Waarom boekhoudprogramma's gebruikt worden door 51% van de ZZP’ers?

Boekhoudprogramma tools worden door 51% van de zzp’ers gebruikt [bron: zzp barometer]. Dat is een hoog aantal. Toch nog besteedt 17% van de zzp’ers hun boekhouding volledig uit. Zijn ze dan minder tijd kwijt aan hun boekhouding? Vroeger wel. Ze stopten hun facturen en bonnetjes in een schoenendoos en brachten het naar de boekhouder en accepteren een dure rekening, want hij had veel werk om alles te verwerken. Maar tegenwoordig kost het weinig tijd en zijn hoge boekhoudkosten onodig met de goedkope, eenvoudige boekhoudprogramma tools. 

Laatste update: 26 oktober 2021 door Elma de Bruijn

Waarom een boekhoudprogramma?

Ik zie deze cijfers ook terug in mijn boekhoudkantoor. Het maakt me blij, want ongeveer 67% van mijn zzp-klanten die online boekhouden, staat er financieel beter voor dan zij die een Excel template blijven gebruiken. Toeval?

Welke boekhouding versterkt je bedrijf?

Het is geen toeval, want als je klein blijft denken, blijf je ook klein handelen. Zijn boekhoudprogramma’s dan zo duur? Ik snap dat je als (startende) ondernemer elke cent omdraait. Dat heb ik ook gedaan en doe het nog steeds, hoewel minder spastisch. Hoe komt het dat je géén tientje in de maand kan missen, maar wel uren bezig bent met je administratie op orde brengen? Weet je hoeveel je dat kost?

Boekhoudsoftware geeft sneller inzichten voor meer winst

Die tijd kan je beter besteden om tot inzichten te komen. Bijvoorbeeld welke acties je beter kan ondernemen voor meer klanten werven, meer omzet creëren, betere balans werk/privé ervaren, enz. En een boekhoudprogramma tool helpt je de inzichten te versterken waardoor je je winst kan opkrikken.

Een aantal opties op een rij. De beste van Nederland zijn:

Disclaimer affiliate opbrengsten:  Ik ontvang een kleine vergoeding voor het plaatsen van deze vergelijker. Hierdoor kan ik gratis content blijven weggeven.

Grip op je cijfers is nodig

Mooie belofte, Elma, maar daarvoor heb je marketeers en business coaches nodig. Klopt ook, maar zonder cijfers heb je geen business. Dus als jij deze experts hun gang laat gaan, dan heb je hoge uitgaven, mogelijk meer omzet, maar waarschijnlijk minder winst. Dat winst-spel ligt op jouw bordje en daarvoor heb je grip op je cijfers nodig. Laat ik het in stappen helder maken door je uit te leggen wat een boekhoudtool precies doet

Wat doe je met een boekhoudprogramma?

Hier mijn definitie:

Een boekhoudprogramma is een tool dat primair je geldstromen vastlegt, onderbouwd met facturen, bonnetjes en andere relevante feiten voor de Belastingdienst, waardoor je een financieel stoplicht creëert om financieel zorgeloos te zijn en inzichten te krijgen voor meer waarde toevoegen bij klanten (nieuwe, oude en bestaande).

Dat is een mond vol, dus we hakken deze in stukjes om het helder te maken:

1. Boekhoudprogramma legt je geldstromen vast
2. Facturen en bonnetjes verwerken | 4 Tips
3. Belastingdienst wenst andere relevante feiten
4. Financieel stoplicht voor financieel zorgeloos
5. Boekhouden geeft inzicht hoe meer waarde creëren voor klanten

Laten we beginnen met:

‘Een boekhoudprogramma is een TOOL dat primair je GELDSTROMEN vastlegt’

Ik leg de nadruk op 2 woorden: tool én geldstromen. Het is dus een tool, een middel om iets te bereiken en dat gaat verder dan voldoen aan de belastingwetten. De Belastingdienst blij maken door je netjes aan de regels te houden is essentieel, maar voor het bestaan van je bedrijf een bijzaak. Ja, je leest het goed: bijzaak, want je geldstromen zijn vele malen belangrijker. Het volgende raad ik je dringend aan om als ondernemer altijd te weten:

• Waar komt het geld vandaan?
• Waar gaat het geld naartoe?
• Wat houd je dan over?
• Wat is je ondernemersloon?

‘Zonder geld geen business’ en dat is ook een top 3 reden waarom vele mensen stoppen met hun bedrijf. Onderaan de streep houden ze te weinig geld over voor een normaal leven.

Hoe zie je dat terug in een boekhoudprogramma?

Bijvoorbeeld door:

• Banktransacties die je (automatisch) downloadt in je boekhoudsoftware
• Facturenoverzicht van klanten
• Winst-overzicht
• Btw-aangifte rapport
• Input voor inkomstenbelasting berekenen
• Saldo spaarrekening waaruit blijkt dat je voldoende geld reserveert
• Je privé-opnamen als reflectie van je ondernemersloon en dat vind je terug op de balans

Tip: zet deze punten op je checklist om een online boekhoudprogramma te kiezen En wat de definitie ook nog duidelijk maakt is:

‘…ONDERBOUWD met facturen, bonnetjes …’

We zijn als ondernemer altijd driftig bezig om facturen te maken en te verzamelen. Iets wat de Belastingdienst van ons eist als we zaken doen met andere bedrijven, maar willen we het stiekem ook voor onszelf?

• Hoe maak je anders geldafspraken met je klanten en je leveranciers?
• Hoe weet je anders of de dienst of het product betaald is tegen de juiste prijs?
• Wanneer en op welke wijze betalen: via bank, contant, pin of ander (online) betaalmiddel?

Soms is het overduidelijk dat een factuur overbodig is, voor jezelf, maar meestal creëert het wel helderheid tussen twee partijen. Het punt is alleen dat we het facturatieproces van de verkoop en inkoop nog te vaak onhandig inrichten. Hierdoor lijkt het dat we een verzamelwoede hebben voor de Belastingdienst. Nee, we maken het onszelf vaak moeilijker dan nodig is. Bijvoorbeeld door:

• Handmatig een factuur over te zetten van Word naar PDF en vervolgens handmatig een mail te versturen waarin meestal dezelfde tekst staat (de dame met maandagochtend administratie-stress deed het);
• Elke maand of jaar handmatig facturen te maken en te versturen naar je klanten als ze een abonnement hebben;
• Bonnetjes over te typen of te scannen, te uploaden in bijv. Dropbox en nog veel meer handelingen;
• Btw-berekeningen te maken, met de hand en rekenmachine.

4 Tips

Online boekhouden tools halen deze nadelen direct weg op een eenvoudige wijze door o.a. deze 4 tips:

1. Kies voor mail-functie waardoor je direct na het maken van een factuur het kan versturen met een standaard of persoonlijke boodschap;
2. Door herhalingsfacturen maak je de factuur maar één keer;
3. Kies voor een boekhoud app geïntegreerd in de tool, het liefst met scan- & herkenfunctie waardoor het (bijna) automatisch wordt ingeboekt;
4. Btw-aangifte rapporten worden automatisch gemaakt en het mooiste is met 1 druk op de knop de aangifte te doen, dus geen data overtypen in software van de Belastingdienst.

Je leert de functies in online boekhoudprogramma’s snel aan zonder de kennis van een boekhouder te hebben. Het is een kwestie van deze mogelijkheden weten en dat doe jij nu.

Extra tip: zet deze ook op je checklist als je boekhoudsoftware gaat vergelijken.

Top 5 Boekhoudprogramma boekhoudsoftware

Vermeld zeker ook het volgende punt:

‘….en andere relevante FEITEN voor de Belastingdienst…’

Ik hoor je denken: zie je wel, een boekhoudprogramma is er toch voor de Belastingdienst. Ja, maar dat blijft bijzaak. Wist je dat een goede boekhoud tool ook je gewerkte uren bijhoudt? En vervolgens direct een factuur maakt als jij die opdracht geeft? Handig als je verdienmodel ‘uurtje-factuurtje’ is, als je bijvoorbeeld een schilder, coach of consultant bent. Er is nog iets bijzonders aan die urenregistratie. Of eigenlijk twee dingen, want als je aantoont dat je meer dan 1225 uur werkt aan je bedrijf, dan ontvang je een extra belastingkorting: de zelfstandigenaftrek. Die urenregistratie laat je iets belangrijks zien: hoe je focus en acties zijn! We zoeken allemaal naar moeiteloos ondernemen, maar we zijn zo verdomd slecht om te kijken waaraan onze tijd verloren gaat. Je urenregistratie is dus ook nuttig voor jou. Zorg dat je je tijd goed besteedt, want:

Succesvolle ondernemers zijn vaak overladen met werk, verantwoordelijkheden en in disbalans met het thuisfront. Deze stress breekt ze regelmatig op. Een top 3 reden waarom ze stoppen met ondernemen.

Er zijn dus meer oorzaken dan geldgebrek, zoals je hieronder leest.

‘…waardoor je een FINANCIEEL stoplicht creëert … ‘

En je wilt altijd groen licht hebben. Of je bankrekening een voldoende signaal geeft? Nee. Ik zeg vaak: “Je banksaldo liegt tegen je.” Geld hebben als ondernemer is nooit hetzelfde als winst maken. Geld verdienen is absoluut prioriteit nummer 1, maar geld innen en ook belangrijk, geld behouden, is super relevant. Anders ga je je financiën als een draaitol ervaren en dat voelt als continu geld bij elkaar schrapen en te weinig geld overhouden voor jezelf! In mijn blog ‘Waarom je banksaldo tegen je liegt?’ ontdek je meer.

‘…om financieel zorgeloos te zijn … ‘

Het meest spannende van ondernemer zijn, is: loslaten dat je tussen de 20^e en 25^e van de maand je vaste salaris krijgt. Wees gerust, onzekerheid over je ondernemersloon ervaart iedereen. Dus het beste is dit feit los te laten en jezelf vaak de vraag te stellen: Hoe verdien ik meer dan voldoende geld door klanten blij te maken?

Een belangrijke stap voor financiële zorgeloosheid is weten wat je ondernemersloon moet zijn om je privé-kosten te kunnen betalen. De rest van de data vind je in je boekhoudprogramma tool. Ik herhaal daarom wat ik eerder schreef: Geen cijfers, dan geen business!

Tip: neem daarom besluiten over:

• Grip op cijfers willen hebben [zie blog: wil jij kijken naar je cijferballenbak]
• Cijfervrees aanpakken [zie blog: verliefd zijn op je boekhouding]
• Trucs toepassen die elke (financiële) blokkade opruimt [zie blog: wat is mijn ONETHING ]

Blogs uit het leven gegrepen, dus laat je inspireren. Vooral als je nog twijfelt met welk hulpmiddel je het beste grip op je financiën krijgt.

‘…en inzichten krijgt voor meer waarde toevoegen bij klanten’

Ik geef je een eyeopener mee: Winst is de toegevoegde waarde in de markt die jouw bedrijf creëert. Hoe meer waarde je creëert voor je klanten, hoe meer winst je maakt. Hoe voelt dat? Hierover kan ik uren praten, filosoferen en nadenken. Maar het komt er dus wel op neer dat ik bijvoorbeeld bij een winst van €15.000 iets fout doe. Fout in de zin dat ik veel waarde geef aan een groepje klanten die er dolblij mee zijn, maar pas werkelijk impact ga maken als ik een winst van €100.000 heb of meer.

Hoe groot wil jij het verschil maken? Dat is de vraag. De cijfers haal je o.a. uit een online boekhoudprogramma.

Samenvattend wat een goed boekhoudprogramma voor je doet

Je boekhoudprogramma helpt je met de impact in je markt vergroten, dus bij je oude, bestaande en nieuwe klanten. Dit bereik je door financiële inzichten te krijgen. Daarnaast helpt het je om je administratie te skippen waardoor je meer tijd hebt voor je klanten. En oh ja, door slimme trucs reduceer je de administratie van je klanten ook nog een beetje.

Wil je aan de slag en boekhoudprogramma tools met elkaar vergelijken, dan raad ik je deze pagina 'online boekhouden tool reviews'.

Vergelijk beste boekhoudsoftware