5 manieren om AI slim in te zetten als je zelf je boekhouding doet

Zelfboekhouden.org sprak met Rik van der Wardt, co-founder van Data Science Partners, over waar AI je administratie echt helpt en waar niet.

Laten we praktisch beginnen. Manier één?

Je bonnen en facturen laten uitlezen. Je maakt een foto of upload een pdf en vraagt om de gegevens in een tabel: datum, leverancier, bedrag, btw-tarief. Voor losse bonnen die niet automatisch in je boekhoudpakket komen, scheelt dat veel typewerk. Controleer de bedragen wel.

Twee?

Je eigen cijfers doorvragen. Exporteer je transacties naar een bestand en vraag wat je grootste kostenposten zijn, welke abonnementen je hebt en of er dingen dubbel worden afgeschreven. Dat laatste levert vaak direct geld op. Bijna iedere zzp'er heeft een tool waarvoor hij nog betaalt en die hij niet meer gebruikt.

Drie?

Uitleg vragen bij regels die je niet begrijpt. De kleineondernemersregeling, de investeringsaftrek, wanneer iets een investering is en wanneer een kostenpost. Vraag het in gewone taal en blijf doorvragen tot je het snapt. Wel met een beperking: dit is uitleg, geen advies. Laat de conclusie over jouw eigen situatie desgewenst bevestigen door je boekhouder of de Belastingdienst.

Vier?

Terugkerend werk vastleggen. Haal je elke maand dezelfde export uit je bank en verwerk je die steeds op dezelfde manier? Dan kun je die stappen één keer beschrijven en daarna laten uitvoeren. Je hoeft daar geen programmeur voor te zijn. Hier zit de meeste tijdwinst, en hier begint bijna niemand aan omdat het eenmalig wat werk kost.

En vijf?

Je kwartaalcijfers begrijpelijk maken. Vraag om een kort overzicht van omzet, kosten en marge per kwartaal, met de opvallende afwijkingen erbij. Vooral om zelf te weten hoe je ervoor staat. Veel zzp'ers weten dat pas als de jaarrekening klaar is. Dan is het te laat om er nog iets aan te doen.

Waar gaat het mis?

Twee dingen. Mensen laten AI rekenen en controleren de uitkomst niet. Een taalmodel is geen rekenmachine en telt kolommen soms verkeerd op. Laat het de berekening opzetten en reken zelf na, of laat het in een spreadsheet zetten met formules die je kunt controleren. Het tweede is privacy. Zet geen BSN, wachtwoorden of klantgegevens in een tool waarvan je niet weet waar de data terechtkomt.

Wat raad je iemand aan die vandaag wil beginnen?

Pak één administratieve klus die je altijd uitstelt en probeer die met AI af te maken. Niet je hele administratie omgooien. Als het werkt, weet je genoeg om zelf de volgende stap te bedenken. En als het niet werkt, heb je er een halfuur aan verloren in plaats van een maand.

Rik van der Wardt is co-founder van Data Science Partners, dat data- en AI-trainingen verzorgt voor professionals. Wie aan de slag wil met de tips uit dit artikel kan het best een ai cursus of een Claude cowork training volgen.