Zelf boekhouden voor stichtingen maakt het verschil

Laatste update: 7 mei 2021 

Als tijden van crisis, zoals een pandemie, dan al iets goed voortbrengen, is het wel dat mensen wat vaker hun goed hart laten zien. Voor ieder maatschappelijk probleem, en dat zijn er nogal wat, is er een stichting: in Nederland meer dan 150.000 om preciezer te zijn. Mensen hebben dus keuze te over om hun duit in het zakje te doen.

Een stichting oprichten

Er zijn ook heel wat barmhartige Samaritanen die niet bij de pakken willen blijven zitten en zélf een stichting willen beginnen. Want geven gaat niet om de donatie zelf, maar om het maken van een verschil. En dat is waar jij met je stichting op de proppen komt. Anne Frank zei ooit dat ‘niemand ooit arm is geworden van geven’, tenzij je als stichting natuurlijk een belabberde boekhouding hebt.

Boekhoudkundige verplichtingen voor stichtingen

Wanneer die gulle goedzakken dan horen dat ook een stichting onderworpen is aan boekhoudkundige verplichtingen, ruimt het altruïsme vaak plaats voor twijfelitis. Toen je met al die goede bedoelingen begon met je stichting had je nooit gedacht dat je avondenlang naar spreadsheets zou staren en dingen moet googelen als ‘hoe boek ik een donatie in natura?’. Maar een goede boekhouding is essentieel voor het voortbestaan van je organisatie.

Laat je nobele gevoelens hierdoor echter niet de kop indrukken, want tegenwoordig zijn er online en offline boekhoudprogramma’s die deze aspecten vrijwel automatisch regelen. Veelgebruikte software zijn:

Wat is een stichting?

Een stichting is het juridisch vehikel bij uitstek om op kleine of grote schaal goede daden te verrichten. Het is een rechtsvorm, zonder commercieel, maar met een sociaal of ideëel doel. Stichtingen zetten zich belangeloos in voor de meest uiteenlopende goede doelen: van onderzoek naar kinderkanker, zeldzame ziektes, helpen van verweesde diertjes of slachtoffers van zinloos geweld, een groenere planeet, voetbalpleintjes in Brazilië tot een stichting voor werkloze schlagerzangers of gewoon voor mensen die spijt hebben van een tattoo (ja, die laatste bestaat echt).

Hoewel het ene goede doel nobeler is dan het andere, hebben deze stichtingen één ding gemeen: ze streven geen winstoogmerk na. Dat betekent echter niet dat ze géén winst mogen maken. Alleen mogen ze die winst niet uitkeren aan het eigen bestuur, maar moeten ze die verder aanwenden voor de verwezenlijking van hun liefdadig doel.

Boekhouding met Excel: is dat wel voldoende?

We willen al die edelmoedige zielen onder jullie niet ontmoedigen, maar bij een stichting komt best wel wat administratie kijken. De boekhouding doen van een stichting kan gewoon met Excel. Maar tenzij je een datawetenschapper of spreadsheet freak bent, is dat geploeter door eindeloze kolommen en rijen best stressvol.

De jaarrekening voor stichtingen

En wie dacht dat een penningmeester van een stichting ontsnapt aan het neerleggen van een jaarrekening heeft het goed mis. Ook stichtingen moeten aan de hand van de jaarrekening financiële verantwoording afleggen voor hun financieel beleid. Dit document is niet alleen van cruciaal belang naar de overheid en het bestuur toe, maar ook geldschieters en sponsors hebben recht om te weten waar hun geld voor gebruikt is.

Aandachtspunten boekhoudprogramma’s voor stichtingen

Gelukkig zijn er online en offline boekhoudprogramma’s waardoor je de liefde kunt blijven verspreiden zonder er een punthoofd van te krijgen. Hieronder zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor de boekhouding van een stichting even op een rijtje:

1. Administratie van donateurs: of je nu met een collectebus rondgaat of een heuse crowdfunding pagina hebt opgezet, moet je de gegevens van je gulle gevers op een overzichtelijke manier bijhouden. Online boekhoudprogramma’s hebben het grote voordeel dat je donateursgegevens keurig zijn opgeslagen en dat je ook automatisch mails kunt uitsturen om nieuwe fondsen op te halen. Nog gemakkelijker wordt het als je weet dat je ook je bank aan boekhoudsoftware kunt koppelen. Op die manier weet je precies hoeveel donaties er in het bakje komen.
2. Subsidies: heel wat stichtingen zijn voor hun werking aangewezen op subsidies en ook die moeten in de boekhouding verwerkt worden. Waarvoor dient de subsidie? Waar wordt het aan besteed? Als stichting moet je aan de subsidiërende overheid immers verantwoording afleggen waarvoor je de subsidie precies gebruikte.

 2. Werknemers: grotere stichtingen hebben niet zelden werknemers in dienst. Dan komt een boekhoudprogramma goed van pas om de hele loonadministratie af te wikkelen. Kleinere stichtingen vertrouwen op vrijwilligers die je soms een vrijwilligersvergoeding zal betalen om hen te belonen voor hun belangeloze inzet of gewoon om hun onkosten te vergoeden. Ook dat aspect regelt een goed boekhoudprogramma voor jou.

3. BTW-aangifte: soms moeten stichtingen ook BTW afdragen. Een en ander hangt af van de activiteiten die ze organiseren en de vergoedingen die ze hiervoor krijgen. Een stichting verricht economische activiteiten wanneer ze een vergoeding ontvangt die direct verband houdt met deze activiteiten. Denk aan entreekaartjes voor benefietconcerten, spaghetti-avonden, wafelenbak of stickerverkopen. Kan de BTW op kosten teruggevraagd worden? Allemaal dingen die een goed boekhoudprogramma bijhouden en het rekent zelfs uit hoeveel je als stichting precies moet afdragen.

Bewaarplicht zeven jaar

Stichtingen hebben tevens de verplichting om alle boekhoudkundige en financiële documenten zeven jaar lang te bewaren. Schoenendozen vol met rekeningafschriften waarin een kat haar eigen jongen niet terugvindt, is vragen om problemen.

Vandaag de dag bewaar je je hele boekhouding, en alle mogelijke documenten, gewoon tot het einde der tijden in de cloud, op een usb-stickie of op je harde schijf (met een goede back-up natuurlijk).

Boekhouding voor stichting zelf doen

Als penningmeester van een stichting wil je natuurlijk dat er zoveel mogelijk geld naar jouw favoriete goede doel gaat. Het zou bijzonder jammer zijn dat die opgehaalde centjes in de zakken van de boekhouder verdwijnen.

Daarom is het gewoon prettig om de boekhouding zoveel mogelijk zelf te doen. Met boekhoudprogramma’s voor stichtingen, dat kan online of offline zijn, is de administratie van een stichting geen doorn in het oog om goede daden te blijven verrichten!

Zoek je een betere online boekhoudprogramma, dan raad ik je aan de vergelijkingstool te vergelijken.

 Ik ontdek boekhoudprogramma