Slimmer boekhouden in de horeca, 4 essentiële tips

Tenzij je ervoor hebt gekozen om een financieel dienstverlener te worden, is de boekhouding waarschijnlijk niet het favoriete onderdeel van het ondernemen. Wanneer je horecaondernemer bent, heb je misschien gekozen voor je affiniteit met het horecavak, vanwege een unieke kans die je zag in de markt of omdat je passie simpelweg in de horeca ligt. En het mag dan niet het favoriete onderdeel zijn, essentieel is het wel, ook- of misschien wel juist als je een horecaondernemer bent: de boekhouding. We geven je 4 essentiële tips om de boekhouding makkelijker en beter te kunnen doen, maar eerst een aantal voorbeelden:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Tip 1: organiseer horeca administratie digitaal

Er moet als horecaondernemer nogal wat bijgehouden worden. De kasadministratie, facturen van- en contracten met leveranciers, gewerkte uren van het personeel, de gewerkte uren van de eigenaar, transacties, de voorraad, afschrijving verswaren, hygiëne regels en ga zo maar door.

Het wordt al snel een dagtaak om dit allemaal bij te houden. Bovendien wordt het onoverzichtelijk wanneer er allerlei fysieke mappen rondslingeren waarin alle administratie wordt bijgehouden. Zorg er daarom voor dat er zoveel mogelijk automatisch en digitaal wordt geadministreerd:

1. Laat personeel in- en uitklokken in een kassasysteem en houd zo automatisch de uren bij
2. Zorg dat contracten met- en facturen van leveranciers digitaal gedeeld en opgeslagen worden
3. Houd ook de hygiëneregels- en handelingen en de afschrijving van verswaren digitaal bij
4. Boek alle transacties digitaal in
5. Doe dit alles zoveel mogelijk in één omgeving of programma

Door alles digitaal op te slaan wordt niet alleen tijd bespaard, ook voor de continuïteit is het belangrijk. Fysieke mappen kunnen zoekraken of beschadigd raken, dat gevaar is voor een digitale map minder aanwezig. Zeker wanneer voor een ondersteunend programma wordt gekozen waarbij alles in de cloud wordt opgeslagen.

Tip 2: maak gebruik van een boekhoudprogramma

Of je nu kiest om de horeca boekhouding helemaal zelf te doen, met behulp van een boekhouder of helemaal uitbesteedt aan de boekhouder: in alle gevallen zal een boekhoudprogramma het boekhouden overzichtelijker en makkelijker maken. We gaven bij tip 1 al aan dat je zoveel mogelijk administratie digitaal kan bijhouden. Een boekhoudprogramma ondersteunt hier optimaal bij.

Er is veel keus uit diverse boekhoudprogramma’s, afhankelijk van de wensen. Zo zijn er boekhoudsystemen die geschikt zijn om samen te werken met een kassasysteem of urenregistratie. Bovendien kunnen bonnen en facturen vaak moeiteloos ingeboekt en opgeslagen worden. Het digitaal boekhouden wordt hier een stuk eenvoudiger door. Bekijk welk boekhoudprogramma voor jou geschikt is.

Tip 3: blijf zelf verantwoordelijk voor de boekhouding

Het kan als horecaondernemer verleidelijk zijn om volledig op te gaan in de bedrijfsvoering. Het is hard werken in de horeca en er blijft voor de administratie weinig tijd over. Hoewel je de tijd die je spendeert aan de boekhouding met tip 1 en 2 aanzienlijk kunt verkorten is het belangrijk dat je als eigenaar van een horecaonderneming uiteindelijk zelf verantwoordelijk blijft voor de boekhouding.

Zelf verantwoordelijk blijven is niet hetzelfde als alles zelf doen. Ook wanneer personeel een deel van de taken op zich neemt, of wanneer er ondersteuning vanuit de boekhouding plaatsvindt is het belangrijk om de kwaliteit en volledigheid van de administratie te controleren en te kennen. Wanneer er immers controles plaatsvinden, door de Belastingdienst of hygiëne inspectie, kunnen de boetes flink oplopen wanneer de administratie niet op orde is. Zorg dat je daar niet bang voor hoeft te zijn door altijd zelf goed op de hoogte te blijven van de administratie. Een boekhoudprogramma dat geschikt is voor de horeca maakt het eenvoudig om snel een overzicht te krijgen van de staat van de boekhouding.

Tip 4: laat het kassasysteem voor je werken

We benoemden het bij tip 1 al even: het kassasysteem kan heel wat werk uit handen nemen, bijvoorbeeld door werknemers erop in- en uit te laten klokken. Maar het gaat nog veel verder. De Belastingdienst adviseert zelfs om een kassa met een keurmerk aan te schaffen. Dat doen ze, omdat een kassasysteem een goede administratie ondersteunt, bijvoorbeeld door inkoop- en verkoopadministratie samen te brengen, urenadministratie bij te houden en door voorraadbeheer.

Door een kassasysteem met keurmerk te kiezen dat bij dergelijke processen actief ondersteunt wordt een hoop werk uit handen genomen. Je laat het kassasysteem als het ware voor je werken en daarmee wordt de horeca boekhouding weer een stuk eenvoudiger. Bovendien zijn kassasystemen vaak ook direct of indirect te koppelen aan een boekhoudprogramma, waardoor dit ook gemakkelijk digitaal bijgehouden kan worden.

Of het nu om een hotel gaat, een restaurant, brasserie of café: een horecaonderneming vergt vaak maximale aandacht voor de gasten en er blijft weinig tijd over voor de administratie. De bovenstaande tips kunnen je als horecaondernemer daarom helpen om de boekhouding goed op orde te houden en tegelijkertijd de meeste tijd over te houden om de horeca onderneming te runnen.

Voor je keuze van software verwijs ik graag naar de online boekhouden vergelijkingstool.

 Ik ontdek boekhoudprogramma