arrow_drop_up arrow_drop_down
Boekhoudprogramma voor autobedrijf vergelijken

Boekhoudprogramma’s voor autobedrijven: boekhouden op cruise control!

Als eigenaar van een autobedrijf, leasebedrijf of autoschadeherstelbedrijf ben je het gewend om grote transacties af te wikkelen. Het is dus best cruciaal om je boekhouding in orde te hebben, maar laat dat nou het vak zijn waar je niet meteen in uitblonk op de middelbare school. Wie wil er nu urenlang liggen sleutelen aan grootboeken en resultatenrekeningen als je met een briesje in de haren die gloednieuwe cabrio kunt testen of een glaasje champagne kunt drinken met nieuwe kopers?

Gelukkig hoef je dat ook niet. Een autobedrijf op rolletjes kiest immers voor een boekhoudprogramma, toegespitst op de noden van de automotive sector.

Boekhoudsoftware voor kleine en middelgrote autobedrijven

De concessiehouders van de grote merken werken met geïntegreerde garagesoftware en boekhoudsoftware die werkelijk alle aspecten van een autobedrijf regelen. Iets waar jij als klein of middelgroot bedrijf alleen maar jaloers op kan zijn. Of toch niet? Ook voor de lokale autohandelaars en kleinere autoherstelbedrijven zijn er boekhoudoplossingen die niet moeten onderdoen voor die van de ‘grote jongens’.

Waarom boekhoudprogramma’s voor autobedrijven?

Tenzij je een boekhoudkundig genie bent (of een polyvalente duizendpoot) laat je de financiële kant van je autobedrijf misschien liever over aan een gediplomeerd boekhouder. Je staat toch liever in de showroom om een nieuwe deal te bezegelen, dan met de handen in het haar gebogen over een ingewikkelde spreadsheet.

Import, export, aankoop, verkoop, financieringen … , bij het leiden van een autobedrijf komen zoveel boekhoudkundige aspecten kijken. Dit zijn geen dingen die je met de hand wil uitvlooien, om dan naar je boekhouder door te sturen. Er kruipt niet alleen ontzettend veel kostbare tijd in, maar je bent ook vatbaar voor menselijke vergissingen. Je boekhouder moet alles dan nog eens controleren en dubbelchecken op fouten en daarvoor zal hij of zij ook flink doorrekenen.

Een boekhoudprogramma regelt alle mogelijke financiële en fiscale aspecten, en zelfs nog veel meer, van je autobedrijf. Om te kunnen wedijveren met de concurrentie speelt automatisering een cruciale rol. Time is money, hoe cliché dat ook mag klinken. Digitalisering van je bedrijfsvoering bespaart je niet alleen tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat je autobedrijf in pole position staat voor financieel-economisch succes.
 

Basisfuncties van boekhoudsoftware voor de autobranche

De belangrijkste functies van een boekhoudprogramma voor de autosector draaien allemaal rond efficiënt klantenbeheer en facturatie. Welke basisfuncties moet een goed boekhoudprogramma voor de automotive branche hebben?
 
  1. Klantenbeheer: makkelijk klantenprofielen aanmaken met afspraken, merk, kenteken, APK-herinneringen, enzovoort.
  2. Digitaal factureren: eenvoudig offertes en facturen maken én elektronisch verzenden naar klanten, bij voorkeur ook met betaallink voor snelle en vlotte betalingen. Ook de optie voor het versturen van deelfacturen is in de autobranche natuurlijk een must.
  3. Facturatie van uren: wanneer je bedrijf ook auto’s repareert, moet je op zoek naar een programma dat gepresteerde uren kan registreren en factureren.
  4. Loonadministratie: de meeste autobedrijven hebben meerdere werknemers in dienst, gaande van de verkoper in de showroom, de secretaresse en mecaniciens in de meest uiteenlopende specialiteiten. Een boekhoudprogramma neemt deze doorgaans zware administratieve last helemaal op zich.
  5. Leveranciers: als autobedrijf werk je samen met talrijke leveranciers. Daarom is het nuttig om alle rekeningen vanuit één dashboard te kunnen beheren en ook vanuit één plaats te kunnen betalen.
  6. Journaalposten: in een autobedrijf is het niet ongebruikelijk dat er maandelijks honderden journaalposten geboekt moeten worden. Stel je eens voor dat je dit allemaal zelf zou moeten doen of er een fulltime boekhouder voor moet aanwerven? Boekhoudsoftware regelt dit allemaal voor jou!
  7. Belastingdienst-link: aan het runnen van een autobedrijf zijn er talrijke fiscale aspecten verbonden, van de invoer van nieuwe en tweedehandsauto’s, tot de aankoop- en verkoop, registratiebelastingen en de BTW. Ook dit luik van de bedrijfsvoering verloopt tegenwoordig helemaal automatisch.

Speciale boekhoudtools voor autobedrijven

Om echt het verschil te maken en een nog betere service te kunnen aanbieden, moet je op zoek naar een boekhoudprogramma met enkele extraatjes voor de autobranche. Zo’n pakketten heten ‘garagesoftware’, de Rolls-Royce onder de boekhoudsoftware, en ze zijn erop gericht om zoveel mogelijk aspecten van een autobedrijf te automatiseren en optimaliseren.

Inventarisbeheer

Als eigenaar van een auto(herstel)bedrijf is het van cruciaal belang om op elk ogenblik precies te weten hoeveel wisselstukken je in voorraad hebt. Bougies, buitenspiegels, accu’s, filters en ruitenwissers, ze zijn er in alle mogelijke vormen en van alle mogelijke merken en je kan klanten vandaag de dag niet langer laten wachten omdat je een bepaald stuk niet meer in voorraad hebt. Goede boekhoudsoftware voor autobedrijven toont in een oogopslag wat je allemaal in stock hebt en waarschuwt je zelfs wanneer bepaalde onderdelen dringend bijbesteld moeten worden.

Afsprakenbeheer

Een deftig boekhoudprogramma voor de autobranche beheert ook meteen de agenda voor reparatieafspraken van klanten. Mecaniciens zien in het systeem welke stukken er nodig zijn en reserveren die met enkele klikken zelf in het magazijn. Klanten kunnen soms ook inloggen in een app om afspraken te maken en de status van de reparatie te volgen. Wanneer de auto klaar is voor afhaling, krijgen ze dan een appje!

Links met financieringsopties

Niet zelden worden auto’s verkocht met een vorm van financiering. Autobedrijven werken daarvoor samen met verschillende kredietinstellingen. Om ook dit aspect gesmeerd te laten verlopen, is het belangrijk dat een boekhoudprogramma ook de kredieten kan opvolgen, minstens dat het programma compatibel is met de systemen van de kredietverstrekkers.

Boekhouding op kruissnelheid

Laten we eerlijk zijn: je hebt een passie voor auto’s, niet voor cijfertjes. Je wil je volledig wijden aan de carrière die je gekozen hebt en niet aan het leren van een kantoorbaantje. De boekhouding van een goed draaiend autobedrijf verloopt idealiter op cruise control. Dankzij boekhoudprogramma’s voor de autobranche houd je de financiële olie van je autobedrijf op peil met een absoluut minimum aan inspanningen.

Kies boekhoudprogramma