Waarom boekhouden in Excel ?
Waarom boekhouden in Excel? Beter is de vraag: wanneer gaat boekhouden in Excel je geld kosten?
Voorkom te stappen in valkuilen van andere startende ondernemers en doe nu de gratis cursus boekhouden in Excel >>
Boekhouden is een moetje voor alle ondernemers. Boekhouden kost tijd en geld. Het kan je toch meer opleveren:
inzichten! Bijzonder waardevol, omdat het je betere acties laat ondernemen. Hierdoor gaat jij je bedrijf runnen zoals je dit wenst (m.b.t. klanten helpen, ondernemers lifestyle, ondernemersloon, etc.).
Je krijgt als (startende) ondernemer onverwacht veel zaken te doen. Je hebt veel kosten en dat is confronterend. Het ondernemen blijkt vaak complexer dan het in het ideale beeld was. Boekhouden moet je daarom eenvoudig en goedkoop doen om de ‘druk’ te verminderen.
Als starter kun je om 3 redenen beginnen met boekhouden in Excel. Er is één valkuil: als je bedrijf groeit (ook als ZZP-er), dan wordt het duur, geeft het slecht overzicht en geeft je je financiële stuur uit handen. Hoe voorkom je dit? Wanneer ga je anders handelen?
Je bespaart nu kosten door te boekhouden in Excel, maar…
.. dit is later vaak een dure grap!
Gratis boekhouden in Excel is een prima start. Let wel op. Er zijn direct zichtbare kosten en indirecte kosten die later onverwachts hoog worden. Een aanschaf van een boekhoudprogramma voel je direct in je portemonnee. Er zijn ook goedkopere versies, maar toch doe je dit (terecht) niet.
Helaas merk ik in mijn administratiekantoor dat starters veel fouten maken die ik moet corrigeren. En dat kost pas geld:-) Het zijn de indirecte kosten door de keuzes van bijvoorbeeld boekhouden in Excel. Laat staan door te veel aan belasting te betalen.
Veel startende ondernemers vergissen zich in het denken dat daarom een boekhouder of accountant veel kost. Hieronder heb ik de verschillende fasen van een bedrijf uitgetekend en hoe de kosten zich gaan verhouden.
Kosten van boekhouden per fase van een bedrijf
Uit ervaringen zie ik het volgende gebeuren: Een starter is veel geld kwijt wegens kennisgebrek, fouten en (belasting)correcties die plaats moeten vinden. In de loop van het ondernemerschap worden de totale kosten lager door routine en een goed systeem van werken incl. tools.
Als een ondernemer personeel in dienst neemt, dan zie je een verschuiving van kosten van boekhouden, naar salarisadministratie en meer adviezen en coaching. Ze krijgen dan ook waar voor hun geld.
De eenvoud van boekhouden in Excel zorgt voor snelle probleemoplossing
Wat is overzichtelijker: a) een boek met inhoudsopgave en index met diverse termen of b)een Wikipedia zonder goede zoekfunctie. Helder toch! Zo is het voor een starter ook voor boekhouden in Excel ten opzichte van een boekhoudprogramma.
De boekhoudkundige termen zijn nog niet helder en wat precies gedaan moet worden is onoverzichtelijk. En als een fout gemaakt wordt, bijvoorbeeld in een factuur, en deze moet gecorrigeerd worden, dan is dit met Excel sneller hersteld.
Mijn ervaring is dat het ondernemers afschrikt om met een boekhoudprogramma te starten als zij nog weinig ervaring als ondernemer en met de administratie hebben.
Hoe zorgt boekhouden in Excel dat je het stuur in handen hebt?
De befaamde “schoenendoos”-administratie is meestal een teken dat je het financiële stuur direct in handen geeft van je boekhouder of accountant. Wie is dan de baas van je bedrijf? Door te starten met de eenvoudige basis van boekhouden zie je hoe de geldstromen lopen: wat komt er binnen en wat gaat er (direct weer) uit?
Een ondernemer moet direct op zijn uitgavepatroon zitten en weten hoeveel geld binnen moet komen en wanneer. Anders heb je cashproblemen, een top 3 reden waarom een ondernemer moet stoppen met het realiseren van zijn droom. En dat gun ik je niet!
Wanneer is het tijd om te stoppen met boekhouden in Excel?
Als je een paar facturen (ongeveer 10 van jezelf en je leveranciers) in de maand hebt, dan kun je dit prima verwerken in een Excel-boekhouding (zie ook mijn gratis cursus boekhouden in Excel). Het inboeken kost je misschien 10 minuten per maand. Dat is omgerekend bijna even duur als een boekhoudprogramma á €10/mnd. Al snel komt het kantelpunt waarop het beter is te investeren in een goede boekhoud-tool.
Belangrijk is om te weten of jij het boekhouden goed doet. Dat kan door (eenmalige) controle door een boekhouder. Een accountant is in deze fase te duur. Of gebruik een goede checklist en doe de controle zelf.
Anders kost het een boekhouder meer tijd, en dus geld, om een jaarrekening te maken als voorbereiding op de aangifte inkomstenbelasting.
Ik merk altijd dat degenen die bij mij een ‘cursus’ voor starters volgen een veel lagere rekening krijgen voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Zij doen boekhouden in Excel georganiseerd en correct. Meestal gaat dit ook snel en zonder of met slechts weinig fouten in de btw-aangifte.
Samenvattend: waarom boekhouden met Excel?
Boekhouden in Excel is prima voor starters. Er komt echter een kantelpunt door de groei van jouw onderneming (ook al blijft u zzp-er) waarop het beter is om zelf de boekhouding uit te voeren in een boekhoudprogramma.
De kernreden is namelijk dat 80% van uw boekhouding is gedaan als je betaalt en betaald wordt. De boekhouder kan het kantelpunt (ook) voor je bepalen!
Wil je meer weten over hoe te boekhouden in Excel? Volg mijn gratis cursus. Stap voor stap leer ik je de verschillende aandachtspunten.
Schrijf je zich nu gratis in >>
PS Kom je uit België ?
De Belgische belastingdienst acteert anders, dus helaas zijn de regels te verschillend van elkaar. Het is beter geen cursus te volgen via deze website.
