jaarrekening op moeten maken en inkomstenbelasting moeten betalen. En alle facturen en bonnetjes moet je archiveren etc.
Genoeg om over na te denken dus. Want je kunt dit alles zelf doen, maar daarvoor is wel de nodige kennis vereist. Bovendien is het uitermate belangrijk dat het juist gebeurd, want niemand wil op een later tijdstip een blauwe envelop met daarin een aanslag ontvangen. Dus moet je erin slagen een boekhoudprogramma te vinden wat goed bij jouw activiteiten als zzp'er past. We gaan hier kijken naar gratis alternatieven en wat de voor- en nadelen hiervan zijn. 
Het grootste voordeel van online boekhouden voor zelfstandigen spreekt natuurlijk voor zich. Dat het gratis is! Indien je net begint met het opzetten van je bedrijf wil je indien mogelijk op zoveel mogelijk punten kosten besparen. Is het dus een optie om je boekhouding te regelen met behulp van een gratis programma dan kan het geen kwaad om dit te doen. Gratis applicaties en programma's hebben niet zoveel functionaliteiten als andere varianten of pakketten waar wel voor betaald dient te worden. Dit hoeft echter geen nadeel te zijn. Veel aanbieders hebben apps waarmee je makkelijk uren kunt bijhouden, onkosten kunt registreren en bonnen kunt inscannen, allemaal inclusief bij het gratis pakket. Indien je genoeg hebt aan deze functies is het dus makkelijk in gebruik en helpt het om alles simpel te houden. 
De meeste zzp'ers zullen helaas niet genoeg hebben aan online boekhoudtools die gratis zijn. Omdat je vaak te maken hebt met allerlei zaken waarvoor je een meer uitgebreid programma nodig zult hebben, kun je niet anders dan voor een betaalde variant gaan. We hebben het dan over verschillende kostensoorten, facturen en betalingen. Het kan ook dat je werkt met opdrachtgevers vanuit het buitenland, wat de administratie complexer maakt. En dat geldt ook als je inkoopt in het buitenland. Wanneer je veel offertes maakt voor potentiële opdrachtgevers, wil je er zoveel mogelijk open hebben kunnen staan. Gratis tools om als zzp'er de boekhouding in te doen hebben vaak een vooraf vastgesteld maximum. Hetzelfde geldt voor het aantal bankrekeningen wat je wilt koppelen en transacties dat je maakt. Voor veel zelfstandigen is het simpelweg eenvoudiger wanneer ze geen rekening hoeven te houden met veel van deze beperkingen. Naast dit alles kost ook de btw-aangifte veel meer tijd. 
Zoals al duidelijk is geworden biedt het gebruik van gratis opties om de boekhouding mee te doen bepaalde beperkingen. Ondanks dat het een mogelijkheid is die aantrekkelijk klinkt, zijn er maar weinig zelfstandigen die genoeg hebben aan dit soort pakketten. Bij het minste of geringste krijg je vaak al met de beperkingen te maken. Daarna heb je eigenlijk al geen andere keuze en zul je alsnog over moeten gaan op de betaalde opties of voor een hele andere aanbieder moeten gaan. Is er dan helemaal niemand die dit kan gebruiken? Toch wél. Voor sommige soorten zzp'ers kan het precies genoeg zijn om een gratis applicatie te gebruiken. Vooral voor mensen die bijvoorbeeld als consultant werken. Deze hebben meestal maar een enkele kostensoort en kunnen dus de urenregistratie makkelijk doen met behulp van een gratis programma. Omdat deze alleen uren schrijven en verder eigenlijk geen andere kosten hebben of producten aanbieden, maakt dit de zaken een stuk makkelijker. Iedereen die wel andere activiteiten doet zal al snel tegen de beperkingen van zulke soorten programma's aanlopen, waarna je toch wat anders moet gaan verzinnen.
Buiten de kosten zelf zitten de grootste verschillen dus in de mogelijkheden. Veel daarvan noemde we hierboven al, maar er is nog meer. Zo heb je stukken minder opslagruimte, kun je minder bestanden laden en kan er vaak maar één gebruiker tegelijk toegang krijgen tot het account. Door wel te betalen krijg je niet alleen meer ruimte maar kunnen meerdere mensen tegelijk in de applicatie. Als je meerdere bedrijven hebt of profielen wilt hebben kun je deze ook aanmaken met de betaalde varianten.
Sommige zzp'ers zullen een onderneming opstarten zonder enige kennis van boekhouden. Het goede nieuws is dat dit op zich geen probleem is. Wél moet je er altijd voor zorgen dat je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit kan echter snel geregeld worden. Eerst vul je online alle benodigde informatie in waarna je een afspraak kunt maken. De kosten voor de inschrijving zijn vervolgens 50 euro. Deze kun je voldoen op het dichtstbijzijnde kantoor van de KvK. Zij geven vervolgens voorlichtingssessies over boekhouden en belastingzaken.
Daarna zul je wat moeten verzinnen voor de boekhouding. Een aantal online boekhoudprogramma's richten zich speciaal op zzp'ers en iedereen die nog niet of nauwelijks ervaring heeft op het gebied van administratie. Mocht dit voor jou ook het geval zijn dan is het beter om voor een dergelijke optie te gaan. Zo kun je alles leren wat nodig is om op een goede manier de aangiftes te doen en administratie bij te houden.
geeft starters zelfs 15 maanden gratis toegang; geheel vrijblijvend.
Een andere mogelijkheid is om de boekhouding uit handen te geven. Wanneer je moeite hebt om alles goed bij te houden of simpelweg de tijd mist om het allemaal zelf te doen, is dit een interessante optie. Het zal natuurlijk wel extra kosten met zich meebrengen, want je moet een specialist of bedrijf in de arm nemen die alles voor je gaat regelen. Weeg daarom eerst goed af of het voor jou de kosten waard is. Dit kan bijvoorbeeld door eerst een aantal offertes aan te vragen.
Laatste update: 20 mei 2020 door Elma de Bruijn