Rittenadministratie voor zzp’ers: minder gedoe, meer zekerheid

Voor veel zzp’ers is de auto onmisbaar. Klanten bezoeken, naar een project rijden of materialen ophalen: zakelijke kilometers lopen snel op. Maar daarmee ontstaat ook een administratieve vraag: hoe worden al die ritten correct bijgehouden?

Welke rit is zakelijk en welke privé? Wat moet precies worden vastgelegd? En wat als de Belastingdienst om een onderbouwing vraagt? Een goede rittenadministratie geeft zekerheid, maar hoeft niet te betekenen dat een ondernemer iedere kilometer handmatig moet noteren.

Waarom is een rittenadministratie belangrijk?

Wie veel onderweg is, maakt gedurende een jaar al snel honderden ritten. Achteraf reconstrueren waar een ondernemer precies is geweest, is dan lastig. Was die rit naar Utrecht een klantbezoek? Wat was de kilometerstand? En werd onderweg nog ergens anders gestopt?

Een paar ritten zijn meestal nog terug te vinden in een agenda. Na enkele maanden wordt dat een stuk ingewikkelder.

Voor zzp’ers is dat extra vervelend. Administratie is noodzakelijk, maar levert geen directe omzet op. Tijd die wordt besteed aan het terugzoeken en corrigeren van ritten kan niet aan klanten of opdrachten worden besteed.

De 500 kilometergrens en bijtelling

Een belangrijk onderwerp bij rittenregistratie is de bijtelling voor een auto van de zaak.

Wie met een auto van de zaak op jaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, krijgt in principe te maken met bijtelling. Wie kan aantonen dat de auto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt, kan onder voorwaarden bijtelling voorkomen.

Daar zit voor veel ondernemers een onzekerheid. Niet alleen het aantal gereden privékilometers is belangrijk, maar ook de mogelijkheid om dit achteraf goed te onderbouwen

Ontbrekende ritten of onverklaarbare verschillen in kilometerstanden kunnen vragen oproepen. Het is daarom verstandiger ritten gedurende het hele jaar consequent vast te leggen dan aan het einde van het jaar de administratie te reconstrueren. De Belastingdienst kan anders forse verzuim- en vergrijpboetes opleggen.

Wat moet worden bijgehouden?

Bij een sluitende rittenregistratie zijn onder andere de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller en vertrek- en aankomstadres van belang. Ook moet duidelijk zijn of een rit zakelijk of privé was. Bij een afwijkende route kunnen aanvullende gegevens nodig zijn.

Dat kan handmatig, bijvoorbeeld in Excel. Voor een zzp’er die maar enkele ritten per maand maakt, kan dat prima werken.

Het risico ontstaat wanneer het druk wordt. Een vergeten kilometerstand of een rit die pas weken later wordt ingevoerd, zorgt al snel voor gaten in de administratie.

Kan rittenregistratie automatisch?

Dat kan. Met een GPS-ritregistratiesysteem worden ritten tijdens het rijden automatisch vastgelegd. De ondernemer hoeft daardoor niet na iedere afspraak zelf kilometerstanden, adressen en gereden kilometers te noteren.

Een oplossing als RouteVision registreert de ritten automatisch. De zzp’er kan vervolgens de administratie controleren en ritten waar nodig als zakelijk of privé classificeren.

Dat past bij de manier waarop steeds meer onderdelen van de boekhouding worden geautomatiseerd. Banktransacties worden automatisch ingelezen, bonnetjes digitaal verwerkt en facturen gekoppeld aan de administratie. Rittenregistratie kan op dezelfde manier grotendeels automatisch verlopen.

Is automatische rittenregistratie niet vooral voor grote bedrijven?

GPS-systemen worden vaak geassocieerd met bedrijven met tientallen voertuigen. Toch kan automatische rittenregistratie juist interessant zijn voor een zzp’er met één bedrijfsauto.

Het voordeel zit dan niet in wagenparkbeheer, maar vooral in gemak en zekerheid.

Een ondernemer hoeft niet iedere werkdag aan de rittenadministratie te denken. De registratie ontstaat tijdens het rijden. Vooral voor zzp’ers die dagelijks meerdere klanten of projecten bezoeken, kan dat veel handmatig werk schelen.

Hoe betrouwbaar is zo'n systeem?

Wie ritgegevens gebruikt voor de fiscale administratie, wil erop kunnen vertrouwen dat deze correct worden vastgelegd.

RouteVision beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Dit keurmerk stelt eisen aan ritregistratiesystemen en de manier waarop ritgegevens worden geregistreerd en verwerkt.

Dat betekent niet dat een ondernemer zelf nergens meer naar hoeft te kijken. De zzp’er blijft verantwoordelijk voor een correcte administratie. Een keurmerk kan wel extra houvast geven bij het kiezen van een systeem voor fiscale rittenregistratie.

Hoe zit het met privacy?

GPS roept begrijpelijkerwijs ook vragen over privacy op. Waar worden gegevens opgeslagen? Wie kan ze bekijken? En hoe worden privéritten behandeld?

Ook voor een zelfstandige is het daarom verstandig om niet alleen naar de prijs van een ritregistratiesysteem te kijken. Beveiliging, betrouwbaarheid, gebruiksgemak en de mogelijkheid om zakelijke en privéritten van elkaar te onderscheiden zijn minstens zo belangrijk.

De goedkoopste oplossing hoeft daardoor niet automatisch de meest geschikte te zijn.

Wat levert automatische rittenregistratie op?

De belangrijkste winst voor een zzp’er is uiteindelijk rust in de administratie. Niet meer aan het einde van de maand bedenken welke ritten zijn gemaakt of ontbrekende kilometers proberen te verklaren.

De ritten worden automatisch geregistreerd en de administratie groeit gedurende het jaar mee.

Voor ondernemers die veel zakelijke kilometers maken of willen kunnen aantonen dat zij binnen de grens van 500 privékilometers blijven, kan dat extra zekerheid bieden.

Een oplossing voor rittenregistratie van RouteVision neemt daarmee een terugkerende administratieve taak grotendeels uit handen. Zo blijft er meer tijd over voor waar een zzp’er uiteindelijk zijn geld mee verdient: ondernemen.