Administratie is nooit meer saai - De ultieme tip die je elke dag kan toepassen
Administratie doen is saai: dagelijks de stroom van mails sturen, op zoek naar een factuur in een vaag klantenportaal, facturen archiveren, bankafschriften downloaden en natuurlijk de gegevens stom overtypen in je (Excel) boekhouding. Of alles scannen om naar je boekhouder te sturen. Ook zo’n rotklus. Heb je alles? Vast niet… Oh, nee hè, op het eind van de dag mag je ook nog de nutteloze urenregistratie invullen.
Een avondje administratie laat de klok snel richting laat tikken.
Het is tijdrovend en niet leuk. Weer een avond weggegooid. Voor wie doe je het? Pfff, lieve mensen van de Belastingdienst; het is overduidelijk dat jullie geen ondernemers zijn, want dan had je dit echt niet verzonnen!
Herkenbaar?!
Jij vindt dat toch wel leuk?
Maar, Elma, schreef je nou: …tijdrovend en niet leuk…? Jij vindt dat toch wel leuk? Dat boekhouden is toch je passie? Nou, nee. Ik ben niet zo’n kei in onzinnige taken. Ik doe wel wekelijks mijn administratie. Dit vind ik zinnig, omdat ik iets met de cijfers doe waardoor mijn bedrijf groeit en bloeit.
En ik ben in 5 à 10 minuten klaar. Daar heb ik wel voor gezorgd.
Uitstelgedrag
Ja, ik stel ook iets uit: mijn creditcard transacties overtypen. Ik dwing mezelf om het maandelijks te doen, maar meestal is het 1x per kwartaal. Het is dat er altijd een boeking tussen zit met buitenlandse btw die ik moet aangeven (vakterm: btw verlegd), dus ik MOET wel.
Weet je waarom ik het uitstel? Het is zo super tijdrovend. Tenminste, dat denk ik, in mijn hoofd, want die transacties van elke maand heb ik echt binnen 10 minuten in mijn boekhoudprogramma geramd.
Als iets tijdrovend is en saai, dan stel ik het meestal uit totdat ik er een zinnige taak van heb gemaakt. Daarom wil ik óók snel klaar zijn met mijn eigen administratie. Online boekhouden helpt ons hierbij.
Bizar dat ik het dan uitstel! Dat dus vaak in mijn hoofd oppopt: Oh ships, ik moet die creditcard nog doen. Het is zo’n saai klusje.
Niet bepaald productief. En dan maar zeggen dat ik het druk heb. Druk met wat? Druk met inefficiëntie, in mijn hoofd!
Zo gaat het niet langer
Recentelijk besloot ik dat het niet langer meer zo kan. Of ik ga mijn:
– mind omzetten: een positieve attitude creëren en het onzinnige tot iets zinnigs ombuigen;
– werkprocessen verbeteren: zorgen dat ik afscheid neem van een (privé) creditcard die geen transacties kan downloaden om vervolgens in te lezen in mijn boekhoudprogramma.
Een mondvol, dus ik teken het werkproces even uit.
Administratie reduceren is je werkprocessen versimpelen met zo’n min mogelijk handelingen.
Een mooie oplossing
Snel kwam ik achter een mooie oplossing. Het leek niet duur. Helemaal blij, maar na enig onderzoek bleek dat het een beetje onzinnig is om:
– 3x zoveel te betalen voor de oplossing ten opzichte van mijn eigen tijd (als ik die zou moeten bekostigen)en
– meerdere internationale leveranciers te informeren dat mijn creditcard gegevens zijn aangepast.
Over administratie-last gesproken…
Even tussendoor. Ik snap nu ook weer waarom het een crime is voor dummy-ICT-ondernemers om helder te krijgen hoe je je administratie opzet met een online boekhoudprogramma en/of apps. Het is zo mistig op internet als je niet weet waar je het moet zoeken. Tijd voor actie, Elma! Maak de optie helder voor anderen!
Nee, toch maar optie 1 kiezen: mindset aanpassen. Ik ben eerlijk; ik weiger om iets positiefs te zien aan het overtypen van data, want dat vind ik onzinnig. Dat is en blijft een overtuiging. Maar ik stelde mezelf wel voor de uitdaging: maak het positief voor jezelf, Elma!
De flits van de ingeving kwam snel binnen. Gelukkig, want ik ervoer een kleine worsteling dat het echt saai is om te doen.
2 Vragen aan mezelf
Ja, handmatige administratie doen blijft minder leuk, maar wat ik met de situatie zelf doe is fun! Mijn idee is: Als ik de creditcard elke week verwerk en mezelf 2 vragen stel over de betaling, dan zorg ik ervoor dat ik meer waarde haal uit die uitgaven.
De 2 vragen zijn:
– Wat heb ik deze week gedaan met de kennis, adviezen of tools die ik heb gekocht?
– Wat heb ik ervan geleerd of ermee bereikt waardoor ik mijn klanten en mijn bedrijf beter help?
Wel rendabel
Die kwamen bij me binnen, want ik doe meestal veel te weinig met wat ik aanschaf. De vragen inspireren me om de uitgave wel rendabel te maken. Het maakt me nog bewuster van mijn uitgavenpatroon van mijn bedrijf. Ik zal veel makkelijker nog meer winst maken, omdat ik kosten reduceer. En als ik uitgaven doe, ben ik beter focust op de waarde voor mijn klanten, dus de omzet stijgt!
Mmm, zo’n paar transacties overtypen levert veel mooie dingen op. Gewoon een kwestie van 2 simpele vragen stellen. Yes, ik ben blij!
Tips voor jou
Stel de vragen dagelijks bij elke betaling die je doet:
– Wat doe ik ermee?
– Wat wil ik ervan leren of mee bereiken voor mijn klanten of bedrijf?
En herhaal na 1 week als je de boekhouding bijwerkt:
– Wat heb ik ermee gedaan?
– Wat heb ik geleerd of bereikt dat een meerwaarde is voor mijn klanten of mijn bedrijf?
Bij mij staan de vragen in mijn agenda en kijk ik er elke week naar. Het brengt nu al vruchten op. Ik weet zeker dat jouw winst gaat stijgen als je deze 2 vragen blijft stellen.
Van administratie-last naar -lust
Is je administratie tijdrovend en maak je geen gebruik van online boekhouden? Neem dan nu deze stap >>
