Creditfactuur als onontbeerlijk en wettelijk instrument om je boekhouding op orde te houden

Een creditfactuur maken is simpel als je het weet. Het issue is dat bij het runnen van je kleine of middelgrote onderneming je als ondernemer vaak handen tekort kom. Met het verkopen van producten, tevreden houden van klanten, beheren van de voorraad en uitkijken naar mogelijkheden om te groeien, is er altijd meer dan genoeg werk. En zo komt de boekhouding vaak als laatste aan de beurt, terwijl het eigenlijk een prioriteit zou moeten zijn. Facturen uitreiken is wellicht nog het plezierigste aspect van de administratie. 

Maar wat gezegd van creditnota’s?

Het doen van de boeken en het registreren van alle transacties zijn dingen waar iedere onderneming baat bij heeft. De bedrijfsleider en andere belanghebbende derden (denk aan investeerders, potentiële overnemers, de bank en de Belastingdienst) hebben dankzij de jaarrekening immers altijd inzicht in de financiële gezondheid van het bedrijf. Een ordentelijke boekhouding op basis van facturen én de onvermijdelijke creditnota’s is dus meer dan een noodzakelijk kwaad.

Factureren en betalingen bijhouden is al genoeg werk om te beginnen. Maar wat als het een beetje complexer wordt, zoals het uitschrijven van creditnota’s?

Wat is een creditfactuur?

Een creditnota is net als de factuur een officieel en wettelijk verplicht document in het handelsverkeer. Het wordt uitgereikt om een bedrag van een vroegere factuur kwijt te schelden, te verlagen of te corrigeren. De creditnota wordt ook weleens een negatieve factuur genoemd omdat het compenseert met een eerder gefactureerd bedrag.

Creditnota’s zijn er dus om een factuur of een deel daarvan te annuleren of te veranderen. Dit moet gedaan worden om de boekhouding in orde te houden, om de eenvoudige reden dat facturen niet zomaar geannuleerd of verwijderd mogen worden. Met een creditnota kan je het bedrag van een factuur uit je boekhouding halen zonder de factuur zelf te vernietigen. Voor elke wijziging van een factuur is er dus een verantwoordingsstuk nodig: de creditnota.

Redenen om een creditnota uit te schrijven

Ook kleine bedrijven krijgen regelmatig te maken met creditnota’s, hetzij als ontvanger, hetzij als uitgever. Er zijn talrijke situaties denkbaar waarin bedrijven een creditnota moeten uitschrijven:

• Een klant besluit om een product te retourneren en dient na controle van de retourvoorwaarden terugbetaald te worden.
• Om de klant een bijkomende korting toe te staan die nog niet verrekend was op de originele factuur. En op die manier is een creditnota niet alleen verplicht, maar is het ook een vorm van klantenservice!
• Een vermindering van het factuurbedrag vanwege uiteenlopende oorzaken, zij het om commerciële redenen, zij het om een geschil over de geleverde diensten of goederen op te lossen.
• De klant paste de bestelling aan nadat de factuur werd opgemaakt.
• De klant kreeg beschadigde goederen en wenst de aankoop ongedaan te maken wegens niet-conforme levering.
• Missen is menselijk en soms gebeurt het gewoon dat er een materiële vergissing in de factuur is geslopen, bijvoorbeeld wanneer je een verkeerd btw-tarief hebt toegepast.

Kortom, je gebruikt een creditnota in iedere situatie waarin je anders een factuur zou moeten aanpassen of opnieuw zou moeten opmaken.

Verplichte vermeldingen op de creditnota

Een creditnota is onderworpen aan dezelfde vormvereisten als een factuur. Dat betekent dat ook de creditnota een factuurnummer krijgt dat keurig aansluit op de vorige factuur. Met dat verschil dat op de creditnota een negatief bedrag komt en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

De belangrijkste verplichte vermeldingen zijn:

• De vermelding ‘creditnota’.
• Nummer van de creditnota met verwijzing naar het nummer én de datum van de factuur die gewijzigd wordt.
• BTW die aan de staat teruggestort moet worden als ze eerder in aftrek was gebracht. Opgelet: Dit is een belangrijke voorwaarde waarop streng gecontroleerd wordt.
• Datum waarop de creditnota is uitgereikt.
• Omschrijving van de reden waarom de creditnota werd uitgereikt en vermelding van het bedrag dat in mindering wordt gebracht.
• Bedrijfsgegevens van de uitreiker van de creditnota, alsook alle relevante gegevens van de koper of afnemer van de diensten.
• Btw-identificatienummer van de klant wanneer deze btw-plichtig is. Deze verplichting geldt uiteraard niet voor verkoop aan consumenten.

Creditfacturen als boekhoudkundig instrument

Met een creditnota is het dus mogelijk om een factuur compleet ongedaan te maken en later een nieuwe factuur uit te reiken. De originele factuur mag je uiteraard niet vernietigen en de creditnota zorgt er dan voor dat er geen gaten in de nummering zitten.

Wanneer de klant de factuur reeds betaalde, ontstaat er een bedrag in het voordeel van de klant. Dat bedrag kan dan worden terugbetaald of behouden blijven als tegoed voor een volgende factuur.

Je mag zoveel creditnota’s uitschrijven als je wil, maar ze mogen het oorspronkelijke factuurbedrag natuurlijk niet overschrijden. De creditnota vormt samen met de eerste factuur dan de definitieve factuur. Op het einde van de rit is de creditnota dus een instrument om de boekhouding in evenwicht te houden en in overeenstemming te brengen met de juridische realiteit.

Hulpmiddelen voor creditnota’s

Het aanmaken, annuleren of terugbetalen van een factuur aan de hand van creditnota’s kan soms een ingewikkelde kwestie zijn. Gelukkig bestaan er genoeg gratis en betaalde hulpmiddelen waardoor het creëren van creditnota’s een fluitje van een cent wordt. Een professioneel factuurprogramma bevat immers ook tools voor het maken, automatisch linken aan de originele factuur én digitaal versturen van creditnota’s.

Een paar uitstekende factuurprogramma's zijn te vinden via onze vergelijkingssite:

Ontdek de vergelijkingssite