Wat kost een boekhoudprogramma? De gierigheid bedriegt de wijsheid?!

Boekhoudprogramma’s zijn onontbeerlijke instrumenten voor iedere ondernemer en bieden tal van voordelen. Je kunt gewoon zelf de boekhouding doen zonder een dure boekhouder onder de arm te moeten nemen. De tijd die je ermee bespaart is niet in geld uit te drukken. Meer tijd voor je core business of gewoon zoveel meer kostbare vrije tijd. En dan hebben we het nog niet gehad over de fouten die je ermee vermijdt. Een foutje in de boekhouding kan je als ondernemer immers letterlijk heel duur te komen staan. Maar wat kost een fatsoenlijk boekhoudprogramma?

Nogal wat ondernemers zijn in de foute veronderstelling dat een goed boekhoudprogramma een rib uit het lijf kost. Het tegendeel is waar. Voor enkele bakken koffie heb je als kleine of middelgrote ondernemer al een heel behoorlijk boekhoudprogramma met alle tools om je bedrijf naar nieuwe hoogtes te stuwen.

Hier een overzicht van goede en betaalbare boekhoudprogramma. 

De werkelijke kosten kun je eenvoudig inzien.

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Het probleem van gratis boekhoudsoftware

Als kleinere ondernemer is het soms verleidelijk om te kiezen voor een boekhouding in Excel. Het is overzichtelijk en vooral gratis. Maar goedkoop is duurkoop. Iets wat sommige ondernemers weleens vergeten als het op het voeren van de boekhouding aankomt.

De spreadsheets bieden slechts beperkte mogelijkheden tot slimme automatismen en één minuscuul foutje kan grote financiële én fiscale rampen veroorzaken. Nee, dan ben je toch echt beter af met een betalende oplossing zonder de bank te moeten breken.

Wat bepaalt de kostprijs van een boekhoudprogramma?

Verkopers en ontwikkelaars van boekhoudsoftware hanteren verschillende prijsmodellen en soms is het moeilijk om door de bomen het bos te zien. De prijs van boekhoudprogramma’s is vaak meer dan een kwestie van het stickertje op de doos of de online advertentieprijs.

Bij de meeste boekhoudoplossingen kun je zelf het pakket samenstellen dat het beste bij jouw onderneming past. Om de kostprijs van een boekhoudprogramma te bepalen zijn er enkele factoren waarmee je rekening moet houden.

Functies

De functies van een boekhoudprogramma spelen een belangrijke rol in de kostprijs van een boekhoudprogramma. Betaal zeker ook niet te veel voor snufjes die je als kleine of middelgrote ondernemer toch nooit gebruikt.

De algemene regel is hoe meer functies, hoe meer je betaalt. De meeste boekhoudprogramma’s beschikken echter standaard over de volgende functies:

1. Factuurprogramma
2. Balansen, grootboeken en jaarrekening
3. Inventarisbeheer
4. Opvolgen van verkopen
5. Klantenhistoriek
6. Integratie van betalingsproviders en bank
7. Belastingen berekenen én digitaal indienen

Meer gespecialiseerde boekhoudprogramma’s bieden nog tal van andere functies zoals loonadministratie en financiële rapportage. Op de markt van de boekhoudkundige oplossingen zijn er echter tal van spelers die focussen op betaalbare toepassingen voor de kleine of middelgrote ondernemer.

De beste manier om uit te vissen welke functies jij nodig hebt, is door gebruik te maken van de gratis proefperiode. Iets wat vrijwel alle providers van boekhoudtoepassingen aanbieden. Kies alleen voor de functies die echt onontbeerlijk zijn en opteer naargelang de groei van je bedrijf dan gaandeweg voor een upgrade!

Cloud of desktop?

Er bestaan twee types boekhoudsoftware: voor de desktop of in de cloud. Afhankelijk van het type software moet je dan betalen om het op je computer te laten installeren.

Desktopsoftware wordt direct op je computer geïnstalleerd. Je kunt je boekhouding dan alleen consulteren vanaf die computer. Sommige software heeft bepaalde hardware- en softwarevereisten nodig. Dat betekent dat je soms extra moet investeren in een upgrade van je huidige computerinfrastructuur. Misschien moet er wel een IT’er langskomen om je te helpen bij de installatie? Ook dat heeft zo zijn invloed op het kostenplaatje.

Cloudsoftware moet niet op je computer geïnstalleerd worden. Je boekhouding wordt online opgeslagen. Je kunt je boekhouding overal en wanneer dan ook raadplegen, zolang je maar een internetverbinding hebt. Het voordeel voor je portemonnee is dat je niets moet downloaden of uploaden. Er zijn dus geen extra kosten voor installatie of wat dan ook.

Ondersteuning en training

Standaard boekhoudprogramma’s zijn gebruiksvriendelijk en gebaseerd op het principe ‘click and play’. Maar soms heb je gewoon hulp nodig.

De klantenservice van de aanbieder schiet je dan te hulp om dringende problemen op te lossen. Sommige providers rekenen een extra vergoeding aan voor deze ondersteuning, daar waar dat bij anderen gratis is.

Soms heb je ook wat training nodig om het programma onder de knie te krijgen. De meeste ontwikkelaars van boekhoudsoftware bieden gratis handleidingen en bronnen aan om je op weg te helpen. Andere bedrijven werken dan weer met betalende online cursussen om de software te leren gebruiken.

Verborgen kosten?

Het kan gebeuren dat een boekhoudprogramma in de betalingsvoorwaarden voorziet in verborgen kosten. Meestal gaat het dan over onderhoud, upgrades en extra opslag in de cloud. Zeker voor boekhoudpakketten voor de computer komt het voor dat je moet betalen voor een nieuwe update, terwijl boekhoudoplossingen in de cloud meestal werken met automatische en gratis updates.

Boekhoudprogramma’s betalen zichzelf dubbel en dik terug

Waarom je leven als drukbezette ondernemer moeilijker maken als het ook makkelijk kan? Het is verstandig om je boekhouding zelf te doen. Daar zijn heus geen slapeloze nachten of slaapverwekkende webinars voor nodig. Een gedegen boekhoudprogramma doet praktisch al het werk voor jou met nihil foutenmarge.

Mits een beetje vergelijking en op voorhand goed uitstippelen welke functies je nodig hebt voor jouw onderneming, hoeft boekhoudsoftware helemaal niet duur te zijn. Automatisering is niet langer de toekomst, het is het heden. En boekhoudprogramma’s zijn een perfect en goedkoop voorbeeld van hoe jij als ondernemer je voordeel ermee kunt doen!