De boekhouding: je houdt ervan of je haat het. Als je ondernemer bent is het hoe dan ook een erg belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Is de administratie niet op orde, dan is het bedrijf immers niet op orde. En omgekeerd: bij een administratie die goed op orde is, is vooruit kijken gemakkelijk en worden onaangename verrassingen voorkomen. Maar moet je die administratie als ZZP nou helemaal zelf doen, gedeeltelijk zelf doen of juist helemaal uitbesteden?
We zetten de verschillende opties voor je op een rij. We zien dat online boekhouden een vliegwiel is voor skippen van tijdrovende administratie. Dus voordat we de uitleg geven, hier de top 5 beste boekhoudprogramma's en toegang tot de volledige software vergelijkingstool.
En nog meer goedkope opties via de vergelijkingstool voor zzp'ers:
Ik vergelijk boekhoudsoftware >>
Voor we alle opties om de boekhouding mee te doen op een rijtje zetten, is het belangrijk om te weten wat de boekhouding precies inhoudt. Onderneem je al een tijdje, dan heb je hier vast en zeker een beeld bij, maar voor wie gaat starten of net gestart is, is dat niet altijd even duidelijk. De boekhouding is in feite de financiële administratie van je onderneming. Daaronder vallen bijvoorbeeld de salarisadministratie, de liquiditeitsbegroting, eventuele grootboekrekeningen en nog veel meer. De kern van de financiële administratie is voor ondernemers echter toch vooral het maken en verwerken van inkomende en uitgaande facturen en de belastingaangiftes.
In een ander artikel geeft boekhouder Elma de Bruijn haar definitie:
Een boekhoudprogramma is een tool dat primair je geldstromen vastlegt, onderbouwd met facturen, bonnetjes en andere relevante feiten voor de Belastingdienst, waardoor je een financieel stoplicht creëert om financieel zorgeloos te zijn en inzichten te krijgen voor meer waarde toevoegen bij klanten (nieuwe, oude en bestaande).
Het lijkt haast een dooddoener, natuurlijk is een gedegen boekhouding belangrijk. Een betrouwbare boekhouding is een sluitende en bijgewerkte boekhouding, zonder aanzienlijke fouten daarin. Dat is belangrijk om veel redenen, maar voor de ondernemer zelf is dit misschien nog wel de belangrijkste: de kans is groot dat je te veel belasting betaalt wanneer je boekhouding niet op orde is. Je zult immers posten missen, waarin je al voorbelasting voor de BTW hebt betaald bijvoorbeeld, of als je zakelijke uitgaven niet meegaan in de berekening voor de vennootschapsbelasting. Je betaalt dan onnodig veel belasting. Omgekeerd kan het zijn dat je jezelf rijk rekent, om vervolgens bij een controle een fikse naheffing te krijgen. Kortom, goed boekhouden is belangrijk en hoeft niet veel tijd te kosten. Mits je de juiste oplossing kiest natuurlijk.
Er zijn meerdere mogelijkheden als het gaat om het bijhouden van de boekhouding van jouw onderneming. Zo zou je het volledig kunnen uitbesteden aan een accountant- of administratiekantoor. Maar je zou er ook voor kunnen kiezen om het geheel- of gedeeltelijk zelf te doen. En als je het dan geheel of gedeeltelijk zelf doet zijn er natuurlijk weer een aantal verschillende opties die je kunt kiezen als ZZP’er.
Zo zou je het heel simpel aan kunnen pakken, gewoon met een Excel bijvoorbeeld of je zou gebruik kunnen maken van ondersteunende software. We doorlopen de voor- en nadelen per optie, maar laten we beginnen bij de vraag: wil je de boekhouding volledig uitbesteden, of geheel- of gedeeltelijk zelf doen?
De boekhouding helemaal uit handen geven klinkt als een luxe. Toch is het goed om je te realiseren dat de boekhouding nooit 100% uit handen te geven is. Met andere woorden: je blijft er werk aan houden, al is de hoeveelheid werk minimaal wanneer je het uitbesteedt. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van facturen en vervolgens ook zorgen dat deze op tijd betaald worden.
Dergelijke werkzaamheden zijn niet uit te besteden aan een administratiekantoor. Ook kan het administratiekantoor weliswaar de bonnen en inkomende facturen boeken, al dan niet met ondersteunende software, maar je zal fysieke bonnen en facturen toch op de één of andere manier in de boekhouding moeten krijgen. Je zal de bonnen dus moeten blijven scannen of handmatig inboeken.
Tot slot is het goed om je te realiseren dat er best wat kosten verbonden zijn aan het volledig uit handen geven van de administratie. Deze zijn sterk afhankelijk van de type diensten die je afneemt bij de accountant of het administratiekantoor. Daar staat tegenover dat een legitieme boekhouder natuurlijk precies weet wat hij of zij doet, op de hoogte is van de laatste fiscale zaken en er zijn beroep van heeft gemaakt om te zorgen dat alles tot in de puntjes bijgehouden is.
En dan is er natuurlijk ook nog de optie om de boekhouding geheel of gedeeltelijk zelf te doen. Wanneer je dat doet betekent het dat je zelf alle binnenkomende en uitgaande facturen verwerkt en bijhoudt en dat je al dan niet zelf ook de aangiftes voor de Belastingdienst doet.
Zoals we eerder al zeiden ontkom je er haast niet aan om op zijn minst een klein deel van de administratie zelf te doen. Het verschil tussen het geheel zelf doen van de administratie of het gedeeltelijk zelf doen zit met name in de keuze voor eventuele ondersteunende software en het doen van de belastingaangiftes. Laten we beginnen bij de keuze voor eventuele ondersteunende software.
Wanneer je een deel- of zelfs de hele boekhouding zelf doet, zou je het gebruik van Excel kunnen overwegen. Omdat Excel gebruik maakt van zogeheten spreadsheets en formules leent het zich op het oog makkelijk voor administratie.
Bovendien is het zeer goedkoop en kun je Google Spreadsheets, wat erg lijkt op Microsoft Excel, zelfs gratis gebruiken. Het klinkt aantrekkelijk, een gratis boekhoud optie. Er zitten echter wat nadelen aan het gebruik van Excel als het meest voorname onderdeel van de boekhouding.
Zo is het erg foutgevoelig. Excel leunt volledig op jouw input als gebruiker. Je kan door het gebruik van formules wat checks en berekeningen inbouwen, maar dan nog is een fout snel gemaakt. En een klein foutje kan op den duur grote gevolgen hebben, waarmee je volledig de mist in kunt gaan met aangiftes of begrotingen.
Daarnaast ontzorgt een Excel boekhouding je niet. Er zit, behoudens de calculaties, geen enkele automatisering in. Boekhoudkoppelingen, zoals een directe koppeling met je zakelijke bankrekening, zijn niet mogelijk. Dit alles leidt tot bijzonder veel handmatig werk. Een ondersteunend boekhoudprogramma is eigenlijk altijd een betere keus. Het kost slechts een paar Euro per maand en is vaak een aantal maanden gratis te proberen. Daarbij ontzorgt het in de boekhouding ontzettend.
Zo zitten er veel checks ingebouwd, waardoor misrekeningen of niet sluitende begrotingen op tijd gevonden en hersteld kunnen worden nog voor ze tot grote problemen leiden. Daarnaast is er vaak een directe koppeling met de zakelijke bankrekening mogelijk, waarbij er veel administratie automatisch ingeboekt wordt en op de juiste posten wordt geplaatst.
Belastingaangiftes kunnen vaak met een paar drukken op de knop vanuit het programma zelf gedaan worden met een minimale foutkans. Samenvattend de voor- en nadelen van de verschillende vormen van ZZP boekhouding.
Voordelen:
Nadelen:
Voordelen:
Nadelen:
Voordelen:
Nadelen:
Opsommend is het, los van de keuze of je de boekhouding helemaal zelf doet of gedeeltelijk uitbesteedt, slim om gebruik te maken van een toegewijd boekhoudprogramma. Je voorkomt daarmee dat je fouten maakt die je later onvoorzien veel geld kosten of dat je te veel belasting betaalt. Bovendien bespaar je jezelf een hoop werkzaamheden.
De minieme kosten voor een boekhoudprogramma, vaak maar een paar Euro tot een tientje per maand, zijn een kleine investering ten opzichte van de enorme besparing die je maakt als het gaat om de tijd die de boekhouding in beslag neemt. Verdiep je daarom eens in de verschillende boekhoudprogramma’s die er zijn en de opties die ze bieden, bijvoorbeeld:
Ik vergelijk boekhoudsoftware >>
In de praktijk zie je dat veel startende ZZP’ers schuw zijn voor (wederkerende) kosten. Men wilt het liefst zo goedkoop mogelijk een onderneming beginnen. Dit is enigszins begrijpelijk natuurlijk, er zijn waarschijnlijk nog weinig inkomsten op dat moment of het is zelfs zo dat men de administratie begint voor een hobby onderneming.
Wat veel kleine ondernemers vergeten is dat tijd ook geld is. En dat er ook een prijskaartje zit aan vergissingen. Een programma als e-Boekhouden is al verkrijgbaar voor 7,95 Euro per maand, waarbij de eerste 15(!) maanden dan ook nog eens kosteloos zijn indien je een starter bent.
Zodoende, kun je als starter besparen op het eerste jaar en kwartaal van jouw pasgeboren bedrijf. Excel en Word zijn simpelweg niet vanaf de grond gemaakt voor de Nederlandse administratie situatie. Een toegewijd programma is compleet. Je kunt hier alles mee regelen, factureren, offertes, urenregistratie, relatiebeheer, voorraadbeheer, enzovoort. Daar zijn geen aparte programma’s meer voor nodig.
Koppelingen kunnen gemaakt worden met bijv. internet bankieren omgeving. Vergeet ook niet het gemak van scan & herken, mail & herken middels een app voor op de smartphone of tablet. Indien je een webshop runt, dan kun je je leven ook makkelijker maken want vrijwel alle boekhoudprogramma’s ondersteunen koppeling met de meest populaire webwinkel software opties zowel SaaS als open source waaronder Woocommerce, Lightspeed, CCV en Magento.
Voor bijvoorbeeld de horeca zijn er koppelingen aanwezig met kassasystemen. Of wat dacht je van de meest belangrijke administratie autoriteit, de Belastingdienst? Bepaalde programma’s hebben een directe koppeling met de Belastingdienst. Dit betekent dat je rechtstreeks vanuit het programma aangiftes na controle kunt inzenden met een druk op de knop. Zonder te hoeven inloggen op het logge portaal van de Belastingdienst, en géén additionele gebruikersnaam of pincode benodigd. Het verschuldigde bedrag kun je vervolgens direct betalen via iDEAL, zodat je dit niet onverhoopt vergeet en een onnodige boete oploopt.
De oplossingen zijn ontwikkeld door en voor ondernemers. Daardoor zijn ze intuïtief in gebruik. Dat merk je aan alles van invoerschermen tot de menuopties. Wat intuïtief voor de een is, is dat wellicht niet voor de ander. Gelukkig zijn er vele opties. En bijna alle kennen ze een kosteloze en vrijblijvende proefperiode, dus je kunt zelf aankijken welke oplossing jij het fijnste vindt werken.
Uitdraaien van deze programma’s waaronder facturen zullen je klanten onder ogen krijgen. De programma’s bieden ruime mogelijkheden hoe je deze ontwerpt incl. sjablonen om vanuit te werken. Mocht je toch tegen een obstakel oplopen dan heb je direct toegang tot deskundige Nederlandstalige support die rap zullen antwoorden via live chat of telefoon (zonder hinderlijke keuzemenu’s en wachtrijen).
Daarbij zitten dit soort aanbieders niet stil. Er zijn teams actief die constant trachten het programma te verbeteren. Met nieuwe functies die nog meer tijd besparen. Die nog meer onnodige fouten. voorkomen. Zodoende, wordt het gat tussen ondernemers die boekhouden met en zonder zo een programma steeds groter. Je wilt niet met een achterstand op je concullega’s beginnen omdat jouw administratie als een blok aan je been hangt, zo win je de race niet.
Ondernemers die meer tijd kunnen besteden aan het verbeteren van het product of de dienst en aan de klantenervaring zullen in deze tijden van digitaal darwinisme de langste adem hebben. Boekhouden doe je niet alleen voor de Belastingdienst maar ook voor jezelf. De programma’s hebben de mogelijkheid om direct rapportage te verzorgen van bijv. de balans, exploitatierekening of grootboekrekening.
Zo heb je real-time een vinger aan de pols van het reilen en zeilen van jouw onderneming op financieel vlak en kun je tijdig maatregelen treffen of ietwat bijsturen. Het is best wel problematisch om halverwege over te stappen naar een andere oplossing. Maak dus direct de juiste beslissing en kijk daarbij niet op een cent meer of minder. Voor de prijs van een paar bakjes koffie heb je tegenwoordig immers al een allesomvattende oplossing.
Ik vergelijk boekhoudsoftware >>