Inkomsten en uitgaven overzicht voor zzp: zo bescherm je je geld én krijg je realtime inzicht

Laatste update: 20 januari 2026 door boekhouder Elma de Bruijn

Een inkomsten- en uitgavenoverzicht. Voor veel zzp’ers klinkt het als iets dat moet ('die saaie boekhouding').

Iets administratiefs.
Iets voor 'later'.
Iets dat je vooral bijwerkt omdat het van de Belastingdienst moet.

En vaak blijft het daar ook bij.

Maar een goed overzicht doet iets anders.
Het kijkt niet alleen terug…
het voorkomt dat je later schrikt van belastingaanslagen en te kort aan geld.

Het voorkomt geen belasting (ook al willen we allemaal zo min mogelijk betalen).
Het voorkomt belastingverrassingen.

En misschien nog belangrijker:
> het helpt je je geld beschermen, zonder dat je daar dagelijks mee bezig hoeft te zijn.

In dit artikel neem ik je stap voor stap mee in hoe je als zzp’er een inkomsten- en uitgavenoverzicht maakt dat simpel blijft, belastingproof is én je realtime inzicht geeft.
Precies de functie waar cloud boekhoudprogramma’s voor zzp uiteindelijk op gebouwd zijn. Maar het kan als startende ondernemer ook in een excel template.

Zonder ingewikkelde dashboards.
Zonder boekhoudjargon.
En zonder dat je meteen alles hoeft te automatiseren.
Maar eerst ... (want hier bestaan veel misverstanden over bij starters).

Wat is een inkomsten- en uitgavenoverzicht (en wat is het niet)?

Laten we beginnen bij de basis.

Een inkomsten- en uitgavenoverzicht is een gestructureerd overzicht van:

• wat er binnenkomt
• wat eruit gaat
• hoeveel btw daarin zit

Maar het is geen doel op zich.

Het verschil zit niet in wat je bijhoudt,
maar in hoe je ernaar kijkt.

Veel zzp’ers registreren wel bedragen (ze noemen dat saai boekhouden   en terecht), maar:

• zien geen verschil tussen omzet en winst
• voelen btw als 'geld dat er nog is
• missen zicht op wat er de komende maanden gebeurt

En dat is begrijpelijk.

Als je overzicht alleen terugkijkt,
beschermt het je niet.

Pas wanneer je begrijpt wat de cijfers je vertellen,
ontstaat rust.

Stap-voor-stap: zo maak je een simpel inkomsten- en uitgavenoverzicht

Je hoeft niet meteen een boekhoudprogramma te kiezen.
Sterker nog: beginnen bij de basis helpt je later betere keuzes maken.

1. Kies een heldere structuur

Veel onrust ontstaat doordat alles door elkaar loopt.

Daarom werk je met vaste onderdelen op z'n minst:

• Inkomsten ( met en zonder btw)
• Uitgaven ( met en zonder btw)
• Btw-bedrag per transactie
• Wat het is, dus categore (formele term: grootboekrekening)

Dit kan prima in een Excel boekhouding template of Google Sheets.

Niet omdat dat 'de beste oplossing' is,
maar omdat je zo leert wat je eigenlijk bijhoudt.

Dat inzicht neem je altijd mee,
ook als je later overstapt naar een cloud-boekhoudprogramma.

2. Gebruik vaste kolommen

Zodra de structuur staat, wordt het overzicht rustiger.

Per regel noteer je:

• datum
• omschrijving
• categorie (grootboekrekening)
• bedrag exclusief btw
• btw-bedrag
• totaal
• betaald: ja of nee

Meer hoeft niet.

Juist door het simpel te houden,
verklein je de kans op fouten die later geld kosten.

3. Werk met logische categorieën

Categorieën voelen misschien administratief,
maar ze geven houvast en financiele inzichten.

Denk aan:

• kantoor & software
• marketing
• vervoer & reizen
• opleidingen
• overige kosten

Dit helpt niet alleen bij overzicht,
maar voorkomt ook dat btw of aftrekposten verkeerd belanden in je aangiften..

En dat scheelt later uitleggen…
aan jezelf of aan iemand die meekijkt.

4. Koppel bewijs aan elke regel

Dit is vaak het punt waar het schuurt.

Want zolang alles goed gaat, voelt bewijs overbodig.
Totdat er een vraag komt.

Een overzicht zonder bonnetjes of facturen
is geen administratie.
Het is een financieel geheugensteuntje;-)

Bewaar daarom:

• inkomende facturen
• uitgaande facturen
• bonnetjes (digitaal mag als ze online zijn opgestuurd)

Zo blijft je overzicht niet alleen duidelijk,
maar ook verdedigbaar.

Dat geeft rust.

5. Kies een vast ritme

Veel stress ontstaat niet door ingewikkelde cijfers,
maar door uitstel.

Niet alles in één keer.
Maar elke week of elke twee weken een kwartier.

Dat ene vaste moment
zorgt ervoor dat je bij blijft
en voorkomt dat cijfers zich opstapelen in je hoofd. Of dat je later tijdens de btw-aangifte 3x zo lang bezig bent dan al die klein momentjes samen.

 (Heb ik zelf een keer uitgetest - echt waardeloos)

Wanneer Excel prima is… en wanneer het je juist geld kost

Excel werkt goed zolang:

• je weinig transacties hebt
• je overzicht behoudt
• je begrijpt wat je ziet

Maar er komt vaak een moment waarop het begint te knellen.

Bijvoorbeeld als:

• je bedrijf groeit
• btw-aangifte momenten spanning geven
• je tussendoor wilt weten waar je staat
• je cijfers moet delen met een boekhouder, accountant of kredietverstrekker

Dan kost Excel geen geld aan software…
maar tijd, twijfel en mentale ruimte.

Dat is vaak het moment waarop zzp’ers overstappen naar een online boekhoudprogramma voor zzp.
Niet omdat het hip is,
maar omdat het overzicht zichzelf bijhoudt.

Van overzicht naar dashboard: de cijfers die je wel wilt zien

Hier gebeurt vaak iets belangrijks.

Zodra je niet meer alles handmatig hoeft samen te zoeken,
ontstaat ruimte voor overzicht.

Een dashboard is geen scherm vol grafieken.
Het is de samenvatting van wat je al bijhoudt.

Een cloud-boekhoudprogramma bevat de dashboard funcie die deze cijfers automatisch worden samengebracht, zodat je niet hoeft te rekenen of te schuiven in je excel sheet

Voor de meeste zzp’ers zijn dit de kerncijfers:

1. Omzet (exclusief btw)
2. Kosten (exclusief btw)
3. Winst
4. Btw / omzetbelasting: te betalen of terug te krijgen
5. Cashflow: wat komt binnen en wat moet eruit

Registreren kijkt terug.
Een dashboard helpt je vooruitkijken.

Hoe simpel is dit cashflow, maar super inzichtgevend als je de btw-aangifte moet doen:

Je geldstroom is negatief.

Dus mag je btw-reserveren op een aparte rekening. En dát is waar bescherming van je geldpot en uitgavepatroon begint.

Automatiseren: wat het oplevert (en wat je moet blijven snappen)

Automatisering kan veel rust geven:

• banktransacties (bijna) direct in je boekhouding terecht komen dankzij een bankkoppeling met je bank of betaalprovider.
• bonnetjes raken minder snel kwijt, want per app stuur je het naar je software
• facturen mail je naar je online boekhoudsoftware - die heeft een interne mailbox
• btw afdracht en reserveren wordt overzichtelijker

Maar automatiseren zonder begrip
verplaatst de onrust alleen maar.

Online boekhouden betekent niet dat je cijfers simpel worden overgenomen,
maar om ze zichtbaar en actueel te maken. Populaire boekhoudprogramma's voor zzp-ers besteden hier helaas nog steeds te weinig aandacht aan. Een voorloper die het snapt voor zzp'ers is MoneyBird.

Je hoeft het dus niet perfect te doen - dat automatiseren.
Wel bewust.

Excel, app of boekhoudprogramma: hoe kies je?

Er is geen beste keuze voor iedereen.
Wel een logische keuze per fase, per bedrijf, per zzp'er.

Sta daarom even stil bij deze vragen:

• wil ik tussentijds weten waar ik financieel sta?
• wil ik samenwerken of delen met een boekhouder/accountant?
• wil ik minder handwerk rond btw-aangifte?
• wil ik één overzicht in plaats van losse lijstjes?

Wie toe is aan meer zekerheid en minder zoeken,
komt vaak uit bij een cloudboekhoudprogramma voor zzp - juist vanwege realtime inzicht in inkomsten, uitgaven en btw-afdracht.

Niet omdat het mooier is.
Maar omdat het rust geeft.

Belastingdienst-proof: dit moet kloppen!

Dit hoofdstuk belastingen voelt met regelmaat zwaar,
maar het is eigenlijk simpel.

Je administratie moet:

• volledig zijn
• controleerbaar zijn
• bewaard blijven (meestal 7 jaar)

Dat betekent:

• elke boeking heeft bewijs nodig
• btw is herleidbaar
• privé en zakelijk (geldstromen) zijn gescheiden

Dit is geen extra laag werk.
Het is wat ervoor zorgt dat je overzicht je beschermt,
ook als er vragen komen vanuit de Belastingdienst of boekhouder.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze rustig voorkomt)

De meeste fouten ontstaan niet door onkunde,
maar door gebrek aan overzicht.

Veelvoorkomend:

• omzet en winst door elkaar halen
• btw zien als eigen geld
• bonnetjes en facturen van leveranciers kwijtraken
• alles pas bijwerken vlak voor de aangifte

Structuur voorkomt stress.
Niet het uitstelgedrag ;-)  Ritme wel.

Protip: welke 3 cijfers wil je elke maand weten vóórdat je gaat investeren?

Dit is precies waarom dashboards en realtime inzicht
een kernfunctie zijn van eenvoudig boekhoudprogramma’s die compleet zijn voor zzp'ers.

Niet om cijfers mooier te maken…
maar om beslissingen rustiger te nemen.

Niet alles.
Niet elk detail.

Maar deze drie:

1. Je werkelijke winst
Wat houd je over nadat alle kosten zijn betaald?

2. Je te betalen btw
Hoeveel van je saldo is eigenlijk niet van jou?

3. Je cashflow vooruit
Wat komt binnen… en wat moet eruit?

Als deze drie kloppen,
voelt investeren niet spannend,
maar logisch als je weet wat deze investering je meer gaat opleveren.

Tot slot

Een inkomsten- en uitgavenoverzicht hoeft geen last te zijn. Het mag een hulpmiddel zijn. Een kompas.

Je kunt dit zelf. En je hoeft het niet in één keer perfect te doen. Een kwartier overzicht nu voorkomt vaak maanden onrust later.

Veelgestelde vragen over inkomsten en uitgaven overzicht voor zzp

Hoe maak ik snel een inkomsten- en uitgavenoverzicht als zzp’er?

Dat begint vaak met rust, niet met snelheid. Eén overzicht, vaste kolommen en een vast moment in je week. Online boekhouden helpt je hiermee. Je hoeft het niet in één keer perfect te doen. Consequent bijhouden is belangrijker dan hoe uitgebreid het is.

Is Excel voldoende voor mijn zzp-administratie?

Voor veel starters wel. Zolang je overzicht houdt en begrijpt wat je ziet. Merk je dat je tussendoor wilt weten waar je staat, of dat btw-momenten spanning geven, dan wordt realtime inzicht belangrijker.

Wat is een goede gratis oplossing voor zzp’ers?

Een eenvoudige Excel-boekhouding is vaak een fijne start. Niet omdat het alles kan, maar omdat je leert kijken naar je cijfers. Dat inzicht neem je altijd mee.

Kan ik mijn inkomsten en uitgaven koppelen aan mijn bank?

Ja, via de meeste simpele online boekhoudprogramma’s. Dat scheelt handwerk, maar blijft alleen prettig zolang je begrijpt wat er automatisch gebeurt. Automatisering werkt het best als jij het overzicht behoudt.

Hoe houd ik de btw correct bij?

Dit voelt voor veel zzp’ers spannender dan nodig. Niet omdat btw ingewikkeld is…
maar omdat het voelt als geld dat er wél is. De kern is simpel: zie btw altijd los van je inkomsten en kosten. Btw is geen winst. Het is geld dat je tijdelijk beheert voor de Belastingdienst en later weer afdraagt. "Je bent een soort incassobureau", zegt ik altijd. Dat inzicht haalt veel spanning weg.

Moet mijn overzicht voor inkomsten en uitgaven voldoen aan regels?

Ja. Niet om streng te zijn, maar om duidelijkheid te houden. Volledig, controleerbaar en bewaard. Dat beschermt jou, ook als er later vragen komen.