Wanneer boekhoudprogramma of Excel template? Kies op basis van de gebruikerstype context voor meer rust

Laatste update: 18 februari 2026 door boekhouder Elma de Bruijn

Wanneer boekhoudprogramma een betere keuze is dan een Excel boekhouding template?  Elke vorm van boekhouden heeft zijn pluspunten. Dit betekent dat de keuze afhankelijk is van je bedrijf, vaardigheden en persoonlijkheid.

Je hoeft het niet perfect te doen.
Je hoeft alleen te weten wat nu bij je past.

Veel zzp’ers blijven hangen in dezelfde vraag:
Moet ik een boekhoudprogramma nemen… of kan ik gewoon met Excel werken?

Online lees je vooral lijstjes. Vergelijkingen. “Beste boekhoudsoftware van dit jaar.”

Maar bijna niemand stelt de belangrijkste vraag:

Wat heb jij NU nodig om rust en overzicht te hebben?

Want boekhouden is geen doel. Het is een middel.

Soms is Excel precies goed. Soms geeft automatisering juist lucht.
En soms voelt een systeem logisch… maar werkt het in de praktijk tegen je.

Niet omdat jij iets verkeerd doet. Maar omdat het systeem niet past bij jouw situatie, jouw fase, jouw manier van ondernemen.

In dit artikel help ik je daarom niet kiezen tussen tools, maar kiezen tussen routes.

Routes die passen bij:

• hoe complex je administratie echt is
• hoeveel zekerheid je nodig hebt
• hoeveel tijd je wilt besteden
• en hoeveel inzicht je wilt hebben

Zodat je niet kiest uit angst, of omdat 'iedereen het zo doet', maar omdat je voelt: dit klopt voor mij.

Aan het einde weet je:

• wanneer Excel een slimme keuze is
• wanneer een (online of offline) boekhoudprogramma logisch wordt
• en vooral: wat jouw volgende stap is om rust te krijgen in je cijfers

Niet meer. Niet minder.

Je hoeft dit niet in één keer te lezen. Het is bedoeld om je te helpen nadenken hoe je je administratiesysteem slim opzet.  Niet om af te vinken;-)

De 2-minuten keuzecheck: waar zit jij nu?

Je hoeft dit niet te analyseren. Lees gewoon mee en voel wat klopt. Beantwoord de vragen zoals het nu is. Niet zoals je denkt dat het 'zou moeten'.

1. Hoeveel facturen verstuur je gemiddeld per maand?

• ⬜ 0–5 facturen
• ⬜ 6–20 facturen
• ⬜ Meer dan 20 facturen

👉 Weinig facturen betekent vaak: weinig administratie-druk.
👉 Veel facturen betekent: herhaling, kans op fouten, meer behoefte aan overzicht.

2. Hoe zit het met btw in jouw situatie?

• ⬜ Ik gebruik de KOR (geen btw-aangifte)
• ⬜ Mijn diensten zijn btw-vrijgesteld
• ⬜ Ik reken btw (21% / 9%)
• ⬜ Ik heb te maken met btw verlegd / buitenland

👉 Hoe eenvoudiger je btw-situatie, hoe minder ‘systeem’ je nodig hebt.
👉 Zodra btw complex wordt, groeit de behoefte aan ondersteuning.

3. Hoeveel bonnetjes en kosten heb je écht?

• ⬜ Nauwelijks (af en toe iets)
• ⬜ Regelmatig (maandelijks meerdere)
• ⬜ Veel en verspreid (auto, materialen, abonnementen, etc.)

👉 Bonnetjes zijn zelden het probleem.
👉 Het probleem is: ze terugvinden, onthouden en juist verwerken.

4. Wat kost je administratie je nu vooral?

• ⬜ Tijd
• ⬜ Twijfel ('doe ik het wel goed?')
• ⬜ Uitstel en stress rond deadlines
• ⬜ Het kost me weinig - ik wil het vooral simpel houden

👉 Dit is een belangrijke vraag.
👉 Want hier zit vaak de echte reden om te veranderen… of juist niet.

5. Wat wil je vooral voelen als het over je cijfers gaat?

• ⬜ Rust: ik wil dat het gewoon klopt
• ⬜ Overzicht: ik wil zien waar ik sta
• ⬜ Controle: ik wil het zelf begrijpen
• ⬜ Groei: ik wil sturen op winst en cashflow

👉 Je antwoord zegt meer dan je omzet of branche.
 👉 Het zegt iets over jouw ondernemersfase.

Van vragen naar betekenis

Lees het volgende rustig door. Je hoeft jezelf niet in één hokje te duwen. Je hoeft dit artikel niet in één keer af te maken. Het belangrijkste is dat je herkent waar jij nu staat.

Herken je dit?

• Je hebt weinig facturen
• Je btw-situatie is simpel of afwezig
• Je wilt vooral kosten besparen en begrijpen wat je doet

👉 Dan is Excel boekhouding geen ‘beginnerkeuze’, maar vaak de meest logische keuze voor nu.

Maar misschien geldt voor jou:

• Je merkt dat administratie tijd of energie kost
• Je wilt minder handwerk, maar wel snappen wat er gebeurt
• Je hebt regelmaat in facturen en kosten

👉 Dan wordt automatisering interessant,  niet omdat het moet, maar omdat het lucht geeft. Dat kan met een eenvoudig online boekhoudprogramma. Maar ook door automatisering van facturatie in Excel waardoor je een systeem van werken creeert waardoor je sneller je geld kunt innen.

Of je bent klaar voor meer grip op je cijfers ...

• Je systeem voelt onrustig of knellend
• Je stelt dingen uit
• Je wilt sturen op cijfers, niet alleen registreren

👉 Dan is het tijd om verder te kijken dan 'hoe houd ik dit bij?' en te bewegen richting inzicht en regie. Het is belangrijk om je administratieflow uit te tekenen en kijken welke voordelen een cloud boekhoudprogramma voor je heeft.

Misschien kies je liever voor een populair boekhoudprogramma om snel over te stappen. Dat kan, maar weet dat jou bedrijf mogelijk specifieke behoefte heeft. Daarom heb ik de top 7 populaire boekhoudsoftware ook ingedeeld per type gebruiker.

Tot hier ging het over wat je doet. Vanaf hier gaat het over hoe je onderneemt.

Niet om je in een hokje te stoppen, maar om te begrijpen waarom sommige oplossingen wél werken  en andere onrust geven.

Jouw gebruikerscontext: waarom dezelfde oplossing niet voor iedereen werkt

De meeste adviezen over boekhouden gaan uit van één soort ondernemer. Vooral de ZZP'er wordt onder een hoedje gestopt. Maar jij weet inmiddels: zo werkt het niet.

Niet iedereen zit in dezelfde fase. Niet iedereen heeft dezelfde behoefte aan controle, snelheid of zekerheid.

Daarom werk ik met mijn Gebruikerstype Context Model.
Geen types om je vast te zetten, maar momentopnames die laten zien waar je nu staat.

Je kunt er meerdere herkennen. En je groeit er vanzelf doorheen.

Lees ze rustig. En let vooral op deze vraag: Waar voel ik ontspanning?

🌱 De Vastlegger

“Ik wil dat het klopt. Simpel en compleet is genoeg.”

Je administratie is overzichtelijk. Je hebt weinig facturen en aantal uitgaven is ook laag, minder dan 10 á 20 transacties per maand. Je btw-situatie is simpel, of zelfs afwezig.

Je wilt:

• geen vaste kosten voor iets dat je weinig gebruikt
• begrijpen wat je vastlegt
• vooral geen gedoe

Je hoeft het niet strak ingericht te hebben. Je hoeft het niet super snel klaar te hebben. Je hoeft het alleen goed genoeg te hebben.

Wat past hier logisch?
 👉 Excel-boekhouding + Excel-facturatie

Niet als tijdelijke noodoplossing. Maar als bewuste keuze.

Zolang jij:

• weet waar je omzet staat
• weet wat je kosten zijn
• en kunt terugvinden wat je hebt vastgelegd

…is dit een prima basis.

Je hoeft het niet groter te maken dan het is.

⚙️ De Automatiseringzoeker

“Ik wil tijd besparen — maar wel blijven zien wat er gebeurt.”

Je merkt dat administratie meer tijd kost dan nodig. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat het steeds terugkomt.

Facturen lijken op elkaar. Kosten herhalen zich. Btw moet elke keer opnieuw worden uitgerekend.

Je wilt:

• minder handwerk
• minder overtypen
• minder ‘oh ja, dat moet ik nog doen’

Maar je wilt niet:

• alles loslaten
• blind vertrouwen op een systeem

Wat past hier logisch?
 👉 Een online boekhoudprogramma
 met automatische berekeningen, maar ook met inzicht.

Automatisering als ondersteuning. Niet als vervanging van jouw begrip. Tijd besparen is slim. Zolang je blijft snappen wat je cijfers doen.

🔍 De Inzichtbouwer

“Ik wil begrijpen wat mijn cijfers mij vertellen.”

Je kijkt niet alleen naar wat er binnenkomt, maar naar wat het betekent voor je business, je geldstroom, voor je ondernemersloon.

Je stelt vragen als:

• Maak ik eigenlijk winst?
• Wat kan ik mezelf permitteren?
• Waar lekt geld weg?

Je administratie is geen last. Het is een bron van nieuwsgierigheid.

Wat past hier logisch?
 👉 Een systeem dat meedenkt, niet alleen registreert.

Dat kan:

• een goed ingerichte Excel-boekhouding template met cijfer dashboard
• een cloud boekhoudprogramma

Zolang het jou helpt:

• verbanden te zien
• keuzes te begrijpen
• vooruit te kijken

Jouw kracht zit niet in snelheid. Maar in aandacht.

🛡 De Zekerheidszoeker

“Ik wil het goed doen. Zonder twijfel.”

Je neemt verantwoordelijkheid. Je wilt geen verrassingen. Geen stress bij blauwe enveloppen. Niet omdat je bang bent, maar omdat je rust wilt.

Je wilt:

• weten dat het klopt
• kunnen vertrouwen op je cijfers
• grip houden, ook als je het even druk hebt

Wat past hier logisch?
 👉 Een systeem met controlepunten en overzicht.

Dat kan met een:

• online boekhoudprogramma
• door samen te werken met een (online) boekhouder

Zolang jij:

• weet waar je staat
• niet hoeft te gokken

Zeker weten wat je doet, dat is vrijheid.

📈 De Groeier

“Mijn systeem begint te knellen.”

Je merkt het subtiel:

• je stelt administratie uit
• je weet globaal hoe je ervoor staat
• maar niet precies

Je bedrijf groeit. En je administratie wil mee, maar kan het niet meer bijbenen.

Dit is geen falen. Dit is een signaal.

Wat past hier logisch?
 👉 Overstappen naar een systeem dat meegroeit.

Vaak betekent dat:

• van Excel naar software
• van simpel naar gestructureerd

Niet omdat je ‘moet upgraden’, maar omdat je rust wilt behouden terwijl je groeit. Dat iets knelt, betekent dat je vooruitgaat.

🎯 De Regisseur

“Ik stuur met cijfers.”

Je gebruikt je administratie actief. Voor beslissingen. Voor planning. Voor keuzes.

Je wilt:

• vooruitkijken
• scenario’s begrijpen
• weten wat vandaag betekent voor morgen

Je cijfers zijn geen verslag achteraf.
 Ze zijn een stuurinstrument.

Wat past hier logisch?
 👉 Een systeem met:

• actuele overzichten
• rapportages
• ritme (maandafsluiting, vooruitdenken)

Niet om complex te doen. Maar om bewust te ondernemen. Cijfers zijn geen doel. Ze zijn richtingaanwijzers.

Meestal ga je dan een stapje verder, dan een gemiddeld zzp'er boekhoudsoftware.

Belangrijk om te weten: dit zijn geen vaste types. Je kunt vandaag Vastlegger zijn en over een jaar Groeier. De context verandert mee met je bedrijf. En dat is precies de bedoeling.

Nu je weet in welke context je zit, wordt de keuze geen mening meer, maar een gevolg. In de volgende sectie gaan we dit concreet maken.

Dan laat ik je zien:

• wanneer Excel écht slim is
• wanneer een online boekhoudprogramma rust geeft
• en wanneer offline software een bewuste keuze kan zijn

Niet als vergelijking. Maar als route per context.

Route 1 – Excel boekhouding en facturatie: wanneer is dit de slimste keuze?

Excel heeft een slecht imago gekregen. Alsof het alleen bedoeld is voor 'wie nog niet zover is'. De parttime zzp'er die nog in loondienst is, de starter of zij die niet durven om over te stappen naar boekhoudsoftware etc.

Dat beeld klopt niet. Excel is geen probleem. Een verkeerd gekozen Excel-systeem is het probleem. Voor veel zzp’ers is Excel juist een bewuste, logische keuze, als het past bij hun situatie.

Het is niet voor niets dat maar 14% van de zzp'ers software gebruiken volgens CBS. In eerste instantie lijkt het ongelofelijk laag (omdat mijn klantenbestand veel hoger is), maar ik heb het onderzocht en het kan kloppen. Men - softwareleveranciers - heeft gewoon een verkeerd beeld over de gemiddelde zzp'er. En dat heeft niets te maken met wel of niet succesvol zijn.

ICT-ers, consultants met grotere opdrachten, zzp'er actief in de bouw, creatievelingen kunnen uitstekend werken met een goed Excel boekhouding template.

Wanneer Excel je rust geeft, dus voordelen heeft

Excel werkt goed als je administratie weinig banktransacties heeft.

Dat is vaak zo wanneer:

• je weinig facturen verstuurt
• je btw-situatie simpel is
  • KOR btw-vrijstelling hebt
  • btw-vrijgesteld
• je weinig bonnetjes hebt
• je administratie vooral bedoeld is om:
  • vast te leggen
  • te begrijpen wat de btw-afdacht is voor een kwartaal
  • alleen terug te kunnen kijken wat je winst is

In deze situaties voegt software vaak meer complexiteit toe dan nodig is.

Niet omdat software slecht is, maar omdat het meer vraagt dan je nu nodig hebt.

Excel geeft dan:

• overzicht
• rust
• autonomie

Je ziet alles. Je snapt alles. Je betaalt nergens voor wat je niet gebruikt.

Excel is vooral logisch voor deze gebruikerstype

• 🌱 Vastleggers
• 🔍 Inzichtbouwers (in een eenvoudige fase)
• Parttime zzp’ers naast loondienst
• Zorg-zzp’ers met btw-vrijstelling
• Bouw-zzp'ers als onderaannemer
• Consultants met enkele facturen per maand

Voor deze groep is Excel geen tussenstap,  maar gewoon een passende oplossing.

Wat Excel wél van je vraagt

Excel vraagt geen geld. Maar het vraagt wel aandacht.

Je moet:

• consequent vastleggen
• snappen wat je invult
• af en toe controleren of alles klopt

Excel helpt je niet herinneren. Het corrigeert je niet. Het waarschuwt je niet.

Dat is geen nadeel, zolang je weet dat dit zo is. Excel werkt zolang jij het ritme bewaakt van de registratie. Ik advies je dan wel een goed template te gebruiken, omdat het anders onrust en fouten creëert.

Wanneer Excel juist onrust veroorzaakt, dus nadelen

Excel begint te wringen wanneer:

• je administratie groeit, maar je systeem niet
• je dingen gaat uitstellen
• je vlak voor deadlines alles moet reconstrueren
• je vaker denkt: 'Dit moet ik nog een keer netjes doen'

Signalen dat Excel zijn werk niet meer doet:

• je twijfelt of je alles hebt meegenomen
• je weet niet precies hoeveel btw of belasting je moet reserveren
• je ziet pas laat wat je écht overhoudt
• je voelt lichte stress bij aangiftes

Niet omdat jij het niet kunt, maar omdat Excel geen vangnet biedt.

Excel is geen volledige automatisering en dat hoeft ook niet

Een veelgemaakte denkfout is:

'Ik moet automatiseren om professioneel te zijn.'

Professionaliteit zit niet in software. Het zit in weten wat je doet. Excel is perfect zolang:

• je het overzicht bewaart
• je het bijhoudt
• je systeem je ondersteunt

Zodra dat niet meer zo is, is het tijd om verder te kijken. Niet eerder. Niet later.

Wil je Excel gebruiken zonder gedoe?

Dan is dit belangrijk:

Gebruik geen losse, zelf geknutselde lijstjes. Gebruik één samenhangend systeem voor:

• boekhouding
• facturatie
• overzicht

Zodat:

• alles op elkaar aansluit
• je niets dubbel hoeft te doen
• je administratie rustig blijft voelen

👉 Hier past een goed ingerichte Excel-boekhouding en met facturatie toolkit perfect.

Zolang Excel je rust en overzicht geeft, is er geen reden om te veranderen. Maar op een bepaald moment verschuift de vraag.

Niet: 'Kan ik dit nog bijhouden?'
Maar: 'Wil ik dit nog zo doen?'

In de volgende route neem ik je daarom mee naar:

Route 2 – Online boekhoudprogramma: wanneer geeft automatisering juist lucht?

Niet omdat 'iedereen het gebruikt', maar omdat jouw gebruikerstype context daarom vraagt.

Online boekhoudsoftware wordt vaak gepresenteerd als de standaard. Alsof je pas serieus onderneemt als je alles automatiseert.

Dat is onzin. Automatisering is geen doel. Rust is het doel.

En soms is automatisering precies wat daarvoor nodig is.  Ik vind het fantastisch, amar ik heb nog steeds klanten die zweren met mijn excel template. En ik snap het. Waarom voor een paar boekhouding een maandabonnement nemen?!

Wanneer online boekhouden je leven makkelijker maakt

Een online boekhoudprogramma werkt goed wanneer je merkt dat:

• je steeds hetzelfde werk blijft doen
• je administratie tijd opslokt
• je cijfers wel kloppen, maar niet inzichten geven voor betere besluiten
• je vaker denkt: 'Dit moet toch slimmer kunnen?'

Dat gebeurt vaak zodra:

• je regelmatig factureert in de maand
• je meerdere kostensoorten per maand hebt (meer dan 5 á 10 stuks)
• je btw-aangifte meer wordt dan optellen van een paar cijfers
• je niet steeds opnieuw wilt nadenken over dezelfde dingen

Online software neemt dan herhaling van je over. Niet jouw verantwoordelijkheid. Wel het handwerk.

Wat online software écht voor je doet (en wat niet)

Een goed online boekhoudprogramma:

• berekent btw automatisch
• koppelt met je bankrekening waardoor geen typewerk meer
• herkent terugkerende kosten
• houdt openstaande facturen bij
• zet cijfers overzichtelijk bij elkaar

Dat geeft lucht. Maar... het denkt niet voor jou.

Het vertelt je niet:

• of je genoeg overhoudt
• of je prijs goed is
• of je verstandig groeit

Dat blijft jouw rol. Automatisering werkt pas goed als je blijft kijken naar je cijfers.

Online boekhouden past vaak bij deze gebruikerstype

• ⚙️ Automatiseringzoekers
• 🛡 Zekerheidszoekers
• 📈 Groeienden
• 🎯 Regisseurs

En bij zzp’ers die:

• hun administratie willen bijhouden zonder uitstel
• overzicht willen zonder alles zelf te bouwen
• rust willen bij aangiftes en betalingen

Voor hen is online boekhouden geen luxe.  Het is een ontlasting.

De valkuil van ‘ik heb software, dus het zit goed’

Dit is belangrijk.

Veel ondernemers denken:

'Het zit in het software, dus het zal wel kloppen.'

Maar software volgt wat jij invoert. Niet andersom. Dus het kan fout zijn als je het niet laat controleren.

Als je:

• dingen verkeerd boekt
• niet begrijpt wat er gebeurt
• nooit kijkt naar de overzichten

…dan automatiseer je vooral verwarring.

Dat is waarom sommige mensen onrust krijgen van software. Niet door het programma. Maar door afstand tot hun cijfers. Rust ontstaat niet door uit handen geven. Rust ontstaat door begrijpen wat je uit handen geeft.

Online boekhouden is logisch als je dit herkent

• je wilt minder handmatig werk
• je wilt sneller inzicht
• je wilt minder twijfel bij aangiftes
• je wilt niet elke maand opnieuw beginnen

Maar ook:

• je bent bereid om even te leren
• je kijkt af en toe bewust naar je cijfers
• je gebruikt automatisering als hulpmiddel, niet als excuus

Dan is een online boekhoudprogramma geen extra last, maar een steunpunt.

Welke online software past dan?

Als ik echt eerlijk ben, dat hangt dat niet af van 'de beste van dit jaar'. Maar van:

• jouw context
• jouw complexiteit
• jouw behoefte aan inzicht

Daarom heb ik een aparte overzichtspagina gemaakt waarin:

• populaire online boekhoudprogramma’s worden vergeleken
• verschillen helder worden uitgelegd
• je kunt kiezen zonder verkooppraat

👉 Bekijk hier welke online boekhoudprogramma’s logisch zijn voor jouw situatie

Je hebt keuzes uit meer dan 360 boekhoudsoftware. Dat is veel en onoverzichtelijk voor een leek. Ik heb veel software bekeken en vervolgens een selectie gemaakt. Zowel voor de zzp'er en ook voor de ambitieuze ondernemer / MKB'er. In mijn overzichtje staan de top 7 populaire boekhoudprogramma's per doelgroep.

Hieronder heb ik mijn favoriete boekhoudprogramma's beschreven, ter inspiratie voor jou:

Acumulus

Bij mijn klanten is Acumulus favoriet, omdat het de taal van de zzp'ers spreekt. Geen moeilijke boekingen, maar eenvoudige invulschermen van complexe boekingen. Verder bevat het veel koppelingen met banken, betalingsproviders en andere (web)softwares.

Hierdoor kun je je administratie veel sneller uitvoeren. Bijzonder geschikt voor webshop-eigenaren en online ondernemers. Het voorkomt dat je administratie een enorme berg wordt. Verder biedt het een goed support via een actief forum. Zelf boekhouden wordt voor iedereen mogelijk dankzij Acumulus.

Ontdek hier meer >>

In de volgende en laatste route kijken we naar een optie die vaak wordt vergeten:

Route 3 – Offline boekhoudprogramma: wanneer is dit een bewuste keuze?

Offline boekhoudsoftware wordt vaak weggezet als 'ouderwets.' Of als iets uit een vorige eeuw. Zo heb ik eens ook gekeken. Maar dat beeld klopt niet helemaal. Offline is geen achterhaald alternatief. Het is soms een heel bewuste voorkeur.

Wanneer offline boekhouden logisch voelt

Een offline boekhoudprogramma kan goed passen wanneer jij:

• liever geen cloudsoftware gebruikt
• graag alles op je eigen computer bewaart
• geen abonnement wilt, maar eenmalig betaalt
• je administratie vooral op één plek doet
• weinig behoefte hebt aan bankkoppelingen of apps

Je kiest dan niet tegen online. Je kiest voor controle en overzicht op jouw voorwaarden. Voor sommige ondernemers geeft dat juist rust.

Offline boekhouden past vaak bij deze gebruikerstype

• 🛡 Zekerheidszoekers met cloud-terughoudendheid
• 🌱 Vastleggers die het overzichtelijk willen houden
• Zzp’ers die:
  • altijd op dezelfde plek werken
  • hun administratie periodiek doen
  • geen behoefte hebben aan 'altijd overal' toegang hebben tot administratie

Voor deze groep is offline geen tussenstap. Maar een eindpunt dat klopt voor hun.

Wat offline software wél en niet doet

Offline boekhoudprogramma’s bieden vaak:

• een duidelijke structuur
• automatische btw-berekeningen
• vaste schermen en logica
• geen afhankelijkheid van internet

Wat ze meestal níét bieden:

• automatische bankkoppelingen
• realtime updates
• mobiele apps
• meegroeiende functionaliteit

Dat is geen tekortkoming. Dat is een karaktereigenschap van offline boekhoudprogramma's Offline vraagt vaak meer discipline. Maar geeft ook meer autonomie.

Wanneer offline juist onhandig wordt

Offline begint te knellen wanneer:

• je veel transacties hebt
• je administratie steeds vaker tussendoor wilt doen
• je met anderen samenwerkt (boekhouder, partner)
• je behoefte krijgt aan actueel inzicht

Ook back-ups vragen aandacht. Je bent zelf verantwoordelijk voor:

• opslaan
• beveiligen
• bewaren

Dat is prima, zolang je dat ook echt doet. Je bent niet de eerst ondernemer die z'n administratie verliest (en helaas heeft de Belastingdienst geen medelijden met je)

Offline is dus niet ‘minderwaardig’ boekhouden 

Het is:

• minder automatisch
• minder verbonden
• minder flexibel

Maar soms is dat precies wat je zoekt.

👉 Wil je offline boekhouden verder verkennen?
 Dan is het verstandig om eerst te kijken welke offline oplossingen vandaag nog relevant zijn, en welke eigenlijk niet meer passen bij zzp’ers.

Hoe maak je nu een juiste keuze?

Misschien merk je nu al:

• 'Ik zit duidelijk in de Excel-route'
• 'Ik voel dat automatisering me lucht zou geven'
• ; Ik wil geen cloud, maar wel structuur'

Dat is genoeg.

Je hoeft niet alles te optimaliseren. Je hoeft alleen een systeem te kiezen dat je volhoudt.

Kies liever dit…

• een simpel systeem dat je bijhoudt
   boven
• een perfect systeem dat je uitstelt

Rust ontstaat niet door méér functies. Rust ontstaat door passende keuzes.

Samengevat: drie routes, één doel

• Excel
   → als je administratie overzichtelijk is en je wilt begrijpen wat je doet
• Online boekhoudprogramma
   → als herhaling, twijfel of tijdsdruk toeneemt
• Offline boekhoudprogramma
   → als je bewust kiest voor controle en eenvoud zonder cloud

Welke route je ook kiest: zorg dat je cijfers voor je werken, niet tegen je.

Wil je een volgende stap zetten? (zonder haast)

• Wil je simpel starten of blijven → Excel-boekhouding met facturatie toolkit
• Wil je automatiseren met overzicht → vergelijk populaire online boekhoudprogramma’s
• Wil je offline werken → bekijk welke offline programma’s nog logisch zijn

Als je tot hier hebt gelezen, heb je het belangrijkste al gedaan: je hebt nagedacht over wat bij je past. De vragen hieronder zijn er vooral voor als je later nog iets wilt terugzoeken. Of als je graag zeker weet hoe het zit.

Veelgestelde vragen over boekhouden met Excel of een boekhoudprogramma

Mag ik als zzp’er mijn boekhouding doen in Excel?

Ja. De Belastingdienst schrijft niet voor met welk programma je boekhoudt.

Zolang je administratie:

• volledig is
• controleerbaar
• en minimaal 7 jaar bewaard blijft

mag je gewoon Excel gebruiken. Excel is dus toegestaan, zolang je het consequent en overzichtelijk bijhoudt.

Mag ik facturen maken in Excel?

Ja, ook dat mag. Een factuur uit Excel is geldig zolang deze voldoet aan de wettelijke eisen, zoals:

• factuurnummer
• factuurdatum
• jouw bedrijfsgegevens
• gegevens van de klant
• btw (of btw-vrijstelling)

Excel is geen probleem. Ontbrekende gegevens wel.

Wanneer is Excel niet meer handig?

Excel begint te knellen wanneer:

• je administratie groeit
• je vaker twijfelt of alles klopt
• je vlak voor deadlines moet gaan reconstrueren
• je niet meer goed ziet wat je overhoudt

Dat ligt niet aan jou. Dat ligt aan het moment waarop je meer vangnet nodig hebt.

Moet ik een boekhoudprogramma gebruiken als ik groei?

Niet automatisch. Groei vraagt niet om software. Groei vraagt om overzicht en structuur. Soms is Excel nog prima. Soms is automatisering logischer.

De juiste vraag is niet:

'Ben ik groot genoeg voor software?'

Maar:

'Geeft mijn huidige systeem mij nog rust?'

Is online boekhouden verplicht?

Nee. Online boekhouden is populair bij een bepaalde type zzp'er, maar niet verplicht.  Je mag ook:

• Excel gebruiken
• een offline boekhoudprogramma kopen

Online is een optie. Geen norm.

Is een online boekhoudprogramma veiliger dan Excel?

Dat hangt af van hoe je Excel gebruikt.

• Excel zonder back-up → kwetsbaar
• Online software met beveiliging en back-ups → vaak veiliger

Maar:

• Excel mét goede back-ups kan prima zijn
• Online software zonder aandacht ook niet zaligmakend

Veiligheid zit niet alleen in de tool. Maar in hoe je ermee omgaat.

Heb ik boekhoudsoftware nodig als ik btw-vrijgesteld ben?

Niet per se. Als je:

• btw-vrijgesteld bent
• weinig facturen hebt
• weinig kosten maakt

dan is Excel vaak voldoende.

Je hoeft geen software te gebruiken voor btw die je niet hoeft af te dragen.

Ik gebruik de KOR. Heb ik dan een boekhoudprogramma nodig?

Nee. De KOR vereenvoudigt je administratie:

• geen btw-aangifte
• geen btw op facturen

Veel KOR-ondernemers kiezen daarom bewust voor Excel.

Zolang je:

• omzet
• kosten
• resultaat goed bijhoudt

Dit is dan prima zolang je een boekhouder hebt die ook de balans voor je maakt. Dit heb je nodig voor de aangifte inkomstenbelasting.

Kan ik later overstappen van Excel naar boekhoudsoftware?

Ja. Veel ondernemers beginnen in Excel en stappen later over naar software.

Wel belangrijk:

• zorg dat je Excel-boekhouding netjes is
• logisch is opgebouwd

Dan is overstappen overzichtelijker en minder stressvol.

Wat als ik offline wil werken en geen cloud wil gebruiken?

Dan is een offline boekhoudprogramma een valide keuze. Offline past goed als je:

• alles lokaal wilt bewaren
• geen abonnement wilt
• je administratie op één plek doet

Het vraagt iets meer discipline, maar kan veel rust geven.

Wat is beter: Excel of boekhoudsoftware?

Geen van beide. Wat beter is, hangt af van:

• jouw situatie
• jouw fase
• jouw behoefte aan rust, inzicht of automatisering

De beste keuze is niet de populairste. De beste keuze is degene die jij volhoudt.

Hoe weet ik wat nu bij mij past?

Als je dit artikel tot hier hebt gelezen, weet je waarschijnlijk al meer dan je denkt.

Vraag jezelf af:

• Waar voel ik ontspanning?
• Waar voel ik weerstand?
• Wat stel ik steeds uit?

Daar zit je antwoord.

Extra hulp nodig?

Ikzelf ben een groot voorstander van online boekhouden. Het is prima te starten in een Excel tijdens de opstartfase van je bedrijf. Als je meer dan 10 transacties per maand hebt, dan wordt het al rendabel om over te stappen naar een online boekhoudprogramma. Je hebt namelijk meer te doen dan belasting betalen. Ook al besteed je het uit aan een boekhouder of accountant. Ontdek de 7 stappen in het blog: Hoe je administratie drastisch reduceren?