Hoe kun je met een boekhoudprogramma tijd besparen?

Als ZZP’er of ondernemer van een kleine onderneming heb je het al druk genoeg. Het laatste waar je dan tijd en zin in hebt is het bijhouden van de zakelijke administratie. Gelukkig kun je met een goed boekhoudprogramma veel tijd besparen en in dit artikel vertellen we hoe je dit doet.

Automatiseren

De eerste manier om tijd te besparen met een professioneel boekhoudprogramma, is door processen zo veel mogelijk te automatiseren. Dit doe je bijvoorbeeld door het koppelen van je zakelijke bankrekening aan de software, zodat betalingen direct kunnen worden gekoppeld aan facturen. Het enige dat jij dan nog hoeft te doen, is alles even nalopen en goedkeuren.

Niet alleen inkoopfacturen kunnen worden geautomatiseerd met een boekhoudprogramma, dit geldt ook voor het verkoop gedeelte. Zo is het opstellen van een factuur een fluitje van een cent, van het toevoegen van contacten tot het opmaken van de factuur in eigen huisstijl. Alles is gewoon veel makkelijker en sneller. Dit geldt niet alleen voor reguliere facturen, maar dus ook voor periodieke facturen, abonnementen en zelfs verzamelfacturen.

Daarnaast hoef je klanten niet meer handmatig herinneringen te sturen, want ook dit proces kun je instellen en automatiseren. Hoewel het minder vaak nodig zal zijn, want bij de goede boekhoudprogramma’s kun je gewoon een betaallink meesturen met de factuur. Dit maakt het ook voor klanten makkelijker om te betalen, zonder het over te hoeven nemen van gegevens. 

Een andere automatisering die veel tijd (en stress) zal besparen, is het automatisch berekenen en indienen van de BTW-aangifte. Geen gedoe meer met zoeken naar facturen of het optellen van bedragen, want de software berekent alles voor je en ook hier hoef je het enkel even na te lopen. Betalen kan zelfs vanuit het boekhoudprogramma (in een enkele klik), wat wederom een hoop tijd scheelt. Waarmee we meteen bij het volgende onderwerp zijn aangekomen.

Fouten voorkomen

Deze automatiseringen besparen je niet alleen veel tijd omdat je werk uit handen wordt genomen, maar ook omdat er minder fouten worden gemaakt. Vooral het herstellen van fouten in de administratie kan erg tijdrovend zijn en dit is met een boekhoudprogramma als SnelStart voorgoed verleden tijd. De software voert namelijk alle nodige berekeningen uit, die altijd voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Je hoeft dit dus zelf niet meer bij te houden en mocht er iets ontbreken of niet kloppen, dan krijg je hier in de software zelf een melding van. 

Mocht je toch ergens niet uitkomen, dan kun je in de software samenwerken met je boekhouder of accountant. Zo kun jij de dingen oppakken die voor jou behapbaar zijn en laat je de rest (indien gewenst) aan je financieel adviseur over. Bij de betere programma’s, zoals eerder genoemd boekhoudprogramma, kun je gewoon een uitnodiging sturen vanuit de software zelf. Zo verstrek je gebruikersrechten, en kan jouw boekhouder je administratie inzien en indien gewenst aanpassen.

Meer inzicht

Tot slot nog een belangrijk pluspunt van een boekhoudprogramma en dat is namelijk het extra inzicht dat je er als ondernemer mee krijgt. Omdat alle data op een centrale plek wordt opgeslagen, kun je snel rapporten opvragen over specifieke gegevens en/of een bepaalde periode. Zo weet je meteen waar nog kansen liggen en welke punten wellicht wat extra aandacht verdienen.