Kan jij online boekhoudprogramma leren gebruiken? | 3 tips

Mijn klant Rik appt mij: “Ik heb al getest met het online boekhoudprogramma, Elma. Het ziet er aardig uit. Ik heb zelfs al een grootboekrekening toegevoegd. Leuk werk!”
Rik is een ICT-consultant. Zijn bedrijf groeit en hij heeft inmiddels zijn eerste medewerker in dienst. Rik is op weg om een kleine mkb’er te worden. En doet nog steeds zijn eigen boekhouding.

Boekhoudprogramma voor ZZP is anders dan voor MKB

Door zijn groei is zijn boekhoudsoftware voor zzp’ers een te krap jasje geworden. Als de dag van gisteren herinner ik hem als startende ondernemer: onzeker over geld verdienen en nog meer over de belastingeisen en boekhoudsoftware. “Ieder zijn vak” zegt hij altijd.

Grootboekrekeningen zijn lastige begrippen voor hem. Deze termen gebruik ik nooit in een gesprek met hem. En dat hoeft ook niet als je software gebruikt die de taal van de ondernemer spreekt. Dus gewoon Hollands.

Kortgeleden floepte het woord er toch uit. “Jij lijkt wel op mijn medewerker. Ik volg hem dan helemaal niet meer als hij over de administratie praat” zei hij quasi verontwaardigd. “Sorry Rik, kostensoorten en omzetcategorieën. Beter?” lachte ik hem toe.

Zelfstandig aan het testen 

Hoe mooi is het dat hij mij een paar dagen later appt: “Ik ben al aan het testen en ik heb zelfs een grootboekrekening aangemaakt.”
Rik is met zijn bedrijf voor mij een prachtig voorbeeld waarom de online boekhoudprogramma’s de kleine ondernemingen supergoed helpen.

Voordelen van online boekhouden voor Rik

– Hij heeft zijn administratie snel op orde;
– Hij kan snel factureren naar klanten. Dat komt door een urenregistratie die gekoppeld is aan de boekhouding;
– De btw-aangifte gaat vlotjes;
– En hij heeft altijd goed inzichtelijk hoeveel omzetbelasting hij tijdig moet reserveren;
– Dankzij een automatische bankkoppeling kan hij ook direct sturen op zijn uitgaven.

En zoals Rik snel van start gaat, kan jij het ook aanleren. Hoe je dat aanpakt?

Je wordt heus geen boekhouder

Voor sommige ondernemers is boekhoudsoftware opstarten een schrikbeeld. “Ik ga geen boekhouder worden hoor!” zei een nieuwe klant eens tegen mij. Ik snap zo’n reactie, want ik wil ook geen Facebookexpert worden als adverteren een goede optie is voor snelle bedrijfsgroei. Of een ICT’er worden als ik door apps/Zapier mijn bedrijfsprocessen kan automatiseren. Dat schijnt volgens experts ook eenvoudig te zijn. Oh, ja?

Je nieuwe boekhouder?

De nieuwe boekhouders zijn de online boekhoudprogramma’s. Daar schreef ik al over in 2014. Inmiddels sta ik als boekhouder reeds 2 jaar op de lijst van uitstervend beroep, in de top 2. Het zal niet voor niets zijn. “Maar Elma, wie regelt dan de belastingzaken voor mij?” Verschrikte reacties van klanten als ik deze ontwikkeling vertel tijdens een gesprek.

Het vak wordt anders dankzij technologie die razendsnel toeneemt. Zelfs de Belastingdienst stapt daar handig op in. Ik juich het toe en jij kan er ook profijt van hebben. Mijn tijdrovende handwerkzaamheden worden overgenomen door software. Maar ook die van jou! Het gevolg? Veel lagere boekhoudkosten en meer tijd voor jezelf.

Online boekhouden betekent minder rompslomp

Dit jaar heb ik zelfs als thema ‘mezelf verder automatiseren’. Niet alleen voor de boekhouding, maar voor mijn hele bedrijf. Het wordt steeds makkelijke voor ons allemaal. Populaire boekhoudprogramma’s, voor zowel ZZP als MKB, ontzorgen de ondernemers.

Hierdoor ben ik als boekhouder ook in staat om op afstand hulp te bieden voor bijvoorbeeld lastige boekingen. Ik heb door internet veel klanten, verspreid door heel Nederland, zonder dat ik op bezoek ben geweest bij die klant. Het is onnodig en toch zien we elkaar (via Zoom of Skype).

3 Tips – Voorkom twijfels over online boekhoudprogramma leren

Helaas zie ik vaak (onnodige) twijfels over online boekhouden. Hoe weet ik dan dat het goed gaat? Kloppen de cijfers in de btw-rapporten? Leer ik online boekhouden zonder een echte boekhouder te worden?

Volmondig zeg ik ja en daarom heb ik de volgende 3 tips voor je uitgewerkt:

1. Met wie werk je samen of niet?
2. Hoe snel facturen maken en versturen? En waarom je klanten hiermee blij zijn.
3. Hoe weet je of btw-rapporten goed zijn?

1. Met wie werk je samen of niet?

Iets om over na te denken, want het ouderwetse beeld ‘ik pak mijn facturen op en breng het naar de boekhouder of accountant’ is zo vorige eeuw. Waarom? De tijd vliegt snel voorbij en de wereld verandert zo snel dat het onverantwoord is.

Het is vragen om financiële moeilijkheden om pas na een kwartaal of een jaar inzicht te krijgen in je cijfers. Ook voor zzp’ers. Het is niet voor niets dat 50% van de ondernemingen binnen 5 jaar geen bestaansrecht hebben. De uitspraak die ik daarom vaak doe is: Geen cijfers, geen business!

In mijn online gids ‘hoe kies je je boekhouder tegen optimaal lage kosten’ geef ik aan welke vormen er zijn en vooral zinvol is tip #3: Wat doet een boekhouder voor dat geld?  Hierdoor bepaal jezelf in hoeverre je afhankelijk blijft van een boekhouder.

Een goede boekhouder of accountant helpt je met je boekhoudprogramma instellen en hoe de basis werkt. Gelukkig zie ik ook dat veel softwareleveranciers (gratis) ondersteuning geven via:

• Uitstekende helpdesk;
• Standaard instellingen die voor elk bedrijf geldt;
• Instructies voor eventuele andere instellingen;
• Slimme Q&A in de boekhoudsoftware zelf;
• Starters trainingen, online en/of op locatie.

De nummer 1 van populaire boekhoudsoftware e-Boekhouden is hierin een kei zoals blijkt uit de reviewcijfers van de top 5 boekhoudprogramma’s.

2. Hoe snel facturen maken en versturen?

Met sjablonen, dus standaard factuuropzet voor specifieke doelgroepen of productgroepen. En het factureren het liefst gekoppeld aan je boekhoudprogramma met een mailfunctie. Met 1 druk op de knop verstuur je de e-factuur als pdf. Eventueel met een leuke boodschap erbij en/of IDEAL-betaallink in de mail.

Je kan je facturen maken in Word, maar dat wordt snel tijdrovend. Het is beter je facturatie direct op orde te maken aan het begin van je bedrijf. Een inkijkje krijg je het kennisartikel ‘wat is facturatie’.

3. Hoe weet je of de btw-aangifte rapporten goed zijn?

Misschien een beetje simpel gezegd, maar door: controle!

In de mini-training btw-aangifte laat ik je dit zien. Dat kan natuurlijk ook door een boekhouder, maar veel slimmer is fouten voorkomen via de instellingen in je online boekhoudprogramma.

Voorbeeld eenvoudig automatiseren van btw-aangifte

A. Als je een relatiebestand aanmaakt van je leverancier, dan geef je aan welke kostensoort het is, dus kies je de grootboekrekening. En je vermeldt het btw-tarief.

B. Als je een betaling hebt gedaan en je gaat het verwerken in de boekhouding, dan kies je in het invoerscherm de relatie. Alle basisgegevens zijn dan goed ingeboekt.

C. Vervolgens zorgt de software dat het op de juiste plek in het omzetbelasting-overzicht komt.

D. Komt je leverancier uit het buitenland? Dat geef je in het relatiebestand aan of het uit een ander EU-land komt of van buiten de EU. Het systeem kiest of laat je kiezen de juiste btw-codes voor in de btw-aangifte.

Laat de beer op de weg los

Je ziet het een kind kan de was doen. Het enige wat je mag bewaken is: stil zitten en jezelf allerlei vragen stellen zonder in actie te komen. Laat de beer op de weg los. Het is dus zinvoller om aan de slag te gaan met online boekhoudprogramma’s via een gratis proefaccount. Je komt dan sneller tot antwoorden. Je gaat ontdekken, in stappen, hoe snel je administratie wordt gereduceerd.

Ontdek top 5  boekhoudprogramma’s