Efficiënt printergebruik voor je boekhouding
Het is, op zijn zachtst gezegd, niet het favoriete onderdeel van het ondernemerschap voor iedere zzp’er, maar toch moet het gebeuren: de boekhouding. En dat niet alleen, het is ook een cruciaal onderdeel van het hebben van een eigen bedrijf. Een efficiënte boekhouding, die goed op orde is, bespaar je bovendien veel tijd, geld en stress.
Boekhouden gaat hand in hand met papieren en documenten. Een cruciaal apparaat om tot je beschikking te hebben is dan ook een goede printer. Van afdrukken tot inscannen, je hebt het allemaal nodig voor je administratie. Hieronder vind je een aantal tips waarmee je je printer op een zo efficiënt mogelijke manier inzet.
Duurzaamheid
Tegenwoordig staat ondernemen vaak in het teken van duurzaamheid. Ook een duurzame administratie is belangrijk. Duurzaam printergebruik draagt bij aan een beter milieu, en ook aan meer rust en overzicht voor jezelf.
Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om je printer zo duurzaam mogelijk in te zetten. Vaak hebben printers een economy mode, die de inkt in je printer zo duurzaam mogelijk inzet. Zo bespaar je de inkt uit je HP cartridges.
Ook dubbelzijdig printen is belangrijk, om zoveel mogelijk papier te besparen. Ter verlenging hiervan kan er tegenwoordig natuurlijk ook veel digitaal. Dit is niet alleen goed om papier en inkt te besparen, maar velen zijn van mening dat een digitale administratie meer overzicht en rust biedt. Schroom dus niet de scanfunctie te gebruiken!
Een alles in 1 printer
Een printer is een eenmalige aankoop die je veel zal helpen in je administratie. Het kan dus geen kwaad om gewoon meteen te investeren in een printer met uitgebreide instellingen die alle functies bevat die je eventueel nodig zou kunnen hebben.
Daarom kies je het beste voor een printer die niet alleen kan printen, maar die ook kan kopiëren en die ook kan scannen, zoals de HP Officejet Pro met HP 963. Zo heb je zowel voor je papieren als je digitale boekhouding alles wat je nodig hebt in hetzelfde apparaat.
Archiveren en digitaliseren
Er bestaat tegenwoordig een heel scala aan digitale gadgets die je kunnen helpen met het overzichtelijk opslaan van je boekhouding. Zo kun je gebruikmaken van de Cloud of een andere dergelijke service. Hiermee kan je vanaf ieder apparaat inloggen, zodat je overal je benodigde documenten kan printen of scannen en opslaan.
Dit is belangrijk voor jezelf, maar ook voor je belastingaangifte. Je bent namelijk verplicht voor zeven jaren al je administratie te bewaren, zodat je deze eventueel inzichtelijk kan maken voor de Belastingdienst. Om ruimte te besparen kan het dan makkelijk zijn om al je documenten in te scannen en online te archiveren. Zeven jaar aan administratie neemt namelijk aardig wat plek in de kast in beslag!
