Boekhoudprogramma’s voor administratiekantoren: motor voor groei en succes

Op het eerste gezicht lijken de taken van een administratiekantoor rechttoe rechtaan. Gewoon cijfertjes verwerken, toch? Het verwerken van financiële gegevens is natuurlijk een belangrijk onderdeel van de opdracht van administratiekantoren, maar er komen veel meer aspecten bij kijken.

Administratiekantoren voeren naast administratieve, vooral ook adviserende taken uit en moeten op dagelijkse basis de meest uiteenlopende problemen oplossen. Precies vanwege de veelzijdigheid van taken zijn boekhoudprogramma’s het kloppend hart van een goed administratiekantoor.

Een aantal voorbeelden van uitstekende online boekhoudprogramma's zijn:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Wil je een uitgebreidde sortering dan kun je naar deze vergelijkingssite voor online boekhouden gaan:

Ontdek meer boekhoudsoftware

De kracht van administratiekantoren voor ondernemers 

Nederland telt ongeveer 12.000 administratiekantoren waarin om en bij de 25.000 voltijdse medewerkers werkzaam zijn. Het succes van administratiekantoren is wellicht te wijten aan twee factoren:

• De alsmaar complexer wordende en snel veranderende wetgeving rond boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• Het acuut tijdsgebrek van particulieren, bedrijfsleiders en zelfstandige ondernemers om hun administratie te doen of belastingaangifte in te dienen.

Taken van een administratiekantoor en boekhoudprogramma’s 

Administratiekantoren houden zich bezig met administratieve, boekhoudkundige en fiscale oplossingen voor particulieren en ondernemers, groot en klein. Daarnaast staan ze hun cliënten ook bij met financiële en fiscale raad en daad. Financieel advies De meeste administratiekantoren zijn in de eerste plaats de financiële adviseur van hun klanten. Ze delen hun kennis over alle mogelijke financiële producten zodat hun klanten geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Om deze taak tot een goed einde te brengen hebben administratiekantoren baat bij financiële planningsprogramma’s om de beste rendementen te berekenen.

Boekhouding 

De boekhouding voeren is vaak de core business van administratiekantoren. Het succes van een administratiekantoor valt of staat met geoliede boekhoudprogramma’s. Op het gebied van automatisering van routine-opdrachten als het invoeren van gegevens ligt namelijk winst in tijdsbesteding en personeelskosten. Net zoals hun cliënten een beroep doen op administratiekantoren voor hun boekhouding, maken administratiekantoren gebruik van professionele boekhoudprogramma’s om hun klanten de beste service te verlenen.

Debiteuren- en crediteurenbeheer 

Administratiekantoren nemen vaak ook de hele administratie van hun klanten op zich. Enerzijds zijn er de facturen die klanten nog moeten betalen aan hun leveranciers (crediteuren) en anderzijds de facturen die zij nog moeten innen bij hun klanten (debiteuren).

Een allesomvattend boekhoudpakket voor administratiekantoren verlicht deze taak aanzienlijk met geautomatiseerde functies voor de invoer van gegevens, uitsturen van facturen en herinneringen met betaallinks. Zo kunnen administratiekantoren de administratie van hun klanten stroomlijnen en beter advies geven over algemene leveringsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten.

Loonadministratie

Ook de salarisadministratie van ondernemingen is een belangrijke service die administratiekantoren voor hun rekening nemen. Het gaat dan niet alleen over de loonadministratie op zich, maar ook over alle aspecten naar sociale zekerheid toe. Zonder gespecialiseerde boekhoudprogramma’s zou dit ook voor administratiekantoren een haast onmogelijke opdracht zijn. Een efficiënte salarisadministratie is iets waarin administratiekantoren het verschil kunnen maken voor hun klanten. Het vormt voor hen immers de grootste kostenpost.

Jaarrekeningen

Administratiekantoren worden niet zelden ook belast met het opstellen van de jaarrekening van hun klanten. Met professionele boekhoudprogramma’s kunnen administratiekantoren deze essentiële dienstverlening aanbieden aan competitieve prijzen. Het verschil met zelfstandige boekhouders is dat het administratiekantoor de jaarrekening kan aanbieden als ‘eindproduct’ op basis van hun eigen favoriete boekhoudsoftware, daar waar de klassieke boekhouder soms compleet aangewezen is op het geprefereerde boekhoudprogramma van de klant.

Belastingaangiften

Op het ogenblik van het indienen van de belastingaangiften is het bij administratiekantoren alle hens aan dek. Steeds meer particulieren en ondernemingen doen een beroep op de diensten van een administratiekantoor om deze stressvolle en soms onprettige klus te klaren. Ook hier is de automatisering dankzij boekhoudprogramma’s een belangrijke troef. Administratiekantoren doen er goed aan om te werken met boekhoudpakketten of applicaties die compatibel zijn met de digitale portalen van de verschillende belastingdiensten.

Financiële rapportage

En om hun klanten toe te laten de juiste financiële beslissingen te nemen, moeten al die cijfertjes ook op een overzichtelijke manier gepresenteerd worden. Ook dat aspect regelt een solide boekhoudprogramma met een eenvoudige druk op de knop. Met heldere en overschouwbare grafieken, histogrammen, tabellen en staafdiagrammen maak je pas echt indruk op je klanten!

Gegevensbescherming

Of je nu een klein of heel groot administratiekantoor uitbaat, de realiteit is dat je een enorme hoeveelheid extreem gevoelige informatie van klanten beheert. Cyberveiligheid is dan ook een van de belangrijkste factoren waar je bij de keuze van een boekhoudprogramma rekening mee zal willen houden.

Boekhoudprogramma’s voor administratiekantoren, zowel offline als online, moeten gewapend zijn tegen de vier mogelijke vormen van cyberincidenten:

• privacy-inbreuken
• beveiligingsincidenten
• identiteitsfraude
• ransomware

Als administratiekantoor zal je een heel draaiboek over cybersecurity moeten uitwerken. Gelukkig valt er met boekhoudprogramma’s in de cloud en tweestapsverificatie een groot gewicht van je schouders. Cloud boekhoudprogramma’s bieden tegenwoordig alle mogelijke garanties wat betreft de delicate materie van cyberveiligheid.

Boekhoudprogramma’s op maat van administratiekantoren

Een administratiekantoor valt of staat met de degelijkheid van de boekhoudprogramma’s die ze gebruiken. Administratiekantoren zijn er in alle mogelijke vormen (allround of heel gespecialiseerd) en maten (eenmansoperatie of groot kantoor met tientallen medewerkers).

De keuze voor boekhoudsoftware zal dus afhangen van de omvang van het betrokken administratiekantoor en de verscheidenheid aan taken. Administratiekantoren doen er goed aan om te kiezen voor boekhoudprogramma’s die flexibel zijn en uitgebreid kunnen worden naargelang de opschaling van de eigen activiteiten.

In tijden van scherpe concurrentie en al even scherpe prijzen, valt of staat het succes van een administratiekantoor met de keuze van een boekhoudprogramma dat het beste bij de noden van hun klanten past.

Ontdek meer boekhoudsoftware