E-facturen: minder werk, minder fouten, snellere betalingen | ZZP & MKB

E-factuur en UBL factuur: wat is dat nou precies? 

Een e-factuur is een elektronische factuur die volgens een bepaald formaat is opgebouwd, zodat deze automatisch uitgelezen kan worden door verschillende factuur- of boekhoudprogramma’s. Het e-factuur is ontwikkeld door het Ministerie van Economische Zaken. Het standaard formaat voor een e-factuur is UBL. Dit betekent: Universal Business Language.

Gebruikt elk facturatie of boekhoudsoftware een e-factuur?

Nee, maar deze wel:

Deze facturatieprogramma's zijn ook nog gratis (of alleen voor starters). Voor MKB'er zijn de volgende online facturatie opties:

•  
• Zenvoices voor inkoopfacturen
•  
•  

Codetaal voor snellere facturatie

UBL is een XML bestand dat alle gegevens op de factuur in codetaal omzet. Zo kun je de factuurdata van het ene boekhoudprogramma naar het andere boekhoudprogramma sturen, zonder dat je er handmatig iets mee hoeft te doen. Dit komt allemaal omdat het XML bestand vol staat met computercodes. Die codes zijn direct door elk boekhoudprogramma te herkennen.

Hoe werkt het sturen van een e-factuur in de praktijk?

Met een e-factuur wordt alle informatie dus 1-op-1 doorgeven van computer naar computer zonder dat je ook maar iets hoeft te doen. Nog niet helemaal duidelijk? Dat snappen we helemaal, het is ook best ingewikkeld. We geven je een voorbeeld ter verduidelijking van wat een e-factuur nou precies kan ten opzichte van een normale factuur.

• Stel dat je een normale factuur maakt in jouw boekhoudprogramma. Deze stuur je dan in veel gevallen per e-mail naar je klant. Je klant moet zijn e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens in zijn boekhoudprogramma verwerken. Dit zijn nogal wat stappen die genomen moeten worden voordat er eindelijk tot een betaling wordt overgegaan. In tegenstelling tot wanneer je een e-factuur maakt.
• Stel dat jij een e factuur maakt in jouw boekhoudprogramma, dan kan die e- factuur dus direct verzonden worden naar het boekhoudprogramma van je klant. Die hoeft op zijn beurt alleen maar zijn boekhoudprogramma te openen om de factuur te bekijken en kan direct tot een betaling overgaan. Je ziet dat er nu een heleboel stappen worden overgeslagen.

Wat zijn de voordelen van een e-factuur?

Er zitten een hoop voordelen aan het gebruik van e-facturen. We zetten ze even voor je op een rij.

Minder handmatig werk

Allereerst valt alles wat voorheen handmatig moest gebeuren weg. Je hoeft niks meer te downloaden of te uploaden. Je hoeft de factuur niet te scannen of door te sturen naar een accountant. Alles gaat automatisch. Dit scheelt een hoop tijd en geld voor zowel de sturende als de ontvangende partij van de e-factuur.

Snellere betalingen

Omdat er zoveel tussenstappen wegvallen wordt een factuur vaak veel sneller betaald. Niet alleen vallen er bij jou namelijk stappen weg, maar ook bij de ontvanger van de factuur. Zelfs als de ontvanger pas na 5 werkdagen het boekhoudprogramma opent en de factuur ziet staan is deze vaak nog sneller betaald dan bij een gewone factuur. Gemiddeld duurt het betalen van een factuur zo’n 16 dagen. Bij een e-factuur is dit gemiddeld slechts 3 dagen. Dat scheelt nogal!

Beter overzicht in je administratie

Verder heb je door het gebruik van e facturen met UBL zowel als verzender als ontvanger real time overzicht op de administratie omdat de vertraging van het handmatig inboeken verdwenen is.

Geen fouten meer in de factuur

Een ander voordeel van het op deze manier factureren is dat de ontvanger van de factuur zeker weet dat er geen fouten in de factuur zitten. De UBL factuur wordt namelijk automatisch uitgestuurd door jouw boekhoudprogramma en ingelezen in zijn/haar boekhoudprogramma zonder tussenkomst van mensen, en dus zijn tikfouten onmogelijk.

Is mijn bedrijf wel groot genoeg voor het versturen van e-facturen?

E-facturen zijn niet alleen maar geschikt voor grote multinationals. Overheid stelt het zelfs als voorwaarde ook al ben je 'klein'. Elk bedrijf kan ermee werken. Zelfs een beginnend zzp’er kan met e-facturen aan de slag. Het enige wat je nodig hebt om te beginnen met e-facturatie is een boekhoud- of factuurprogramma dat deze manier van factureren ondersteund. Vaak wordt dit een “UBL-ready” functie genoemd. Wat betreft eisen en richtlijnen e-facturatie: dit verschilt in wezen niet veel van ‘reguliere facturen’. Dezelfde gegevens die op een ouderwetse factuur staan, moeten ook teruggezien worden op e-facturen.

Genoeg redenen om te starten?

Er zijn een heleboel redenen te noemen om te beginnen met e-facturatie. Het werken met e-facturen is een grote stap in het moderniseren van je bedrijf. Het gaat sneller en is accurater dan het versturen van ‘normale’ facturen. Eén van de grootste voordelen van het uitschrijven van e-facturen is dat de betaling een stuk sneller gaat. Gemiddeld wordt een betaling met een e-factuur binnen 3 dagen gedaan. Dankzij die snelle betaling houd jij maar ook je klant een perfect overzicht over de administratie. Je ziet precies welke facturen er al betaald zijn en welke facturen je zelf nog moet betalen. Je kunt op 2 manieren werken:

• via online boekhoudprogramma's
• via facturatiesoftware

Vraag voordat je e-facturen gaat sturen even aan de klant of hij/zij het ermee eens is dat er een e-factuur gestuurd wordt. Als jullie er samen zijn uitgekomen zal je zien dat je nooit meer terug wilt naar het versturen via de ouderwetse weg. Je hebt wel meer te doen, ondernemen bijvoorbeeld.

Laatste update: 16 december 2020 door redactie / Elma de Bruijn

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van softwarevergelijkers. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.